В этой статье мы подробно разберем все аспекты ведения электронной трудовой книжки, опираясь на актуальное законодательство и последние изменения в работе Социального фонда России (СФР).
Что такое электронная трудовая книжка и как она работает?
Электронная трудовая книжка — это формат представления информации о трудовой деятельности работника. Сведения о приеме на работу, переводах и увольнениях теперь передаются работодателями в Социальный фонд России (СФР) в электронном виде. Эти данные формируют индивидуальный лицевой счет гражданина.
Ключевые особенности 2026 года:
- Все работодатели обязаны обеспечивать техническую возможность передачи данных в электронном виде.
- С 1 августа 2025 года прием отчетности через систему ЭДОК прекращен. Все данные передаются через Единую централизованную цифровую платформу (ЕЦП) с использованием машиночитаемой доверенности.
- Бумажные трудовые книжки старого образца хранятся у владельцев, но новые записи в них не вносятся (за исключением случаев восстановления утраченных данных по периодам до 2020 года).
Новые формы документов: СТД-СФР и СТД-Р
Важно различать формы документов, так как с 2025 года в них произошли существенные изменения.
Справка СТД-СФР: что изменилось?
С 22 сентября 2025 года действует обновленная форма СТД-СФР (утверждена приказом Минтруда от № 645н). Главное нововведение касается отображения стажа:
- Из формы убрана таблица со сведениями о трудовой деятельности за периоды до 31 декабря 2019 года.
- В документе теперь указано, что данные в электронном виде формируются строго с 1 января 2020 года.
- Если работнику необходимо включить в индивидуальный лицевой счет данные о стаже до 2020 года, он должен сделать это самостоятельно, обратившись в СФР с подтверждающими документами.
Справка СТД-Р: для кого она предназначена?
Форма СТД-Р выдается работнику только при увольнении или по его письменному заявлению в период работы. Важно помнить:
- Справка СТД-Р выдается только тем работникам, которые ранее написали заявление об отказе от бумажной трудовой книжки и получили её на руки.
- В документе должны быть точно указаны: Ф.И.О., дата рождения, СНИЛС работника, а также наименование работодателя, ИНН, КПП и регистрационный номер в СФР;
- Хотя прямой нормы об обязательном почтовом направлении СТД-Р уволенному сотруднику в Трудовом кодексе нет, работодателям рекомендуется направлять её почтой или выдавать под подпись, чтобы снизить риски при проверках.
Как получить сведения из электронной трудовой книжки?
Получить актуальную выписку о своей трудовой деятельности может любой гражданин. Это можно сделать несколькими способами:
- Через портал Госуслуг: Самый быстрый способ. Заказанная выписка приходит в личный кабинет в формате PDF с электронной подписью.
- У работодателя: Последний работодатель обязан выдать справку по форме СТД-Р (при увольнении) или СТД-СФР (по запросу).
- В клиентской службе СФР или МФЦ: Можно получить бумажную выписку, заверенную печатью фонда. Прием в СФР часто ведется по предварительной записи.
Обратите внимание: Согласно приказу Минтруда, форма СТД-ПФР (предшественник СТД-СФР) ранее содержала раздел со стажем до 2020 года. В новых формах (СТД-СФР) этот раздел исключен, так как ответственность за актуальность «дореформенного» стажа лежит на гражданине, который должен самостоятельно инициировать его включение в лицевой счет через СФР.
Особенности для совместителей
Если сотрудник работает по совместительству, правила ведения ЭТК следующие:
- Если бумажная трудовая книжка велась основным работодателем, то при переходе на ЭТК совместителю не нужно нести книжку ко второму работодателю.
- Для оформления на работу по совместительству работнику нужно предоставить работодателю выписку о трудовой деятельности (форма СТД-СФР или СТД-Р), чтобы новый работодатель мог внести запись в электронную базу.
- Если работник полностью перешел на ЭТК, бумажный носитель ему больше не требуется для предъявления.
Обязанности работодателя в 2026 году
Работодатель несет ответственность за своевременную и достоверную передачу данных. Основные требования:
- Техническая готовность: Организация должна быть подключена к Единой централизованной цифровой платформе (ЕЦП).
- Сроки передачи: Данные о приеме, переводе и увольнении должны быть переданы в СФР в установленные законом сроки (обычно не позднее следующего рабочего дня после издания приказа).
- Ответственный сотрудник: В организации должен быть издан приказ о назначении ответственного за ведение, хранение и передачу сведений о трудовой деятельности.
- Выдача справок: Работодатель обязан выдавать работникам справки СТД-Р при увольнении и по запросу.
Частые ошибки и как их избежать
Несмотря на отлаженность процессов, ошибки все еще встречаются:
- Несоответствие паспортных данных: При заполнении форм СТД-Р и отчетности важно следить, чтобы Ф.И.О. и данные СНИЛС совпадали с паспортом один в один. Любая опечатка может привести к тому, что стаж не ляжет на лицевой счет.
- Игнорирование стажа до 2020 года: Работодатели иногда забываютить сотрудников, что данные до 2020 года в новой форме СТД-СФР не отображаются автоматически. Сотрудникам следует самостоятельно проверить свой лицевой счет в СФР.
- Отсутствие машиночитаемой доверенности: С переходом на ЕЦП использование правильной цифровой доверенности стало обязательным условием для сдачи отчетности.
Электронная трудовая книжка в 2026 году — это прозрачный и удобный инструмент, который избавляет от бумажной волокиты. Главное для работника — регулярно проверять свой лицевой счет на портале Госуслуг или через СФР, особенно касательно периодов работы до 2020 года. Для работодателей же ключевым остается соблюдение технических регламентов передачи данных и своевременная выдача справок сотрудникам.
Помните: сохранность вашего трудового стажа теперь зависит в равной степени от внимательности работодателя и вашей личной ответственности за проверку данных в системе СФР.