Дата публикации: 21 мая 2026 года

Что такое экземпляр инспекции труда?

Экземпляр инспекции труда, это официальный акт, составленный по итогам проверки Государственной инспекции труда (ГИТ). Он оформляется в двух экземплярах:
один остаётся у инспектора, второй — у работодателя (или его представителя).

Этот документ содержит:

• Реквизиты проверяющей организации (ГИТ);
• Данные проверяемого работодателя (наименование, ИНН, адрес);
• Сроки проведения проверки;
• Перечень проверенных документов;
• Выявленные нарушения (при их наличии);
• Рекомендации по устранению нарушений;
• Подписи сторон (инспектора и представителя работодателя).

Правовые основы

Правовое регулирование этого документа закреплено в:

• Трудовом кодексе РФ (ст. 354) — определяет полномочия Федеральной инспекции труда;
• Федеральном законе № 294-ФЗ — регулирует порядок проведения проверок;
• Приказах Роструда, устанавливают формы актов и порядок их оформления.

Зачем нужен экземпляр инспекции труда?

Этот документ выполняет несколько важных функций:

1. Юридическая доказательная база — подтверждает факт проверки и её результаты;
2. Контроль за выполнением предписаний, если были выявлены нарушения, инспектор указывает сроки их устранения;
3. Защита прав работников, если проверка инициирована по жалобе сотрудника, экземпляр акта может быть использован в суде;
4. Предотвращение повторных проверок — если нарушений не выявлено, это подтверждает добросовестность работодателя.

Как происходит оформление экземпляра?

Процедура оформления регламентирована и включает несколько этапов:

Проведение проверки

Инспектор ГИТ изучает:

• Трудовые договоры;
• Приказы о приёме/увольнении;
• Графики работы;
• Документы по охране труда;
• Ведомости на выплату зарплаты;
• Журналы инструктажей по охране труда;
• Документы о расследовании несчастных случаев.

Составление акта

По итогам проверки инспектор составляет акт установленной формы в двух экземплярах. В документе указываются:

• Реквизиты проверяющей организации;
• Данные проверяемого субъекта;
• Сроки проверки;
• Перечень проверенных документов;
• Выявленные нарушения (если есть);
• Рекомендации по устранению;
• Сроки представления пояснений или устранения нарушений;

Передача экземпляра работодателю

Существует несколько способов передачи:

• Лично в руки — представителю работодателя под подпись;
• По электронной почте — если работодатель указал соответствующий адрес при регистрации бизнеса;
• Через портал Госуслуги — для государственных и муниципальных организаций;
• Заказным письмом — при отказе от подписания;

Что делать, если выявлены нарушения?

Если в акте указаны нарушения, работодателю необходимо:

Ознакомиться с актом

Внимательно изучить документ, особенно:

• Перечень нарушений;
• Сроки их устранения;
• Рекомендации инспектора.

Подготовить ответ

В течение 10 рабочих дней (если иной срок не указан в акте) необходимо:

• Направить в ГИТ письменное пояснение с указанием причин нарушений (если они имели место) или доказательств их отсутствия;
• Представить документы, подтверждающие устранение нарушений (если они уже устранены);
• Уплатить штрафы (если они назначены).

Устранить нарушения

В зависимости от выявленных нарушений, необходимо:

• Исправить документы (например, привести в соответствие трудовые договоры, графики работы);
• Оплатить задолженность по зарплате или компенсациям;
• Провести обучение по охране труда;
• Установить недостающее оборудование (например, средства индивидуальной защиты).

Какие штрафы грозят за нарушения?

Размеры штрафов за нарушения трудового законодательства в 2025–2026 годах:

Как подготовиться к проверке ГИТ?

Чтобы избежать нарушений и штрафов, рекомендуется:

Проверить документы

• Соответствие трудовых договоров требованиям ТК РФ;
• Наличие всех необходимых приказов (о приёме, увольнении, переводе);
• Правильность ведения кадровых документов;
• Наличие инструктажей по охране труда;
• Соответствие зарплаты МРОТ;
• Наличие локальных нормативных актов (правила внутреннего трудового распорядка, положение об охране труда).

Провести внутренний аудит

Перед проверкой ГИТ можно провести внутреннюю проверку силами HR-отдела или привлечь сторонних специалистов. Это поможет выявить и устранить нарушения до визита инспектора.

Подготовить ответственных лиц

Необходимо назначить ответственного за взаимодействие с ГИТ — сотрудника, который будет представлять интересы компании и отвечать на вопросы инспектора.

Изучить права и обязанности

Работодатель имеет право:

• Требовать предъявления служебного удостоверения инспектора;
• Получать копии проверенных документов;
• Обжаловать действия инспектора в суде;
• Получать акт проверки в установленные сроки.

Обязанности работодателя:

• Предоставлять документы по запросу;
• Обеспечивать доступ инспектора на территорию;
• Сотрудничать с инспектором в рамках проверки;
• Устранять выявленные нарушения в установленные сроки.

Что делать, если экземпляр акта не получен?

Если работодатель не получил экземпляр акта, необходимо:

Обратиться в ГИТ

Направить письменный запрос в Государственную инспекцию труда с просьбой предоставить копию акта. В запросе указать:

• Реквизиты организации;
• Дата и номер проверки;
• Контактные данные для связи.

Обжаловать действия инспекции

Если инспекция бездействует, можно:

• Обратиться в вышестоящий орган (например, в Роструд);
• Подать жалобу в прокуратуру;
• Инициировать судебное разбирательство.

Экземпляр инспекции труда, это важный документ, который подтверждает результаты проверки Государственной инспекции труда. Он может быть использован как доказательство в суде, а также помогает работодателю устранить выявленные нарушения и избежать штрафов.

Чтобы минимизировать риски, рекомендуется:

• Регулярно проверять документы на соответствие трудовому законодательству;
• Проводить внутренние аудиты;
• Своевременно устранять выявленные нарушения;
• Сотрудничать с инспекцией в рамках проверки.

Полезные ссылки

• Официальный сайт Роструда — перечень региональных инспекций труда;
• Портал Госуслуги — возможность подачи жалоб и получения уведомлений;
• Онлайн-инспекция, проверка документов на соответствие требованиям ГИТ;
• КонсультантПлюс — нормативные акты по трудовому законодательству.