Ситуация‚ когда работник при трудоустройстве предоставляет две трудовые книжки одновременно‚ встречается не так уж редко — особенно в условиях переходного периода от бумажных к электронным трудовым книжкам (ЭТК)‚ а также из-за ошибок‚ недобросовестности или непонимания законодательства со стороны сотрудников. В этой статье мы подробно разберём: почему это происходит‚ что говорит закон‚ как должен поступить работодатель и какие последствия могут наступить как для работника‚ так и для организации.

Почему у работника может быть две трудовые книжки?

• Потеря первой книжки, работник получил новую‚ оформив её как дубликат‚ но старую нашёл позже.
• Недобросовестное поведение, сотрудник скрывает периоды работы (например‚ в «серой» зоне‚ с низкой зарплатой или с нарушениями трудового законодательства).
• Ошибки при оформлении — при утере книжки работнику выдали дубликат‚ но старая книжка не была аннулирована в Пенсионном фонде.
• Работа по совместительству — работник ошибочно полагает‚ что у каждого работодателя должна быть своя книжка (это неправильно).
• Переходный период — до 2026 года действует возможность ведения как бумажных‚ так и электронных трудовых книжек‚ что создаёт путаницу.

Законодательная база: что говорит Трудовой кодекс РФ?

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ‚ трудовая книжка — это единственный официальный документ‚ удостоверяющий трудовой стаж работника. Это означает:

• У одного работника может быть только одна трудовая книжка.
• Выдача второй книжки при наличии действующей, нарушение закона.
• Работодатель не вправе вести трудовую книжку по совместительству или выдавать вторую книжку по просьбе работника.

Также‚ согласно Постановлению Правительства РФ № 225 от («Правила ведения и хранения трудовых книжек»)‚ при утрате трудовой книжки выдаётся дубликат‚ а не новая книжка. При этом старая книжка должна быть аннулирована и передана в архив или уничтожена.

Что делать работодателю‚ если работник принёс две трудовые книжки?

Работодатель должен действовать строго в рамках закона. Ни в коем случае нельзя вести две книжки одновременно. Вот пошаговая инструкция:

1. Принять обе книжки — не отказывайтесь от документов‚ даже если они вызывают подозрения. Это защитит вас от обвинений в отказе в приёме на работу.
2. Провести проверку, сравните записи в обеих книжках: даты трудоустройства‚ увольнения‚ наименования организаций‚ должности. Обратите внимание на совпадения и противоречия.
3. Связаться с Пенсионным фондом РФ — запросите выписку по СНИЛС работника. В ней будет отражён полный страховой стаж с учётом всех мест работы. Это поможет определить‚ какая книжка содержит достоверную информацию.
4. Провести беседу с работником — объясните‚ что наличие двух книжек противоречит закону. Предложите выбрать одну — ту‚ в которой отражён полный и достоверный стаж. Уточните‚ почему вторая книжка существует.
5. Выбрать книжку для ведения — ведите трудовую книжку по той‚ которая:
   • содержит больше подтверждённых периодов работы;
   • имеет корректные записи (печать‚ подписи‚ реквизиты);
   • не содержит признаков подделки.
6. Аннулировать вторую книжку, на ьном листе второй книжки сделайте запись: «Трудовая книжка признана недействительной в связи с наличием другой‚ оформленной в установленном порядке. Дата: ___. Подпись: ___. Печать: ___». Затем передайте её работнику под расписку — он имеет право хранить её как личный документ‚ но она не может использоваться для учёта стажа.
7. Зарегистрировать в ЭТК — если работодатель перешёл на электронный формат‚ внесите все данные из выбранной бумажной книжки в ЭТК (в соответствии с требованиями ФСС и ПФР).

Чем грозит наличие двух трудовых книжек?

Для работника:

• Нарушение трудового законодательства — может быть признан недобросовестным работником.
• Риск потери стажа — если вторая книжка содержит более длительный стаж‚ но не подтверждённый ПФР‚ он не будет учтён при назначении пенсии.
• Проблемы с пенсией, Пенсионный фонд может отказать в зачёте периодов‚ если они не подтверждены в единой базе данных (например‚ если работодатель не платил взносы).
• Дисциплинарное взыскание, если факт будет доказан как мошенничество‚ работодатель может применить взыскание (замечание‚ выговор‚ даже увольнение по п. 5 ст. 81 ТК РФ — «грубое нарушение трудовых обязанностей»).

Для работодателя:

• Штрафы от Государственной инспекции труда — за нарушение порядка ведения трудовых книжек (ст. 5.27 КоАП РФ): до 50 000 рублей для юрлица.
• Риск претензий от ПФР, если в ЭТК будут внесены некорректные данные‚ фонд может пересчитать пенсионные права работника и потребовать доплаты.
• Судебные споры — если работник позже обжалует увольнение или отказ в учёте стажа‚ суд может признать действия работодателя незаконными.
• Репутационные риски — нарушения в кадровом учёте могут повлиять на результаты проверок и аудитов.

Что изменится с 1 января 2026 года?

С 1 января 2026 года в России завершается переходный период к электронным трудовым книжкам. Это означает:

• Все новые трудоустройства будут оформляться только через ЭТК.
• Бумажные книжки сохраняются только для тех‚ кто их уже имел до 2020 года и не переходил на электронный формат.
• Наличие двух бумажных книжек станет практически невозможным — все данные будут централизованно храниться в базе ПФР по СНИЛС.
• Работодатели обязаны передавать информацию о трудовой деятельности в ПФР в электронном виде, ошибки и дубли будут выявляться автоматически.

Таким образом‚ ситуация с двумя трудовыми книжками — это проблема переходного периода. В будущем она будет решаться автоматически через цифровые системы‚ но пока работодатели должны быть бдительны.

Рекомендации для работодателей

• Не принимайте две книжки «на всякий случай» — это нарушение закона.
• Проверяйте СНИЛС и данные ПФР при приёме на работу — это стандартная процедура.
• Обучайте кадровиков правилам ведения трудовых книжек — ошибки часто возникают из-за незнания.
• Используйте ЭТК — это снижает риски‚ упрощает учёт и защищает как работника‚ так и работодателя.
• Документируйте все действия — расписки‚ акты‚ письма в ПФР‚ протоколы бесед с работниками.

Наличие у работника двух трудовых книжек — это не просто бюрократическая деталь‚ а серьёзный правовой риск. Работодатель обязан действовать в рамках закона: принять обе книжки‚ проверить данные‚ выбрать одну для ведения‚ аннулировать вторую и передать всю информацию в ПФР. Любое игнорирование или попытка «обойти» закон может привести к штрафам‚ судебным искам и даже уголовной ответственности в случае фальсификации документов.

Помните: трудовая книжка — это не просто бумажка. Это история жизни человека‚ его трудовой путь‚ его будущая пенсия. И от того‚ насколько честно и точно мы её ведём‚ зависит не только законность‚ но и человеческое достоинство.

Если вы сомневаетесь — обращайтесь в Пенсионный фонд РФ или к юристу по трудовому праву. Лучше перестраховаться‚ чем потом платить штрафы и терять репутацию.