Вопрос о наличии двух трудовых книжек у одного сотрудника часто возникает в период перехода от бумажных к электронным документам. Давайте разберёмся, что предписывает законодательство РФ, какие ограничения существуют и как правильно вести учёт трудового стажа.
Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка – официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника и его стаж. В ней фиксируются:
- даты начала и окончания трудовых отношений;
- названия работодателей и их адреса;
- должности и оклад;
- причины увольнения.
В соответствии с Трудовым кодексом РФ (ст. 396–397) каждая трудовая книжка должна быть уникальной и принадлежать только одному работнику.
Законодательные ограничения на наличие двух книжек
Согласно статье 396 ТК РФ:
«Работник имеет право на получение одной трудовой книжки, в которой фиксируются все трудовые отношения, связанные с его трудовой деятельностью».
Таким образом, наличие двух бумажных трудовых книжек одновременно противоречит закону. Работодатель не имеет права вносить записи в две разные книжки.
Однако в 2021–2026 годах в России вводится электронная трудовая книжка (ЭТК). Это цифровой эквивалент бумажной, который содержит те же сведения, но хранится в электронном виде.
Переходный период
С 1 января 2026 года завершается переходный период по внедрению ЭТК. Это означает, что:
- трудовой стаж будет автоматически перенесён из бумажной в электронную форму;
- работник может иметь одновременно бумажную и электронную копии, но только одна из них считается официальной – электронная.
Таким образом, в течение переходного периода работник может временно иметь обе версии, но это не считается двумя разными «трудовыми книжками» в юридическом смысле.
Когда можно иметь две «книжки»?
В реальной практике возможны следующие сценарии:
- Бумажная + электронная – в переходный период работник может хранить бумажную копию для личных целей, но официально признаётся только электронная.
- Две бумажные копии – недопустимо. Работодатель обязан хранить только одну бумажную книгу.
- Две электронные копии – также недопустимо. Система ЭТК обеспечивает уникальность записей по ИНН и ФИО.
Если работник случайно получил две бумажные книги, необходимо:
- сообщить работодателю о несоответствии;
- попросить оформить корректную книгу;
- снять лишнюю копию.
Как проверить наличие двух записей?
В электронном сервисе «Работа России» можно проверить, какие записи уже внесены в ЭТК. Если в системе отображаются две одинаковые записи с разными датами начала, это ошибка, которую нужно исправить.
Практические рекомендации
- Проверяйте дату начала работы – в бумажной и электронной версиях они должны совпадать.
- Не храните лишние копии – это может вызвать путаницу при проверке стажа.
- Обращайтесь в отдел кадров – если заметили дублирование записей, сразу исправляйте.
- Сохраняйте электронный сертификат – он подтверждает подлинность ЭТК.
- Периодически сверяйте данные – особенно после перехода на новую систему.
Что делать, если работодатель нарушает правила?
Если работодатель вносит записи в две разные книги, это нарушение Трудового кодекса. В таком случае:
- Обратитесь в отдел кадров с письменным запросом о исправлении;
- Если проблема не решается, подайте жалобу в Пенсионный фонд РФ или в Трудовой инспектор;
- При необходимости можно обратиться в суд с иском о признании недействительными записей.
Краткая юридическая справка
Трудовой кодекс РФ (ст. 396–397) – основной нормативный акт, регулирующий трудовые книжки.
Статья 396: «Трудовая книжка – это документ, в котором фиксируются все трудовые отношения работника».
Статья 397: «В случае пересечения трудовых отношений в разных компаниях, записи в трудовой книжке должны быть последовательными и непрерывными».
Переход к ЭТК: законопроект, принятый в 2021–2026 годах, предусматривает, что электронная трудовая книжка заменит бумажную, но в переходный период допускается хранение обеих копий.
Ответ на вопрос: Нет, у одного человека не может быть одновременно две официальные трудовые книжки. В рамках переходного периода допускается наличие бумажной и электронной копии, но официально признаётся только одна – электронная. Любое дублирование записей в бумажных книжках является нарушением закона и должно быть исправлено.
Следуя рекомендациям выше, вы сможете избежать ошибок в учёте трудового стажа и защитить свои права как работника.