Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Ситуация, когда сотрудник при трудоустройстве представляет две трудовые книжки, — не редкость в современной практике кадрового учёта. Это может происходить по разным причинам: от невинной ошибки до намеренного обмана. Однако вне зависимости от мотивов, такая ситуация требует грамотного, юридически обоснованного и осторожного подхода со стороны работодателя. В этой статье мы подробно разберём: законно ли иметь две трудовые книжки, какие риски несут работник и работодатель, как правильно оформить трудовые отношения и как избежать штрафов и конфликтов.

Законно ли иметь две трудовые книжки?

Согласно действующему трудовому законодательству Российской Федерации, закон не запрещает работнику иметь две или более трудовых книжек. Однако запрещено одновременно вести две трудовые книжки как основные.

Вот ключевые правовые позиции:

Трудовой кодекс РФ (ст. 66) устанавливает, что трудовая книжка — единственный официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника.
Постановление Правительства РФ № 225 от г. («Правила ведения и хранения трудовых книжек») говорит, что трудовая книжка выдаётся работнику только один раз и хранится у работодателя, где он трудоустроен по основному месту работы.
Трудовое законодательство не предусматривает возможность иметь два основных места работы. Вторая и последующие работы оформляются только как совместительство (ст. 60.1 ТК РФ).

Почему сотрудники приносят две трудовые книжки?

Разберём наиболее распространённые причины:

Утеря или повреждение первой книжки — работник оформил новую, забыв, что старая всё ещё существует. Это часто происходит при смене работы, особенно если первая книжка хранилась у бывшего работодателя, который её уничтожил или потерял.
Желание скрыть перерывы в трудовой деятельности — например, периоды безработицы, увольнения по соглашению сторон или увольнения за нарушения.
Попытка получить двойной стаж — сотрудник хочет, чтобы обе книжки были учтены при начислении пенсии, хотя по закону это невозможно.
Работа по двум основным местам — сотрудник устроился на две должности как на основные, чтобы получать две зарплаты и избежать оформления совместительства;
Ошибочное мнение — работник считает, что «две книжки — это нормально», особенно если он работал в разных регионах или в разных организациях, не связанных между собой.

Чем грозит работнику наличие двух трудовых книжек?

Если работник намеренно предоставляет две трудовые книжки, скрывая, что одна из них уже использовалась для трудоустройства по основному месту работы, это может повлечь серьёзные последствия:

Увольнение по п. 11 ч; 1 ст. 81 ТК РФ — за представление подложных документов. Даже если работник не вводил в заблуждение сознательно, факт предоставления двух книжек может быть расценён как нарушение добросовестности.
Потеря трудового стажа — если одна из книжек не была учтена при начислении пенсии, то периоды работы в ней могут быть исключены из страхового стажа.
Проблемы с пенсионным обеспечением — Пенсионный фонд РФ не может учитывать один и тот же период работы дважды. Если обе книжки будут представлены при назначении пенсии, возникнет конфликт, и стаж может быть пересчитан с ущербом для работника.
Потеря репутации — работодатель может внести информацию о нарушении в кадровую базу, что затруднит будущее трудоустройство.

Чем грозит работодателю приём сотрудника с двумя трудовыми книжками?

Работодатель, который оформит сотрудника по второй трудовой книжке, не проверив первую, рискует:

Получить штраф от Государственной инспекции труда, за нарушение правил ведения трудовых книжек (ст. 5.27 КоАП РФ). Штрафы составляют от 30 000 до 50 000 рублей для организации и от 1 000 до 5 000 рублей для должностного лица.
Проблемы с Пенсионным фондом — если в книжке будут дублирующиеся периоды работы, ПФР может отказать в зачислении стажа, а работодатель — в уплате страховых взносов за «фиктивные» периоды.
Риск судебных исков — если сотрудник позже обжалует увольнение, а суд установит, что работодатель знал о наличии второй книжки и не предпринял действий, это может быть расценено как соучастие в нарушении.
Репутационные потери, проверки, аудиты, претензии от контролирующих органов.

Что делать работодателю, если сотрудник принёс две трудовые книжки?

Алгоритм действий работодателя должен быть чётким и законным:

Шаг 1: Не принимать обе книжки сразу

Не вносите никаких записей в обе книжки. Не оформляйте трудовой договор на основании второй книжки, пока не разберётесь с первой.

Шаг 2: Провести беседу с сотрудником

Проведите доброжелательную, но чёткую беседу. Задайте вопросы:

Почему у вас две трудовые книжки?
Какая из них является основной?
Была ли утеряна или повреждена первая книжка?
Где вы работали по второй книжке?

Запишите беседу в протокол (желательно с подписью сотрудника).

Шаг 3: Проверить обе книжки

Сравните записи:

Есть ли пересечения по датам трудоустройства?
Есть ли записи о прекращении трудовых отношений в одной книжке?
Есть ли печати и подписи работодателей?

Если в одной книжке есть запись о трудоустройстве в вашу организацию — это и есть основная книжка. Вторая — не должна использоваться.

Шаг 4: Принять решение

Ситуация А: Одна книжка — подлинная, вторая — фиктивная (например, заведена для скрытия перерыва)

В этом случае:

Оформите трудовой договор на основании подлинной книжки (с записью о трудоустройстве в вашу организацию).
Вторую книжку не принимайте и не регистрируйте.
Предложите сотруднику оформить совместительство, если он работает у вас на второй должности.
Если сотрудник отказывается — рассмотрите возможность увольнения по п. 11 ст. 81 ТК РФ (представление подложных документов).

Ситуация Б: Обе книжки, подлинные, но одна — утеряна и переоформлена

Если сотрудник действительно потерял книжку и получил новую (например, в другом городе), то:

Проверьте, есть ли в новой книжке запись о выдаче взамен утраченной (ст. 66 ТК РФ, п. 16 Правил № 225).
Если запись есть — принимайте новую книжку как основную.
Старую книжку не уничтожайте, но не используйте для учёта. Сохраните её как архивный документ на случай проверки ПФР.

Ситуация В: Работник работает на двух должностях, и обе книжки — активные

Это нарушение. Работодатель обязан:

Оформить одну должность как основную — по ней ведётся трудовая книжка.
Вторую должность — как совместительство (внутреннее или внешнее).
В трудовую книжку внести запись о совместительстве (ст. 66 ТК РФ, п. 10 Правил № 225).
Если сотрудник отказывается, увольнять по п. 11 ст. 81 ТК РФ.

Как правильно оформить совместительство?

Если сотрудник работает на двух должностях, и одна из них — основная, то вторая должна быть оформлена как совместительство. Для этого:

Заключите дополнительный трудовой договор на условиях совместительства (ст. 60.1 ТК РФ).
В трудовую книжку внесите запись: «Принят на работу по совместительству на должность…» с указанием даты, номера приказа и реквизитов договора.
Сохраните копию приказа и договора в личном деле.
Предоставьте сотруднику справку о работе по совместительству по его требованию (ст. 66 ТК РФ).

Что делать с «лишней» трудовой книжкой?

Если вторая книжка не используется и не является основной:

Не уничтожайте её — она может понадобиться для подтверждения стажа при назначении пенсии.
Сохраните её в архиве с пометкой: «Дубликат, не используется для учёта трудового стажа».
Сообщите сотруднику, что книжка сохраняется как документ, подтверждающий историю трудовой деятельности.

Две трудовые книжки: законность, риски и последствия для работника и работодателя