Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни, и трудовые отношения не стали исключением. С 2020 года в России появилась альтернатива традиционному бумажному документу — электронная трудовая книжка (ЭТК). Сегодня, в 2026 году, работодателям и работникам приходится работать сразу с двумя форматами. В этой статье мы подробно разберем, чем отличаются электронная и бумажная трудовые книжки, можно ли их совмещать и какой вариант лучше выбрать.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка представляет собой цифровой документ, который содержит сведения о трудовой деятельности сотрудника в электронной форме. По сути, это единая база данных, в которой хранится история карьерного пути человека: где, когда и кем он работал. Важно понимать, что в законодательстве нет строгого понятия «электронная трудовая книжка» — это выписка из информационной системы Социального фонда России. Тем не менее, ЭТК — это равносильный аналог версии на бумажном носителе.

Кому какая трудовая книжка положена?

Главное правило, которое нужно запомнить: выбор формата зависит от того, когда человек впервые устроился на работу.

• Для тех, кто устраивается на работу впервые (после 2020 года): привычной бумажной трудовой книжки уже не существует. Вся история занятости формируется исключительно в цифровом формате. Выбора у них нет — только ЭТК.
• Для тех, кто имеет стаж до 2020 года: право выбора остается за работником. До 31 декабря 2020 года уже трудоустроенные граждане должны были выбрать вариант ведения: традиционный бумажный документ или электронный. Однако, если работник до сих пор не определился, возможно одновременное ведение обоих форматов.

Можно ли совмещать электронную и бумажную трудовые?

Да, можно. Одновременное применение электронного и бумажного вариантов предусмотрено, если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки. Если у сотрудника уже был документ на бумаге, он вправе оставить его и одновременно вести электронную трудовую.

Если же работник, имевший стаж до 2020 года, решил отказаться от бумажного варианта, трудовая книжка выдается ему на руки с отметкой о сделанном выборе в пользу цифрового аналога. После этого работодатель перестает вести бумажный бланк.

Главные отличия ЭТК от бумажной версии

Несмотря на то, что ЭТК равнозначна бумажной, между ними есть ряд существенных отличий:

1. Наличие СНИЛС: в отличие от бумажной трудовой книжки, в электронной версии обязательно присутствует СНИЛС работника, так как именно по этому номеру идентифицируется личность в базе данных.
2. Сведения о награждениях: в электронной трудовой книжке нет информации о награждениях. Эта информация остается исключительно в бумажном варианте (если он сохранен).
3. Риск ошибок: при заполнении электронной трудовой меньше риск допустить ошибку, что часто встречается в бумажных вариантах из-за человеческого фактора (опечатки, зачеркивания, неточные формулировки).
4. Доступность: электронную выписку можно посмотреть в любое время через портал Госуслуг или кабинет Социального фонда. Бумажная хранится у работодателя (или на руках у безработного), и для ее просмотра требуется физический доступ.

Плюсы и минусы каждого формата

Преимущества электронной трудовой книжки

• Удобство и безопасность: документ невозможно потерять, испортить или залить кофе. Он не может быть украден или утерян работодателем.
• Дистанционное трудоустройство: при дистанционном трудоустройстве данные о трудовой деятельности и стаже можно подать в электронном виде без прямого взаимодействия с потенциальным работодателем. В случае с бумажной трудовой потребуется ее передача по почте или лично.
• Меньше бюрократии: с 2021 года при приеме на работу кадровики обязаны заполнять ЭТК для всех новых сотрудников, что ускоряет процесс оформления.

Недостатки ЭТК

• Отсутствие данных о награждениях и поощрениях.
• Зависимость от цифровых технологий: для доступа к сведениям нужен интернет и подтвержденная учетная запись.

Преимущества и недостатки бумажной трудовой

• Плюс: фиксирует всю информацию, включая награждения, и не требует электронных устройств для чтения.
• Минусы: высокая вероятность утери, порчи, кражи. Риск ошибок при заполнении. Сложность при дистанционном оформлении на работу.

Как работодателю вести учет?

С 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам должны заполнять только электронные трудовые книжки. Однако в некоторых ситуациях ведение бумажного варианта остается обязательным (если работник сохранил право на него и не отказался). При приеме на работу работодатель должен всем новым сотрудникам заводить электронную трудовую. А вот с бумажной трудовой все не так однозначно: она ведется только для тех, кто сохранил за собой это право.

Многие кадровики задаются вопросом: нужно ли регистрировать электронные трудовые книжки в книге учета? ЭТК не является физическим бланком строгой отчетности, поэтому регистрировать ее в традиционных журналах учета движения трудовых книжек не требуется.

Что делать, если вы до сих пор не определились?

Выбор между электронной и бумажной трудовой книжкой, это право и волеизъявление работника, а не его обязанность (ч. 2 ст. 2 Закона № 439-ФЗ). Если вы имели стаж до 2020 года и не написали заявление об отказе от бумажного формата, ваш работодатель обязан вести обе трудовые книжки одновременно. Вы можете перейти на ЭТК в любой момент, написав соответствующее заявление.

Трудовая книжка постепенно уходит в цифру, но полностью бумажный вариант еще не исчез. Традиционные бумажные трудовые книжки сохранятся у тех, кто уже имеет стаж и не хочет расставаться с привычным документом. Для новых сотрудников с 2021 года доступен только цифровой формат. ЭТК удобнее, надежнее и позволяет устраиваться на работу дистанционно, однако бумажная версия пока выигрывает за счет фиксации сведений о награждениях. Следите за изменениями законодательства: Минтруд планирует менять правила ведения трудовых книжек, чтобы исключить избыточные требования и устаревшие сведения.