Вопрос о том, какую трудовую книжку выбрать, электронную или простую (бумажную), остаётся актуальным даже в 2026 году. Правила и практики ведения трудовой книжки в России претерпели значительные изменения за последние годы, и теперь существует два параллельных формата. В этой статье мы разберём, какие существуют варианты, как оформить электронную трудовую книжку, в чём преимущества и недостатки каждого подхода, а также как правильно вести учёт стажа при переходе на цифровой формат.
Что такое трудовая книжка в современной России?
Трудовая книжка — это документ, в котором фиксируются все трудовые договоры, периоды работы, увольнения, повышенные ставки и другие важные сведения о трудовой деятельности работника. С 1 января 2021 года новые сотрудники обязаны получать только электронную трудовую книжку (ЭТК). Однако для тех, кто уже имеет стаж до 2020 года, возможна двойная запись: и в бумажной, и в электронной форме.
Законодательная база
- Федеральный закон «О трудовой книжке» (с 2020 года) обязывает работодателей вести ЭТК для всех сотрудников.
- С 1 января 2021 года при приёме на работу специалисты по кадрам обязаны заполнять только электронные трудовые книжки.
- С 1 января 2025 года работодатели обязаны формировать сведения о каждом работнике и передавать в систему Фонда социального страхования (ФСО) отчёт ЕФС‑1.
Как оформить электронную трудовую книжку?
Пошаговый порядок оформления
- Сотрудник подаёт заявление в отдел кадров. Заявление может быть бумажным или электронным.
- В заявлении указывается, в каком виде работник хочет получить выписку (электронный формат PDF, печатная копия и т.д.).
- Работодатель в течение трёх рабочих дней выдает заверенную выписку из электронной трудовой книжки по форме СТД‑Р.
- Если работник выбрал бумажную копию, ему выдают бумажную трудовую книжку с записью о сделанном выборе.
Где можно посмотреть электронную трудовую книжку?
Сведения о сотрудниках находятся в информационной базе Федеральной службы по труду (ФСО). Для доступа к данным можно воспользоваться официальным порталом ФСО или приложением «Моя трудовая книжка» (если оно доступно в вашем регионе). В случае необходимости, работник может запросить копию выписки через портал «Госуслуги».
Плюсы и минусы электронных и бумажных трудовых книжек
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
- Преимущества:
- Никакого физического носителя – меньше риска потери или повреждения.
- Быстрый доступ к данным – можно проверить стаж в любой момент.
- Экономия на бумаге и печати.
- Автоматизированный учёт – меньше ошибок при ручном вводе.
- Недостатки:
- Требуется доступ к интернету и цифровой инфраструктуре.
- Невозможно использовать в тех случаях, когда требуется оригинальный бумажный документ (например, при проверке в некоторых госорганах).
- Проблемы с совместимостью систем в разных регионах.
Бумажная трудовая книжка
- Преимущества:
- Физический документ, который можно показать при необходимости.
- Подходит для тех, кто не имеет доступа к цифровым сервисам.
- Традиционный формат, который многие работодатели и госорганы уже привыкли использовать.
- Недостатки:
- Риск потери, порчи или кражи.
- Требует ручного ведения учёта, что увеличивает вероятность ошибок.
- Нужно хранить в безопасном месте.
Совмещение форматов: когда и как можно вести обе книжки?
С 2020 года работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки для всех сотрудников. Однако для тех, кто имел стаж до 2020 года, допускается двойная запись: и в бумажной, и в электронной форме. Это позволяет сохранить привычный формат, но при этом воспользоваться преимуществами цифрового учёта.
Если вы впервые устроились на работу после 1 января 2021 года, то бумажную трудовую книжку вам не выдают – её формирование ведётся только в электронном виде. В этом случае вы можете получить печатную копию выписки, но она будет лишь подтверждением вашего стажа, а не полноценной трудовой книжкой.
Как выбрать правильный формат для вас?
- Оцените свой стаж:
- Если у вас есть стаж до 2020 года, вы можете оставить бумажную книжку и вести её параллельно с электронной.
- Если вы впервые устроились после 2021 года, вам необходимо использовать только электронную трудовую книжку.
- Проверьте доступность цифровой инфраструктуры:
- Наличие интернета, доступ к порталу ФСО, наличие приложения «Моя трудовая книжка».
- Учтите требования работодателя:
- Некоторые компании могут требовать бумажную копию для внутреннего учёта.
- Составьте заявление о выборе формата:
- Укажите, хотите ли вы вести только электронную, только бумажную или обе.
- Подайте заявление в отдел кадров.
Как убедиться, что у кандидата электронная трудовая книжка?
При приёме на работу работодатели обязаны проверить наличие электронного учёта. Для этого можно запросить у кандидата копию выписки из ЭТК через портал «Госуслуги» или «Моя трудовая книжка». Если у кандидата нет электронной трудовой книжки, это может стать основанием для отказа в приёме, если компания придерживается политики цифрового учёта.
- С 2021 года новые сотрудники получают только электронную трудовую книжку.
- Для тех, у кого есть стаж до 2020 года, возможно вести обе формы.
- Электронная трудовая книжка обеспечивает быстрый доступ, экономию ресурсов и автоматизацию учёта.
- Бумажная трудовая книжка остаётся актуальной для тех, кто предпочитает физический документ, но её использование ограничено.
- При выборе формата важно учитывать личные предпочтения, требования работодателя и доступность цифровой инфраструктуры.
Таким образом, в 2026 году выбор между электронной и бумажной трудовой книжкой зависит от вашего стажа, требований работодателя и личных предпочтений. В большинстве случаев электронная трудовая книжка становится предпочтительным вариантом благодаря своей гибкости и удобству. Если же вы хотите сохранить традиционный формат, то двойная запись (бумажная + электронная) остаётся возможной, но только при наличии стажа до 2020 года.