На практике кадровики иногда сталкиваются с ситуацией, когда у одного сотрудника обнаруживаются две (а иногда и более) трудовые книжки. Случается это по разным причинам: кто-то действительно забыл о старой книжке и заявил об утере, а кто-то намеренно скрыл неприятную запись об увольнении по статье или факт работы у конкурента. Разберемся, законно ли иметь два документа, подтверждающих стаж, и какие действия следует предпринять работодателю.
Законность двух трудовых книжек: позиция ТК РФ
Согласно ч. 5 ст. 65 Трудового кодекса РФ, в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине, работодатель обязан по письменному заявлению этого лица оформить новую трудовую книжку. Таким образом, если работник пишет заявление об утере, работодатель не имеет права отказать ему в оформлении нового бланка.
Впоследствии работник может найти ранее утерянную трудовую книжку, и на руках у него окажутся сразу два документа. С точки зрения закона, нормативными актами не установлен прямой запрет на наличие двух трудовых книжек. Однако их одновременное использование для работы на двух основных местах работы вызывает ряд юридических и практических сложностей.
Почему сотрудники заводят вторую трудовую книжку?
Ситуации, побуждающие человека к получению второго документа, можно разделить на две категории:
- Сокрытие негативной информации: в прежней трудовой книжке фигурирует неприятная запись об увольнении по статье. Это серьезно затрудняет трудоустройство в будущем, поэтому соискатель предпочитает начать с «чистого листа».
- Сокрытие основного места работы: трудящийся не хочет обозначать место прежней или дополнительной работы. Чаще всего это связано с желанием официально работать в конкурирующих компаниях или просто иметь два основных места работы.
- Форс-мажор: человек действительно потерял документ, написал заявление об утере, а спустя время нашел старую книжку.
Какая ответственность грозит работнику?
Многих волнует вопрос: существует ли ответственность за наличие двух трудовых книжек? Отвечая прямо, законодательство не предусматривает административной или уголовной ответственности ни для работодателя, ни для работника за сам факт наличия двух трудовых книжек. Тем не менее, это не означает, что нарушений нет.
Риск увольнения за обман доверия
Если работник при трудоустройстве написал заявление об утере трудовой книжки, точно зная, что она находится у другого работодателя, это является введением в заблуждение. Если факт вскрылся, работодатель может уволить такого сотрудника по п. 11 ч. 1 ст. 81 ТК РФ (представление подложных документов или заведомо ложных сведений при заключении трудового договора).
Пример из практики: программист Алексей 5 лет одновременно использовал две трудовые книжки для работы в конкурирующих компаниях. Ситуация вскрылась при объединении этих компаний. В результате Алексей не только потерял обе работы, но и столкнулся с судебным разбирательством по иску одного из работодателей.
Проблемы с незаконным обогащением и пособиями
Если не придерживаться правил, работодатель может расценить начисления по обеим трудовым книжкам как желание незаконного обогащения за счет предприятия. Особенную осторожность следует проявлять беременным женщинам. Имея две книжки на руках, она будет получать пособие на основании выданного больничного листа, в котором указывается, по какому месту работы этот документ предъявляют. Ошибка в выборе может привести к задержке или отказу в выплате.
Проблемы с подтверждением стажа для пенсии
Главная задача трудовой книжки — подтверждение стажа при назначении пенсии. Если записи размазаны по двум документам, Пенсионный фонд будет обязан провести сверку и суммировать стаж, что может значительно затянуть процесс назначения выплат.
Что делать работодателю: пошаговая инструкция
Если кадровик обнаружил, что у работника есть вторая трудовая книжка, необходимо действовать по следующему алгоритму:
- Не паниковать и не наказывать. Само по себе наличие двух книжек не является нарушением для работодателя. Закон не обязывает кадровика изымать старую книжку или аннулировать новую.
- Выяснить причину. Поговорить с сотрудником. Если старая книжка нашлась, а новая уже заведена, необходимо продолжать вести ту книжку, в которой сделана последняя запись об увольнении (или текущая, если сотрудник уже работает). Вторая книжка остается у работника как архивный документ для подтверждения предыдущего стажа.
- Проверить статус занятости. Если выяснится, что сотрудник работает по основному месту работы в другой компании, а у вас оформлен как основной сотрудник (а не по совместительству), это нарушение ст. 282 ТК РФ. Работник может иметь только одно основное место работы. В этом случае нужно предложить ему переоформить отношения как работу по совместительству.
- Учесть риски при проверках ФСС. При сверке Фонд социального страхования может запросить копии документов, на основе которых считали стаж, и кадровику придется объяснять, почему стаж посчитан именно так. Все записи должны быть корректно перенесены и подтверждены.
Резюме
Наличие двух трудовых книжек — это не преступление, но серьезный правовой риск для самого работника. Для работодателя главное — не допустить двойного начисления пособий и оформления сотрудника на две «основные» должности. Если информация вскрылась, действуйте в рамках ТК РФ: уточняйте статус занятости, при необходимости переоформляйте договор и продолжайте вести актуальный документ, подтверждающий стаж.