В России с 2021 года обязательным считается только электронная трудовая книжка (ЭТК), которую ведёт Фонд социального страхования. Бумажную трудовую книжку (БТК) больше не требуется при приёме на работу, но её иногда всё ещё выдают по желанию сотрудника. Что делать, если работник отказывается от БТК, а также как правильно оформить и хранить ЭТК? Ниже разберём все нюансы.

Краткое введение

Трудовая книжка — это документ, подтверждающий трудовой стаж, место работы и основные сведения о сотруднике. В 2021 г. Федеральный закон № 114-ФЗ «О государственной системе электронных трудовых книжек» ввёл обязательность электронного формата. Однако в некоторых случаях работник может захотеть получить бумажную копию, а иногда и отказаться от неё. Это может вызвать вопросы у работодателя и вызвать юридические риски.

Законодательная база

• Федеральный закон № 114-ФЗ «О государственной системе электронных трудовых книжек» (с 1 января 2021 г.)
• Трудовой кодекс РФ (статьи 119–124, 127–129)
• Постановление Правительства РФ № 1220 «Об утверждении порядка ведения электронных трудовых книжек»
• Постановление Фонда социального страхования РФ о хранении ЭТК

Что происходит, если работник отказывается от бумажной трудовой книжки?

Согласно статье 119 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан вести трудовую книжку. После 2021 г. это ведётся в электронном виде. Если работник отказывается от БТК, это не нарушает закона, потому что БТК не является обязательным документом. Работодатель может:

1. Постоянно вести только ЭТК.
2. В случае запроса сотрудника выдать бумажную копию ЭТК (если это предусмотрено внутренними правилами).
3. Если работник отказывается от любой формы записи, работодателю необходимо уточнить причину и предложить альтернативу — свидетельство о трудовой деятельности и письмо о трудовой деятельности.

Права и обязанности работодателя

• Обязан вести ЭТК в соответствии с Федеральным законом № 114-ФЗ.
• Обеспечить доступ к ЭТК сотруднику через портал «Мой Фонд».
• Выдавать свидетельство о трудовой деятельности и письмо о трудовой деятельности в случае отсутствия БТК.
• Соблюдать сроки выдачи документов: в соответствии с Трудовым кодексом, работник имеет право получить справку о трудовой деятельности в течение 5 рабочих дней с момента запроса.
• Не допускать задержек в выдаче ЭТК, иначе работник может обратиться в суд за взысканием неполученного заработка.

Права работника

• Получить доступ к своей ЭТК в любое время.
• Запросить свидетельство о трудовой деятельности и письмо о трудовой деятельности в случае утраты БТК.
• Отказаться от бумажной трудовой книжки, если она не требуется по закону.
• Обратиться в суд за компенсацией задержки выдачи документов.

Как оформить электронную трудовую книжку

1. При приёме сотрудника специалист по кадрам заполняет данные в системе Фонда социального страхования.
2. ЭТК автоматически хранится в базе Фонда и доступна через портал «Мой Фонд».
3. Сотрудник получает электронный сертификат, подтверждающий наличие ЭТК.
4. При увольнении работодатель передаёт данные о стаже в ЭТК, а сотрудник может скачать справку о трудовой деятельности.

Альтернативные документы при отсутствии трудовой книжки

• Свидетельство о трудовой деятельности – официальное подтверждение стажа и места работы, выдается работодателем.
• Письмо о трудовой деятельности – краткое письмо, подтверждающее факт трудоустройства и стаж.
• Паспорт и справка о доходах – могут использоваться для подтверждения стажа в пенсионных расчётах.

Практика и примеры из судебной практики

В одном из дел работник из Луганской области, у которого БТК сгорела, обратился в суд с иском о компенсации задержки выдачи трудовой книжки. Суд признал, что работодатель обязан предоставить справку о трудовой деятельности в течение 5 рабочих дней, и обязал работодателя выплатить компенсацию за задержку.

В другом деле работник отказался от выдачи БТК, но потребовал подтверждение стажа для пенсионного расчёта. Суд постановил, что работодатель обязан выдать свидетельство о трудовой деятельности, так как это документ, признанный законодательством.

Рекомендации работодателю

• Обеспечьте своевременное заполнение ЭТК и хранение в системе Фонда.
• Разработайте внутренние правила, позволяющие выдавать бумажные копии ЭТК по запросу.
• Обучайте персонал кадрового отдела правилам ведения ЭТК и выдачи альтернативных документов.
• Ведите учёт всех запросов сотрудников на выдачу справок и контролируйте сроки исполнения.
• При возникновении отказа сотрудника от БТК уточняйте причину и предлагайте альтернативу.

С переходом на электронную трудовую книжку в России работодатель больше не обязан выдавать бумажную трудовую книжку. Если работник отказывается от её получения, это не нарушает закон, но работодателю необходимо обеспечить доступ к ЭТК и выдать альтернативные документы, подтверждающие стаж. Соблюдение сроков и правил выдачи поможет избежать судебных разбирательств и сохранить репутацию компании.