Сегодня 23 мая 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК)․ С 1 января 2026 года вступают в силу новые правила ведения трудовых записей, а также утверждена обновлённая бумажная форма документа․ Ниже – подробный обзор всех изменений, которые важно знать работникам и работодателям․
Электронная трудовая книжка (ЭТК): основные моменты
- Обязательность с 1 января 2026 года․ Все трудовые отношения, оформленные после этой даты, должны вестись исключительно в электронном виде в системе «Госуслуги․Работа»․
- Хранение данных․ Информация о приёме, переводе, увольнении, наградах и других событиях хранится в едином федеральном реестре, доступном работнику через личный кабинет на портале Госуслуг․
- Доступность․ Работник может в любой момент выписать выписку из ЭТК в PDF‑формате, заверить её электронной подписью и предоставить работодателю или другим учреждениям․
- Защита персональных данных․ Реализовано многоуровневое шифрование и двухфакторная аутентификация, что минимизирует риск утечки информации․
Важно понимать, что электронный формат не заменяет, а дополняет бумажную трудовую книжку․ До 31 декабря 2025 года работники могли вести оба варианта параллельно; с 2026 года бумажный вариант остаётся только для тех, кто начал трудовую деятельность до указанной даты и не перешёл на ЭТК по собственному решению․
Новая бумажная трудовая книжка: форма и содержание
Правительство РФ утвердило обновлённый образец трудовой книжки и вкладыша к ней․ Основные изменения:
- Обновлённый дизайн․ Обложка выполнена в фирменных цветах Министерства труда и социальной защиты, с логотипом и QR‑кодом, ведущим к инструкции по заполнению․
- Раздел «Электронная трудовая книжка»․ Внутри книжки добавлена специальная страница, где указывается номер ЭТК в федеральном реестре и дата её активации․
- Уточнённые графы․ Графы «Дата приёма», «Дата увольнения», «Основание» теперь имеют чёткие форматы (ДД․ММ․ГГГГ) и обязательные поля для указания номера приказа․
- Вкладыш к трудовой книжке․ В новом вкладыше предусмотрены отдельные таблицы для записи:
- повышения квалификации и профессиональных курсов;
- награждений и поощрений;
- периодов работы во вредных и опасных условиях;
- временных нетрудоспособностей (больничных листов)․
- Защита от подделки․ Используется водяной знак, микротекст и специальная бумага с УФ‑меткой, которую можно проверить под ультрафиолетовой лампой․
Эти изменения направлены на повышение прозрачности трудового учёта и упрощение взаимодействия работников с государственными службами (Пенсионный фонд, ФСС, налоговые органы)․
Как перейти с бумажной на электронную трудовую книжку
Для тех, кто начал работать до 1 января 2026 года и желает перейти на ЭТК, порядок действий следующий:
- Зарегистрироваться на портале Госуслуги и подтвердить свою личность (через СНИЛС, паспорт или биометрию)․
- В разделе «Трудовая деятельность» выбрать пункт «Подключить электронную трудовую книжку»․
- Система автоматически импортирует все записи из бумажной книжки, которые работник загрузит в виде сканов или фото (требуется чёткое изображение каждой страницы)․
- После проверки данных специалистом отдела кадров (или самостоятельно, если работник сам ведёт учёт) запись подтверждается, и в личном кабинете появляется номер ЭТК․
- Получить выписку из ЭТК и, при необходимости, распечатать её для предоставления работодателю․
Важно: переход на ЭТК не отменяет необходимости хранить бумажную трудовую книжку в оригинале до момента её окончательной передачи в архив работодателя (если таковой требуется)․
Что остаётся неизменным
- Трудовой стаж․ Периоды работы, зафиксированные в бумажной или электронной форме, суммируются для расчёта пенсии и социальных выплат․
- Основания для записи․ Приём, перевод, увольнение, награждение, дисциплинарные взыскания – всё это фиксируется по тем же нормативным актам (ТК РФ, Федеральные законы)․
- Ответственность за недостоверные сведения․ За внесение ложной информации в ЭТК или бумажную книжку предусмотрены штрафы и дисциплинарные меры․
Практические советы для работников и работодателей
Для работников
- Регулярно проверяйте выписку из ЭТК в личном кабинете Госуслуг – убедитесь, что все записи актуальны и корректны․
- Сохраняйте скан‑копии всех приказов и трудовых договоров – они могут понадобиться при ручной проверке данных․
- При переходе на новую работу сразу информируйте нового работодателя о наличии ЭТК и предоставляйте номер книжки․
Для работодателей
- Обучите кадровый отдел работе с системой ЭТК: как загружать данные, как проверять выписки, как формировать справки для сотрудников․
- Обновите внутренние инструкции по ведению трудовых книжек, включив в них пункт о взаимодействии с электронным форматом․
- При приёме на работу запрашивайте у кандидата выписку из ЭТК (или бумажную книжку, если он не перешёл на электронный формат) и сверяйте её с предоставленными документами․
- Храните копии всех электронных выписок в защищённом корпоративном хранилище не менее 50 лет, как того требует законодательство․
С 1 января 2026 года в России завершился переходный период к полному использованию электронных трудовых книжек, однако бумажный формат остаётся важным элементом трудового учёта для тех, кто начал свою карьеру до этой даты; Новая форма бумажной трудовой книжки и усовершенствованная ЭТК направлены на повышение точности, доступности и безопасности данных о трудовой деятельности․ Соблюдение новых правил поможет избежать споров при оформлении пенсии, получении социальных выплат и при трудоустройстве, а также обеспечит прозрачность взаимодействия между работниками, работодателями и государственными органами․
Следуйте рекомендациям выше, регулярно проверяйте свои данные и будьте уверены, что ваш трудовой стаж учтён корректно и вовремя․