Ведение учета трудовых книжек стало неотъемлемой частью кадрового и бухгалтерского учета в России. С 1 января 2020 г. в России введена электронная трудовая книжка (ЭТК)‚ а с 1 сентября 2021 г. в 1С:ЗУП предусмотрено ведение кадрового учёта как в бумажном‚ так и в электронном виде. Ниже приведена подробная инструкция по работе с движением трудовых книжек в 1С‚ включая создание журналов‚ запись выдачи и возврата‚ а также переход на электронный формат.
Что такое движение трудовых книжек?
Движение трудовых книжек – это учет всех операций‚ связанных с выдачей‚ возвратом‚ заменой и хранением трудовых книжек; В 1С это реализуется через журнал «Движение трудовых книжек»‚ который позволяет:
- Записывать выдачу книжки сотруднику.
- Отслеживать возврат и хранение.
- Сохранять сведения о вкладышах и их перемещениях.
- Вести контроль за сроками выдачи и возврата.
В 1С:ЗУП этот журнал создаётся автоматически при активации модуля «Кадры» и может быть дополнен собственными полями.
Как создать журнал движения трудовых книжек
Если в вашей конфигурации 1С нет готового журнала‚ его можно создать вручную:
- Перейдите в «Конфигуратор» → «Объекты» → «Журналы».
- Нажмите «Создать» → «Журнал».
- Назовите журнал‚ например‚ «Движение трудовых книжек».
- Добавьте нужные поля:
- № документа
- Дата выдачи/возврата
- Сотрудник
- Номер книжки
- Вкладка (если применимо)
- Состояние (выдана/возвращена/в хранении)
- Примечание
- Сохраните и загрузите конфигурацию.
Запись выдачи трудовой книжки
При приёме сотрудника в 1С:ЗУП создаётся документ «Приём на работу». Чтобы отразить выдачу бумажной трудовой книжки‚ выполните следующие шаги:
- Откройте документ «Приём на работу».
- В разделе «Сведения о сотруднике» установите флажок «Начало трудовой деятельности».
- Перейдите к вкладке «Трудовая книжка» (если она есть).
- Заполните поля:
- Номер книжки
- Дата выдачи
- Состояние: «Выдана»
- Сохраните документ.
- В журнале «Движение трудовых книжек» автоматически создастся запись о выдаче.
Запись возврата трудовой книжки
При увольнении сотрудника создаёться документ «Увольнение». Для отражения возврата книжки выполните:
- Откройте документ «Увольнение».
- В разделе «Трудовая книжка» укажите дату возврата.
- Состояние меняется на «Возвращена».
- Сохраните документ.
- Запись в журнале «Движение трудовых книжек» обновится автоматически.
Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)
С 1 января 2020 г. в России введена ЭТК. В 1С:ЗУП 8 и выше этот формат поддерживается из коробки. Для перехода выполните следующие действия:
- В настройках 1С включите «Электронная трудовая книжка» (если она ещё не активирована).
- При приёме сотрудника в документе «Приём на работу» поставьте флажок «Начало трудовой деятельности» и отметьте‚ что работник будет вести ЭТК.
- Система автоматически создаст электронный документ‚ который будет храниться в базе данных.
- Для сотрудников‚ которые уже имеют бумажную книжку‚ выполните «Переход на ЭТК» через документ «Переход на электронную трудовую книжку» (доступен в 1С:ЗУП 8.3 и выше).
- После перехода вы можете отписать бумажную книжку и вести только электронный формат.
Учет бумажных трудовых книжек в 1С
Если вы всё ещё ведёте бумажные книжки‚ то в 1С они учитываются как товарно‑материальные ценности (счёт 10). Это позволяет вести их движение в бухгалтерском учёте:
- При выдаче – поступление на счёт 10.
- При возврате – расход с счёта 10.
- В журнале «Движение трудовых книжек» фиксируются все операции.
Как вести журнал учета движения трудовых книжек в 1С:Бухгалтерия
В 1С:Бухгалтерия для Республики Беларусь и России предусмотрены специальные журналы:
- Откройте «Книги» → «Журналы».
- Найдите журнал «Движение трудовых книжек» (если он отсутствует‚ создайте как описано выше).
- Добавьте поля «Вкладка» и «Состояние» для более детального учёта.
- Проверьте‚ что каждая операция имеет уникальный номер и дату.
- Регулярно проверяйте балансы по счёту 10‚ чтобы убедиться в соответствии с журналом.
Практические советы
- Всегда фиксируйте дату выдачи и возврата в одном документе.
- При работе с ЭТК обязательно сохраняйте ссылку на электронный документ в журнале.
- Регулярно проводите сверку бумажных и электронных данных.
- Используйте отчёты «Периодический контроль» для выявления несоответствий.
- При смене конфигурации 1С обновляйте настройки журнала‚ чтобы избежать потери данных.
Ведение движения трудовых книжек в 1С – это не только соблюдение законодательства‚ но и важный инструмент контроля за кадровыми процессами. Благодаря гибкой системе журналов и интеграции с бухгалтерией‚ вы можете вести учёт как бумажных‚ так и электронных трудовых книжек‚ обеспечивая прозрачность и достоверность данных. Следуйте приведённым рекомендациям‚ и ваш кадровый учёт будет работать без сбоев.