Ситуация, когда при оформлении нового сотрудника или в процессе работы выясняется, что у него наличествуют две (или более) трудовые книжки, не так уж часта, но способна поставить кадровика или руководителя в тупик. Законно ли это? Какие последствия несет для работодателя? И как правильно поступить, чтобы не нарушить нормы Трудового кодекса РФ? В этой статье мы подробно разберем все нюансы данного вопроса.
Что говорит законодательство: законно ли иметь две трудовые книжки?
Отвечая на вопрос о законности наличия двух трудовых книжек, важно понимать правовую природу этого документа. Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника. Закон прямо указывает, что:
- Работник имеет право трудиться в нескольких местах одновременно (по совместительству).
- При этом одно из мест работы признается основным, и именно по основному месту работы хранится и ведется трудовая книжка.
- Сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по желанию работника по его основному месту работы на основании справки от второго работодателя.
Таким образом, одновременно две трудовые книжки, хоть и у разных работодателей, вестись не должны — это не соответствует Трудовому кодексу РФ. Оформление новой трудовой книжки работником, который уже имеет одну, находящуюся у другого работодателя как основная, является нарушением порядка ведения трудовых книжек.
Почему работники заводят второй документ?
Чаще всего это происходит по следующим причинам:
- Работа в двух организациях как по основному месту работы. Работник хочет скрыть от одного работодателя факт трудоустройства у другого (например, из-за запрета на конкуренцию или занятости).
- Заявление об утере. Работник пишет заявление об утере трудовой книжки на новом месте работы, чтобы не запрашивать ее у предыдущего работодателя, где он может быть еще трудоустроен.
- Фактическая утера и последующее нахождение. Работник завел дубликат, а позже нашел оригинал.
Предусмотрена ли ответственность за две трудовые книжки?
Один из самых главных вопросов, волнующих работодателя: есть ли штраф или иное наказание?
Действующим законодательством ответственность за наличие двух трудовых книжек одновременно не предусмотрена ни для работника, ни для работодателя. Законодательство не содержит прямого запрета на физическое обладание двумя бланками, и никаких штрафных санкций за это не установлено.
Однако это не значит, что нарушение порядка ведения трудовых книжек не влечет никаких правовых последствий. Если работодатель знает о наличии у сотрудника другой действующей трудовой книжки, он должен действовать в рамках закона.
Что делать работодателю: пошаговая инструкция
Если работодатель выяснил, что у работника две трудовые книжки и по обеим он работает как по основному месту работы, необходимо действовать следующим образом:
Не принимать вторую трудовую книжку
Если сотрудник подает две ТК, работодатель не вправе принимать и вести обе одновременно. Вести можно только одну трудовую книжку, которая будет признана основной у данного работодателя.
Предложить оформить совместительство
Поскольку законодательство не препятствует труду у нескольких работодателей, работнику можно предложить переоформить отношения. Если он хочет работать у вас, он должен выбрать: либо ваша работа будет для него основной (и тогда вы забираете его трудовую книжку), либо работой по совместительству. Во втором случае трудовая книжка остается у другого работодателя, а вы заключаете трудовой договор как с совместителем.
Альтернатива: договор ГПХ
Либо на второй (или на вашей) работе человек может устроиться не по трудовой, а по договору гражданско-правового характера (ГПХ). Такой договор точно так же подтверждает стаж, как и книжка, и согласно ему работодатель производит за служащего все положенные отчисления в фонды. При этом необходимость вести трудовую книжку отпадает.
Если работник заявил об утере трудовой книжки
Частая ситуация: работник устраивается к вам и пишет заявление об утере трудовой книжки, прося завести новую. При этом вы каким-то образом узнаете, что старая книжка не утеряна, а находится у другого работодателя.
В таком случае:
- Работодатель обязан выдать новую трудовую книжку с обязательной надписью на ней «Дубликат» в течение 15 дней с момента подачи заявления.
- Однако, если работодателю достоверно известно, что старая книжка не утеряна, а находится по месту другой основной работы, он должен предупредить работника о недопустимости такого обмана.
- Если вдруг старая книжка действительно найдется (или работник решит принести ту, что хранилась у другого работодателя), она уже не будет действительна — законным считается дубликат.
Учет стажа и другие нюансы
Вторая трудовая книжка не дает работнику никаких преимуществ. Это важное правило, о котором должен помнить работодатель:
- Работодатель не обязан учитывать данные из обеих трудовых книжек, тем более, если в них записи разные или пересекающиеся по времени.
- Для расчета больничного листа и пособий учитывается общий страховой стаж, который подтверждается документами. Если периоды работы по двум книжкам пересекаются, будет учтен только один период (чтобы избежать двойного начисления стажа для пособий).
Увольнение за двойную основную работу?
Может ли работодатель уволить сотрудника по своей инициативе, если выяснится, что у него две основные работы? Согласно п. 11 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, трудовой договор может быть расторгнут, если работник представил подложные документы при трудоустройстве.
Однако на практике уволить по этой статье проблематично. Заявление об утере трудовой книжки не является подложным документом (это лишь заявление факта). А за само наличие двух трудовых книжек наказать работника не за что, так как ответственности не предусмотрено. Единственное законное основание для увольнения в такой ситуации, если работник нарушает запрет на совместительство (например, у него работа по совместительству, которая по закону не допускается), но это уже совершенно другая процедура.
- Законодательно иметь несколько трудовых книжек не запрещено, но вести их одновременно как документы по основному месту работы нельзя.
- Ответственности за наличие двух трудовых книжек нет. Ни работника, ни работодателя не оштрафуют.
- Работодатель должен вести только одну трудовую книжку, предложив работнику статус совместителя или договор ГПХ для второй работы.
- Данные из второй трудовой книжки не влекут обязательств для работодателя по их учету и зачету стажа.
Главное для работодателя — соблюдать порядок ведения трудовых книжек, не принимать на хранение два оригинала одновременно и грамотно оформлять совместительство или дубликаты в случае реальной утери документа.