В трудовой практике нередко встречаются ситуации, когда у работника обнаруживается не одна, а две или даже более трудовых книжки․ Это может произойти по разным причинам: утеря первого бланка с последующим его нахождением, работа по совместительству с неверным оформлением или банальная забывчивость․ Как действовать работодателю и самому работнику, если трудовых книжек две? Разберемся во всех нюансах этого вопроса․
Можно ли иметь две трудовые книжки одновременно?
Согласно трудовому законодательству РФ, подразумевается ведение только одной трудовой книжки у одного работника․ Она является основным документом о трудовой деятельности и стаже․ Однако в реальности жизнь вносит свои коррективы, и у сотрудника могут оказаться на руках два бланка․
Особенно часто эта проблема стала актуальна в переходный период: если сотрудник начал работать до 2021 года и для него ведется не только электронная, но и бумажная трудовая книжка, то таких бумажных документов у него может накопиться две или даже больше (например, если старая была утеряна и заведена новая, а потом старая нашлась)․
Законно ли это и какая предусмотрена ответственность?
Сразу стоит отметить главное: российским законодательством не устанавливается четких инструкций по поводу того, какое количество бланков трудовых книжек можно вести одновременно․ Прямого законодательного запрета на наличие двух трудовых книжек нет․
Что касается ответственности:
- Административная или уголовная ответственность за сам факт наличия двух трудовых книжек не предусмотрена․ Этот факт никаким образом не наказуем․
- Однако, если один из документов является поддельным (фальсифицированным), то это уже расценивается как уголовное преступление (ст․ 327 УК РФ) без привязки к трудовому праву․
Проблема двух основных мест работы
Ведомства отдельно акцентируют внимание на том, что работник не может иметь два основных места работы и две трудовые книжки․ Если человек числится у двух нанимателей как основной работник на полную ставку по двум разным трудовым книжкам, это является нарушением трудового законодательства․ В то же время, работа по совместительству абсолютно законна, но записи о совместительстве по желанию работника вносятся в его основную трудовую книжку․
Что делать работодателю, если у работника две трудовые книжки?
Когда при приеме на работу или в процессе трудовой деятельности выясняется, что у сотрудника несколько трудовых книжек, у кадровиков часто возникает ступор․ Как их учитывать?
Здесь действует важное правило, разъясненное компетентными органами: предъявление работником двух и более трудовых книжек не может являться основанием для отказа от их приема․ Работодатель обязан принять и учесть все представленные документы, подтверждающие стаж․
Алгоритм действий для работодателя:
- Принять все предоставленные бланки для расчета страхового и общего трудового стажа․
- Сделать копии обеих трудовых книжек, заверить их и вложить в личное дело работника․
- Определить основную трудовую книжку, по которой будет вестись текущий учет (в нее будут вноситься записи о текущей работе)․
- При подсчете стажа для назначения пенсии или больничных учитывать периоды работы из обеих книжек, исключая дублирование (если один и тот же период совпадает в обоих документах, он учитывается только один раз)․
Последствия для работника при выходе на пенсию
Самые серьезные последствия наличия двух трудовых книжек возникают не при приеме на работу, а при назначении пенсии․ Из пункта 11 Постановления Правительства РФ от № 1015 следует, что трудовая книжка является главным документом для подтверждения страхового стажа․
Подтверждать свои пенсионные права сразу двумя однотипными документами бывает сложно․ Основные риски:
- Дублирование стажа․ Если в одной книжке человек работал в 2020 году в компании «А», а в другой в это же время работал в компании «Б», Пенсионный фонд не сложит эти периоды, а учтет только один из них (по основному месту работы)․
- Задержка в назначении пенсии․ Сотрудники ПФР могут потребовать дополнительные пояснения и справки с мест работы для устранения расхождений и подтверждения реального стажа․
Судебная практика
Несмотря на то, что в законе нет правила, по которому у сотрудника одновременно может быть две бумажные трудовые книжки, суды не считают этот факт значимым для признания стажа․ Если записи в обеих книжках сделаны корректно и не являются подделкой, суды встают на сторону работника, признавая его право на учет всего реально отработанного времени․ Главное условие, периоды работы не должны пересекаться (двойной стаж за один и тот же временной интервал не засчитают)․
Наличие двух трудовых книжек — ситуация нестандартная, но решаемая:
- Прямого запрета и штрафов за две трудовые книжки нет (если нет подделки)․
- Работодатель обязан принять все предъявленные работником трудовые книжки;
- Иметь два основных места работы по разным трудовым книжкам незаконно․
- При подсчете стажа (особенно для пенсии) пересекающиеся периоды учитываются только один раз․
Чтобы избежать бюрократических проблем в будущем, работнику рекомендуется хранить и предъявлять все имеющиеся у него бланки трудовых книжек, а работодателю, грамотно фиксировать их данные, не отказывая в приеме на работу из-за множественности документов․