В 2026 году институт трудовых книжек в России окончательно закрепился в гибридном формате. Для миллионов граждан актуальны сразу два формата: традиционная бумажная книжка (для тех, кто сохранил ее до 2021 года) и электронная трудовая книжка (ЭТК), ставшая основным способом учета стажа. В данной статье мы подробно разберем, как работать с обоими форматами, где смотреть сведения и какие изменения действуют в текущем году.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка, это не отдельный документ на руках у гражданина, а единая база данных, в которой хранится полная история карьерного пути человека: где, когда и кем он работал. Формирование сведений в электронном виде регулируется Федеральным законом № 439-ФЗ и статьей 66.1 Трудового кодекса РФ.

С 2020 года работодатели обязаны передавать данные о трудовой деятельности сотрудников в Социальный фонд России (СФР, бывший ПФР). В 2026 году именно выписка из этой базы (форма СТД-СФР) считается официальным документом, подтверждающим стаж.

Бумажная трудовая книжка: статус в 2026 году

Хотя основной учет ведется в электронном виде, бумажные трудовые книжки никуда не исчезли для тех, кто не отказался от них в переходный период. Однако правила их хранения и выдачи изменились;

Правила выдачи бумажной книжки на руки

Если работник принял решение забрать бумажную трудовую книжку для самостоятельного хранения, работодатель обязан выполнить следующие действия:

1. Получить от сотрудника письменное заявление о выдаче книжки.
2. Внести запись в графу 13 книги учета движения трудовых книжек. Формулировка должна быть следующей: «Выдана на руки на основании письменного заявления (Ф. И. О.) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона 439-ФЗ)».
3. После этой записи сотрудник обязательно ставит свою подпись.

Важно: С момента выдачи трудовой книжки на руки работодатель не несет ответственности за ее ведение и хранение. Все риски утраты или порчи документа ложатся на владельца.

Как получить сведения о трудовой деятельности?

В 2026 году существует несколько способов получить актуальную выписку (справку) о стаже. Основным документом является форма СТД-СФР (для тех, кто впервые оформляет трудовую, или общая выписка) или СТД-Р (выдаваемая работодателем).

Способ 1: Через портал Госуслуги

Это самый быстрый и удобный способ. Выписка, полученная через Госуслуги, имеет полную юридическую силу.

• Авторизуйтесь на портале Госуслуги.
• Перейдите в раздел, связанный с трудовой деятельностью или Пенсионным фондом (СФР).
• Выберите услугу «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности».
• Нажмите кнопку «Запросить». Документ сформируется мгновенно и будет доступен для скачивания в личном кабинете.

Способ 2: Через Личный кабинет на сайте СФР (бывший ПФР)

Процедура аналогична работе с Госуслугами, так как системы интегрированы:

1. Зайдите в Личный кабинет гражданина на официальном сайте Социального фонда.
2. Авторизуйтесь через учетную запись Госуслуг.
3. Найдите раздел «Электронная трудовая книжка».
4. Выберите опцию «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности» и нажмите «Запросить».

Способ 3: Через работодателя или МФЦ

Работодатель обязан по заявлению работника выдать заверенную выписку из электронной трудовой (форма СТД-Р). Также заказать выписку можно в любом отделении МФЦ («Мои документы»), предъявив паспорт.

Особенности для новых работников и иностранцев

Первое трудоустройство

Если трудовой договор заключается впервые, бумажная трудовая книжка не заводится. Вся информация вносится сразу в электронную базу. Подтверждением стажа такого работника служит выписка формы СТД-СФР, которую можно получить на Госуслугах. Она считается официальным документом с полной электронной историей из базы Соцфонда.

Трудовые книжки иностранных граждан

При приеме на работу иностранного гражданина действуют особые правила:

• Если у иностранца есть трудовая книжка советского или российского образца, подтвержденная нормативными актами, работодатель обязан внести запись о приеме и продолжать вести этот документ на общих основаниях.
• Если книжка иностранного государства, не соответствующая образцам РФ, она может храниться у работника, а стаж фиксируется только в электронной системе РФ.

Что предоставлять при приеме на работу?

Согласно статье 66.1 ТК РФ, при заключении трудового договора работник предоставляет:

• Трудовую книжку (если она велась и сохранена у него на руках);
• И (или) сведения о трудовой деятельности (выписку СТД-Р или СТД-СФР).

Работодатель, в свою очередь, формирует основную информацию о трудовой деятельности каждого работника в электронном виде и представляет ее в порядке, установленном законодательством об индивидуальном (персонифицированном) учете.

В 2026 году система учета трудового стажа в России полностью цифровизирована, но сохраняет возможность использования бумажных носителей для тех, кто этого желает. Главное для каждого гражданина — регулярно проверять свои данные в электронной трудовой книжке через Госуслуги или сайт СФР, чтобы убедиться в корректности записей о стаже, которые напрямую влияют на будущую пенсию.

Помните: своевременная проверка сведений о трудовой деятельности — залог вашего спокойствия и гарантированного учета стажа.