В 2026 году электронная трудовая книжка (ЭТК) стала неотъемлемой частью кадрового документооборота. Новые сотрудники, пришедшие на работу с уже заполненной ЭТК, требуют от работодателя соблюдения ряда правил, которые закреплены в приказе Минтруда РФ от 2023 г. и последующих поправках. Ниже – подробный разбор того, как правильно вести, хранить и использовать электронную трудовую книжку в современной России.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровой документ, который содержит все сведения о трудовой деятельности работника, аналогичные бумажной трудовой книжке. Её данные хранятся в системе «Госуслуги» и/или в корпоративном портале работодателя (например, Контур.Экстерн).

• В 2020 году компании получили право оформлять ЭТК.
• Переход на электронный формат позволяет ускорить процессы оформления, снизить бумажный расход и повысить прозрачность кадровых данных.
• ЭТК хранится в электронном виде, но при необходимости можно получить бумажную выписку.

Правила оформления и учета ЭТК

Согласно приказу Минтруда РФ от 2023 г., при приёме нового сотрудника с уже заполненной ЭТК работодатель обязан:

1. Проверить наличие закрывающей записи в бумажной трудовой книжке (если сотрудник отказался от бумажной версии).
2. Внести запись о приёме на работу в электронную систему, используя форму ЕФС‑1.
3. Сохранить копию электронных данных в корпоративной системе (например, в Контур.Экстерн).
4. При необходимости предоставить бумажную выписку через портал Госуслуги.

Если сотрудник отказался от бумажной трудовой книжки, работодатель обязан отдать ему бумажную копию на руки и вести только электронные сведения.

Как оформить новую ЭТК для новичка

Для сотрудников, которые впервые вступают в трудовые отношения, процесс выглядит так:

• Сотрудник заполняет форму заявления на переход на ЭТК.
• Работодатель проверяет данные, подтверждает их корректность и вводит запись о приёме в систему.
• Выписывается электронный документ, который можно сохранить в формате PDF или экспортировать в Excel для дальнейшего анализа.
• Сотруднику предоставляеться доступ к своему личному кабинету в системе «Госуслуги», где он может просматривать и скачивать выписки.

Где посмотреть и как получить выписку из ЭТК

Выписку из электронной трудовой книжки можно получить несколькими способами:

1. Через портал Госуслуги: войдите в личный кабинет, выберите раздел «Трудовые документы» и скачайте выписку.
2. Через корпоративный портал (Контур.Экстерн): работодатель может экспортировать данные в формате CSV или PDF.
3. Через СФР (Служба Федеральной Ресурса): для крупных компаний предусмотрена интеграция с федеральной системой.

Формат выписки может быть как бумажным, так и электронным, в зависимости от способа получения. Важно сохранять копии выписок в течение 10 лет после увольнения сотрудника.

Что меняется при переходе на электронные трудовые книжки?

Переход на ЭТК влияет на несколько ключевых аспектов:

• Отказ от бумажной трудовой книжки уменьшает риск потери данных.
• Ведение записей становится более оперативным – запись о приёме, переводе, увольнении вносится мгновенно.
• Сокращение расходов на печать и хранение бумажных документов.
• Упрощение процесса выдачи выписок – они доступны онлайн.

Практические рекомендации для работодателя

• Обучите персонал работе с системой Контур;Экстерн и «Госуслуги».
• Проверьте, чтобы все сотрудники, пришедшие с ЭТК, имели доступ к своим данным.
• Регулярно проверяйте актуальность записей – обновляйте данные при переводах и изменениях условий труда.
• Ведите резервное копирование электронных данных в соответствии с требованиями ФЗ-152.

Новый работник, пришедший с электронной трудовой книжкой, облегчает процесс кадрового учета и повышает прозрачность трудовых отношений. Соблюдение правил оформления, ведения и хранения ЭТК – это не только юридическое требование, но и шаг к более эффективному управлению персоналом. В 2026 году электронная трудовая книжка стала стандартом, и компании, которые уже полностью интегрировали её в свою систему, получают конкурентное преимущество в управлении кадрами.

Если вы хотите узнать больше о том, как правильно оформить ЭТК, получить выписку или интегрировать систему в ваш корпоративный портал, обратитесь к специалисту по кадровому учету или к официальному консультанту в Контур.Экстерн.