Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж и опыт работника․ Согласно распространённому мнению, у одного человека может быть только один такой документ․ Однако на практике ситуации, когда у сотрудника оказывается две трудовые книжки, встречаются не так уж редко․ В этой статье разберём, законно ли это, в каких случаях это возможно и как должны действовать работодатель и сам работник․
Что говорит закон?
Трудовой кодекс РФ (статья 66) обязывает работодателя вести трудовую книжку на каждого сотрудника, проработавшего более 5 дней․ При этом прямого запрета на одновременное владение двумя одинаковыми книжками закон не содержит․ Однако по смыслу трудового законодательства, документ, подтверждающий трудовую биографию, у работника должен быть в единственном экземпляре․
Откуда берётся вторая трудовая книжка?
Наиболее распространённые причины появления дублирующего документа:
- Утрата первоначальной книжки․ Если работник потерял свою трудовую, работодатель обязан выдать ему новую (ст․ 65 ТК РФ)․ Если после этого утерянная книжка вдруг находится, у сотрудника оказывается сразу два экземпляра․
- Сокрытие информации․ Работник может заявить, что потерял книжку, чтобы скрыть неблагоприятные записи (например, об увольнении по инициативе работодателя) и получить «чистую» новую․
- Одновременная работа в двух местах как основная․ Некоторые сотрудники специально получают вторую книжку, чтобы числиться на двух основных работах одновременно, что является нарушением․
Является ли вторая книжка подделкой?
Нет, не является, если она была оформлена легально․ Вторая трудовая книжка считается действительной, если:
- В ней отражены подлинные сведения о трудовой деятельности․
- Её вели и оформляли реальные работодатели․
- Все записи удостоверены настоящими печатями и подписями уполномоченных лиц․
В таком случае оснований считать документ фальшивым или недействительным нет․ Обе книжки имеют юридическую силу, и стаж из них суммируется при оформлении пенсии или иных социальных выплат․
Какие риски несёт наличие двух книжек?
Ситуация делится на два принципиально разных варианта:
Вторая книжка не используется (лежит дома)
Если работник просто хранит дубликат, а работает только по одной (основной) книжке, нарушений нет․ Работодатель может не обращать на это внимания․ Однако если эта «запасная» книжка содержит не все записи (например, из-за сокрытия), при проверке могут возникнуть вопросы о полноте трудового стажа․
Работник работает по двум книжкам (параллельная основная занятость)
Это нарушение трудового законодательства․ Согласно ТК РФ и письму Минтруда России от № 14-2/В-880, у работника может быть только одна основная работа․ Второе место работы должно оформляться только как совместительство (по договору на работу в свободное от основной занятости время)․
Если выясняется, что сотрудник имеет две равнозначные трудовые книжки и работает по ним как по основным местам, работодатель вправе потребовать от него:
- Выбрать одно место в качестве основного․
- Оформить второе место как совместительство (если работодатель согласен)․
В случае отказа работника от корректировки трудовых отношений у работодателя есть основания для расторжения трудового договора по инициативе работодателя (например, за предоставление заведомо ложных сведений при заключении договора)․
Что должен делать работодатель, если обнаружил у сотрудника две книжки?
Алгоритм действий:
- Уточнить обстоятельства․ Выяснить, почему у работника две книжки: это дубликат утраченной или результат параллельной работы?
- Проверить, используеться ли вторая книжка․ Если сотрудник работает только по одной книжке, а вторая, просто дубликат, проблем нет․ Достаточно убедиться, что в текущей книжке отражены все периоды работы, включая те, что есть в дубликате․
- Если вторая книжка используется для другой основной работы, потребовать от сотрудника урегулировать ситуацию: либо оставить одну работу основной, либо переоформить вторую на условиях совместительства․
- Зафиксировать всё в письменном виде․ Любые разъяснения и требования лучше оформлять служебными записками или приказами․
- Иметь две трудовые книжки одновременно не запрещено напрямую, если одна из них является дубликатом утраченной и не используется для параллельной основной работы․
- Две равнозначные основные работы по двум книжкам — нарушение․ Допустима только одна основная занятость, остальное — совместительство․
- Обе легальные книжки (даже дублирующие) учитываются при исчислении стажа․
- Работодатель должен действовать осторожно: сначала выяснить факты, а потом принимать меры в зависимости от ситуации․
Таким образом, наличие двух трудовых книжек — это не автоматическое нарушение, но ситуация, требующая внимания и правильного юридического оформления как от работника, так и от работодателя․