Ситуация, когда при трудоустройстве новый сотрудник предъявляет не одну, а сразу две трудовые книжки, не редкость для кадровых служб. Кто-то завел второй документ из-за нежелания показывать потенциальному работодателю запись об увольнении «по статье», кто-то — ради оформления на две основные работы. Разберемся, законно ли иметь две трудовые книжки, какие последствия это несет для работника и как действовать работодателю.

Законно ли иметь две трудовые книжки?

Согласно трудовому законодательству РФ, трудовая книжка — это базовый документ о трудовом стаже и деятельности работника. Она заводится на имя сотрудника на первом рабочем месте и должна храниться по основному месту работы.

Прямого запрета на владение двумя бланками трудовых книжек в Трудовом кодексе РФ нет (ст. 66 ТК РФ не устанавливает такого запрета). Однако это не делает наличие двух документов законным. Исходя из смысла законодательства:

• Заведение второго бланка взамен утерянного или испорченного возможно только через официальный запрос (заявление об утере) новому работодателю.
• Использовать обе книжки одновременно — незаконно. Если работник работает на двух работах, одна из них по умолчанию должна быть совместительством (ч. 3 ст. 282 ТК РФ), и запись о совместительстве вносится в трудовую книжку по основному месту работы.

Таким образом, иметь две трудовые книжки одновременно и вести по ним параллельный стаж в один период времени не соответствует Трудовому кодексу РФ.

Почему у работника появляется вторая трудовая?

На практике причины появления второго документа обычно сводятся к следующим:

1. Сокрытие негативной записи. Работник был уволен по статье, оставил эту книжку дома, а при новом трудоустройстве написал заявление об утере и завел чистый документ.
2. Оформление на две основные работы. Работник хочет официально трудиться на двух работах с полной занятостью, что по закону оформляется только как совместительство.
3. Истинная утеря. Документ был действительно потерян, работник завел новый, а спустя время старая книжка нашлась.

Что делать работодателю: инструкция

Действия кадровика или руководителя зависят от конкретной ситуации и того, на каком этапе обнаружился факт наличия двух документов.

Ситуация 1: Работник принес две книжки при трудоустройстве

Часто сотрудник приносит обе книжки перед выходом на пенсию, чтобы учесть все периоды работы и получить максимальный стаж. В этом случае:

• Если записи не пересекаются по времени: Работодатель может принять обе книжки для подсчета стажа. При подаче документов на пенсию работнику придется предоставить оригинал обеих трудовых книжек в Социальный фонд России (СФР).
• Если записи пересекаются (двойной стаж): Работодатель должен учесть, что стаж в один и тот же период времени по двум разным книжкам суммироваться не будет. Учитывается только один период (как правило, по основному месту работы).

Ситуация 2: Вторая книжка просто лежит дома

Если работник когда-то завел вторую трудовую книжку, но она просто лежит дома и не используется (например, он работает только по одной из них), работодателю можно ничего не делать. Нарушения в текущий момент нет.

Ситуация 3: Работник работает по двум книжкам на двух основных работах

Если выяснится, что ваш сотрудник параллельно работает на другом предприятии как основной работник и предоставил вам для ведения вторую трудовую книжку:

• Работодателю, у которого сотрудник трудится по совместительству, необходимо вести его основную трудовую книжку.
• Если в вашем трудовом договоре с работником не указано, что работа является совместительством, вы обязаны вести трудовую книжку по основному месту работы.
• Необходимо прояснить статус сотрудника: является ли ваша работа для него основной. Если нет — договор нужно привести в соответствие с законом (оформить совместительство).

Последствия для работника

Наличие двух трудовых книжек несет для самого работника ряд серьезных рисков:

Риск потери стажа

Если при трудоустройстве на новую работу написать заявление об утере трудовой книжки, при этом продолжая работать на другой работе по старой книжке, это может привести к путанице в стаже. Периоды работы по второй трудовой могут быть не учтены автоматически.

Проблемы с назначением пенсии

Судебная практика по вопросам включения стажа из второй трудовой книжки разночтенная:

• Есть решения, когда сотруднику отказывают в требованиях учесть двойной стаж (например, Определение 3 КСОЮ от № 88-23329/2023).
• Бывают случаи, когда суды признают стаж из второй трудовой книжки подтвержденным, и СФР назначает досрочную пенсию (Определение 6 КСОЮ от по делу № 88-4570/2024).

Исход зависит от конкретных обстоятельств, но риск судебных разбирательств с фондом крайне высок.

Ответственность

Наказать гражданина за наличие двух документов могут только при наличии злого умысла (например, если вторая книжка использовалась для совершения мошенничества, подделки записей или незаконного получения выплат). Сам факт наличия двух бланков уголовно не наказуем, но создает правовые коллизии.

Электронные трудовые книжки (ЕФС-1)

С года применяются трудовые книжки нового образца, а данные о стаже дублируются в электронном виде. Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) делает попытки скрыть стаж или работу по совместительству практически невозможными. Все данные стекаются в Социальный фонд России, и наличие двух бумажных бланков не поможет скрыть двойное оформление на основные работы, система это выявит.

Краткие выводы

1. Законодательством предусмотрено наличие только одной трудовой книжки.
2. Пользоваться двумя книжками в один период времени незаконно;
3. Если вторая книжка не используется и лежит дома, работодателю не нужно предпринимать действий.
4. При пересекающихся периодах работы стаж по двум книжкам не суммируется.
5. Для назначения пенсии работнику придется предоставлять оригиналы обеих книжек, будучи готовым к возможным спорам с СФР;

Работодателям рекомендуется внимательно проверять стаж сотрудников, а при обнаружении двойных основных мест работы — приводить документы в соответствие с ТК РФ, оформляя совместительство.