С 1 января 2021 года в России началось массовое внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК). Этот процесс вызвал много вопросов у граждан: а что делать с уже имеющейся бумажной книжкой? Можно ли её получить впервые в 2026 году? Как совмещать форматы? Данная статья даёт подробные ответы на основе актуального законодательства и практики на 2026 год.

Ключевой принцип: право выбора и сохранение статус-кво

Главное правило‚ которое нужно запомнить: переход на электронный формат не отменил полностью бумажный. Законодательство сохраняет за работником право на использование бумажного документа. Это означает:

• Если у вас на 1 января 2021 года уже была бумажная трудовая книжка‚ вы можете продолжать её вести.
• Вы можете в любой момент перейти на электронный формат‚ подав письменное заявление работодателю.
• Если у вас никогда не было трудовой книжки (вы впервые устраиваетесь на работу после 31 декабря 2020 года)‚ вам оформляют только электронную.

Кому в 2026 году ещё нужна бумажная трудовая книжка?

Несмотря на повсеместное внедрение ЭТК‚ бумажный документ сохраняет актуальность для следующих категорий:

1. Работники‚ принятые на работу до 31 декабря 2020 года. У них уже есть заполненная бумажная книжка‚ и они вправе требовать от работодателя продолжать в неё вносить записи.
2. Пенсионеры и лица предпенсионного возраста. Часто им удобнее иметь физический документ для предъявления в различные инстанции.
3. Граждане‚ работающие в организациях‚ которые по каким-либо причинам (например‚ удалённая работа в другой стране) не подключены к системе ЭТК. Однако такая ситуация становится всё более редкой.
4. Те‚ кто сознательно не хочет переходить на электронный формат. Для этого нужно заявить об этом работодателю.

Как оформить бумажную трудовую книжку в 2026 году?

Если вы относитесь к категории граждан‚ имеющих право на бумажный носитель‚ вот пошаговая инструкция:

Получение бланка

Работодатель обязан предоставить вам бланк трудовой книжки установленного образца. Важно знать:

• Печатать бланки может не только Госзнак. С 2023 года любое предприятие‚ соответствующее требованиям к защите от подделок‚ может изготавливать бланки. Список официальных изготовителей есть на сайте Госзнака.
• Работодатель закупает бланки самостоятельно. Вам не нужно искать и покупать его самостоятельно (если только вы не оформляете книжку для себя как ИП или самозанятого).

Оформление и внесение первой записи

Первая запись в новую (или ранее начатую) бумажную книжку оформляется строго по форме. Обязательные реквизиты:

• Дата приема на работу.
• Наименование организации (с указанием юридического адреса).
• ФИО и должность руководителя‚ подписавшего запись.
• Штамп организации.

Важно: Запись должна быть сделана разборчиво‚ без исправлений и помарок. При необходимости исправлять‚ делается это в соответствии с правилами (зачёркивание одной чертой‚ надпись «исправленному верить»‚ дата‚ подпись).

Ведение в дальнейшем

Все последующие сведения о работе (переводы‚ увольнения‚ награждения) вносятся в ту же книжку. Каждая запись нумеруется. Работодатель обязан хранить сданные ему на хранение трудовые книжки в надёжных условиях.

Бумажная книжка vs. Электронная: что выбрать?

Сравнительная таблица поможет принять решение:

Как получить бумажную выписку из электронной трудовой книжки?

Это самый частый запрос от тех‚ кто перешёл на ЭТК‚ но для каких-то целей (например‚ для визы‚ в банк) нужен бумажный документ. Сделать это можно тремя путями:

1. Через работодателя (текущего или последнего). Напишите заявление с просьбой выдать заверенную выписку из вашей ЭТК за период работы в этой организации; Работодатель обязан выдать её в течение 3 рабочих дней.
2. В МФЦ («Мои документы»). Обратитесь в любой МФЦ с паспортом и заявлением. Вы получите выписку‚ заверенную в СФР.
3. Через личный кабинет на сайте Социального фонда России (СФР). Вы можете бесплатно сгенерировать и распечатать незаверённую выписку самостоятельно. Для заверённого экземпляра всё равно нужно обратиться в МФЦ или к работодателю.

Примечание: Незаверённая распечатка из личного кабинета СФР часто принимается банками и другими организациями. Уточняйте требования конкретного учреждения.

Частые вопросы (FAQ)

Вопрос: Я устроился на работу в 2026 году впервые. Могу ли я потребовать бумажную книжку?

Ответ: Нет. С 1 января 2021 года при первом трудоустройстве работодатель обязан оформить вам электронную трудовую книжку. Бумажный бланк в этом случае не предусмотрен.

Вопрос: У меня есть старая‚ заполненная бумажная книжка. Менять ли её на новую?

Ответ: Нет‚ менять старые трудовые книжки на новые по форме не требуется. Вы можете продолжать вести ту‚ которая у вас есть. Если она утеряна‚ вы можете получить дубликат в том же бумажном формате.

Вопрос: Что делать‚ если работодатель отказывается вести бумажную книжку?

Ответ: Это нарушение ваших прав. Напишите письменное заявление на имя руководителя с требованием внести запись в вашу бумажную книжку. В случае отказа можно обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд.

Вопрос: Можно ли иметь и то‚ и другое одновременно?

Ответ: Нет. Система предполагает либо бумажный‚ либо электронный формат. Если вы перешли на ЭТК‚ все последующие записи будут только в электронном виде. Но вы можете иметь бумажную выписку из электронной книжки за любой период.

В 2026 году получить новую бумажную трудовую книжку могут только те‚ кто уже имел её до 2021 года‚ или те‚ кто сохранил за собой право на бумажный носитель. Для всех новых работников действует исключительно электронный формат.

Бумажная книжка остаётся легитимным и юридически равнозначным документом. Однако электронный формат удобнее‚ надёжнее и соответствует современным технологическим стандартам. Главное — знать свои права: вы вправе выбрать формат ведения вашей трудовой истории‚ а также в любой момент получить её официальную бумажную копию (выписку) из электронной системы.

Важно: Информация в статье актуальна на май 2026 года. Для получения самой точной и персональной консультации обращайтесь в территориальный орган Социального фонда России (СФР) или к своему работодателю.