С 2020 года в России постепенно вводится система электронных трудовых книжек (ЭТК). Вместо бумажного документа сведения о трудовой деятельности фиксируются в цифровом виде и передаются в ПФР. Для успешного перехода работодателям необходимо знать, какие данные передавать, какие сроки соблюдать и как правильно уведомить работников о переходе на электронный формат.

Содержание статьи

1. Что такое электронная трудовая книжка?
2. Законодательная база и нормативные акты
3. Кому и когда необходимо уведомлять работников
4. Какие сведения передавать в ПФР
5. Порядок действий работодателя
6. Как работнику получить и проверить сведения
7. Часто задаваемые вопросы

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки, который хранится в информационной системе ПФР. Основные характеристики:

• Все сведения о трудовой деятельности (даты приема, увольнения, должности, основания, периоды стажа и т.д.) фиксируются в единой базе данных.
• Доступ к данным получают как работодатели, так и застрахованные лица через личный кабинет на портале ПФР, портал Госуслуги или мобильные приложения.
• ЭТК полностью заменяет бумажный документ: законодательство уже не требует вести бумажную трудовую книжку, если работник согласился на электронный формат.

Переход на ЭТК упрощает процесс контроля за трудовым стажем, ускоряет оформление пенсий и уменьшает бумажный документооборот.

Законодательная база и нормативные акты

Основные нормативные документы, регулирующие электронные трудовые книжки:

1. Федеральный закон № 125‑ФЗ от  г. «О системе обязательного пенсионного страхования» (в части, касающейся ЭТК).
2. Приказ ПФР № 3‑н от  г. «Об утверждении формы отчета СЗВ‑ТД и порядка передачи сведений о трудовой деятельности в электронном виде».
3. Приказ Минтруда России № 1‑н от  г. «Об обязательном уведомлении работников о переходе на электронную трудовую книжку».
4. Постановления Правительства РФ и методические рекомендации ПФР, опубликованные на официальных сайтах (консультантПлюс, портал ПФР).

Все эти документы требуют от работодателя:

• Своевременно передавать сведения о трудовой деятельности в ПФР.
• Уведомлять работников о выборе формы трудовой книжки (бумажной или электронной) до 31 октября 2020 года (для новых работников – при приеме).
• Обеспечивать возможность работнику самостоятельно проверять сведения в личном кабинете.

Кому и когда необходимо уведомлять работников

Согласно приказу Минтруда, письменно уведомлять работников о праве выбора формы трудовой книжки обязаны все работодатели, у которых:

• Есть действующие трудовые книжки (бумажные) – необходимо сообщить о возможности перехода на электронный формат.
• Принимаются новые сотрудники – в трудовой договоре или отдельном уведомлении указывается, что трудовая книжка будет вестись в электронном виде.

Крайний срок для уведомления работников, у которых уже есть бумажные трудовые книжки, – 31 октября 2020 года. После этой даты работник может отказаться от ЭТК, но в большинстве случаев согласие считается дано автоматически, если иное не заявлено.

Уведомление должно быть:

• Письменным (бумажным или электронным документом, подписанным электронной подписью).
• Содержать информацию о:
  • Преимуществах ЭТК;
  • Порядке доступа к сведениям (личный кабинет ПФР, Госуслуги, мобильное приложение);
  • Права работника на отказ от электронного формата и порядок подачи заявления.
• Быть доставленным работнику не позднее указанного срока.

Какие сведения передавать в ПФР

Согласно рекомендациям КонсультантПлюс и инструкциям ПФР, работодатель обязан передавать в ПФР следующие данные о каждом застрахованном лице:

• ФИО, дата рождения, СНИЛС.
• Дата начала и окончания трудового договора.
• Должность, разряд, тарифная ставка (если применимо).
• Основания приема и увольнения (трудовой договор, приказ, соглашение).
• Периоды стажа, включая периоды военной службы, учебы, работы в государственных учреждениях.
• Сведения о начислениях и удержаниях, если они влияют на пенсионные баллы.
• Информация о переводах, командировках, отпусках (по необходимости).

Эти сведения передаются через один из следующих каналов:

1. Кабинет страхователя на официальном сайте ПФР.
2. Специализированный оператор связи (например, «Электронный документооборот»).
3. Клиентская служба территориального органа ПФР (по телефону или в офисе).

Отчет формируется каждый раз, когда в кадровом составе происходят изменения (при приеме, переводе, увольнении). Система автоматически обновляет ЭТК, и работник может сразу увидеть актуальные данные.

Порядок действий работодателя

Подготовительный этап

1. Проверка наличия доступа к кабинету страхователя ПФР (регистрация, получение пароля, установка ЭЦП).
2. Обучение кадрового персонала работе с сервисом СЗВ‑ТД (отчет о сведениях о трудовой деятельности).
3. Сбор и проверка данных о каждом работнике (СНИЛС, даты, основания).

Формирование и отправка отчета СЗВ‑ТД

1. Войдите в Кабинет страхователя.
2. Выберите раздел «Отчеты» → «СЗВ‑ТД».
3. Заполните обязательные поля (период, ИНН организации, список работников).
4. Загрузите файл в формате .xml или .xlsx (шаблоны доступны в кабинете).
5. Подтвердите отправку с помощью электронной подписи.
6. Сохраните подтверждение (номер сообщения, скриншот).

Уведомление работников

• Составьте шаблон уведомления (пример ниже).
• Отправьте его:
  • по почте с уведомлением о вручении;
  • по электронной почте с подтверждением получения;
  • через внутренний портал компании.
• Сохраните копии всех уведомлений в личном кабинете работодателя.

Поддержка и контроль

• Регулярно проверяйте статус отправленных отчетов в кабинете страхователя.
• Ответьте на запросы ПФР в течение 5 рабочих дней.
• Обновляйте сведения при каждом кадровом изменении (перевод, изменение должности, отпуск без сохранения ставки).

Пример текста уведомления

Уважаемый(ая) [ФИО]!

В соответствии с приказом Минтруда России № 1‑н от  г. информируем вас о том, что с [дата] ваша трудовая книжка будет вестись в электронном виде (ЭТК) в системе Пенсионного фонда России.

Преимущества ЭТК:
- Доступ к сведениям 24/7 через личный кабинет ПФР и портал Госуслуг;
- Отсутствие риска потери бумажного документа;
- Быстрое формирование пенсионных прав.
Вы имеете право отказаться от электронного формата, подав письменное заявление в отдел кадров до 31 октября 2020 г. В противном случае считается, что вы согласились на ведение ЭТК.
Для получения доступа к своей электронной трудовой книжке:
Зарегистрируйтесь на портале ПФР (https://www.pfrf.ru) или в личном кабинете на Госуслугах.
Авторизуйтесь с помощью ЭЦП, BankID или мобильного телефона.

При возникновении вопросов обращайтесь в отдел кадров по телефону [номер] или по электронной почте [email].
С уважением,
[Подпись руководителя]
[Должность]
[Дата]

Как работнику получить и проверить сведения

1. Регистрация в личном кабинете ПФР:
   • Перейдите на www.pfrf.ru и выберите «Личный кабинет гражданина»;
   • Авторизуйтесь через Электронный ключ, BankID или Дія (в зависимости от региона).
2. Проверка сведений:
   • В разделе «Электронная трудовая книжка» отобразятся все записи о приёмах, переводах, увольнениях.
   • Сверьте даты, должности и основания с вашими личными документами.
3. Получение выписки:
   • Нажмите «Скачать выписку» – документ будет в формате .pdf с цифровой подписью ПФР.
4. Если сведения неверны:
   • Составьте письменное заявление в отдел кадров с указанием ошибок.
   • Работодатель обязан исправить данные в течение 10 рабочих дней и повторно отправить отчет СЗВ‑ТД.

Для удобства многие используют мобильные приложения «ПФР» и «Госуслуги», где электронная трудовая книжка доступна в несколько кликов.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли сохранять бумажную трудовую книжку?

Если работник согласился на ЭТК, бумажный документ более не требуется. Однако работник может попросить работодателя выдать копию выписки из ЭТК для личного архива.

Можно ли отказаться от электронного формата после начала использования?

Да. Работник вправе подать заявление в письменной форме в отдел кадров с просьбой вести трудовую книжку в бумажном виде. Работодатель обязан выполнить запрос в течение 10 рабочих дней.

Какие штрафы предусмотрены за несвоевременную передачу данных?

Согласно статье 7.1 КоАП РФ, за несвоевременную или неполную передачу сведений в ПФР предусмотрен штраф для юридических лиц в размере от 10 000 до 30 000 рублей.

Как проверить, что уведомление было получено работником?

При отправке уведомления заказным письмом сохраняйте копию почтового штампа с отметкой «доставлено». При электронном способе – сохраняйте подтверждение о получении (read receipt) в почтовом клиенте.

Нужно ли обновлять сведения о нерабочих периодах (отпуск, больничный) в ЭТК?

Нет. В ЭТК фиксируются только факты трудовой деятельности (приём, перевод, увольнение). Информация о отпусках и больничных хранится в личных карточках работника и не передаётся в ПФР.

Электронная трудовая книжка – важный элемент современной системы социального обеспечения России. Правильное уведомление работников и своевременная передача сведений в ПФР позволяют избежать штрафов, ускорить процесс формирования пенсионных прав и упростить взаимодействие между работодателем и государством.

Ключевые рекомендации для работодателей:

• Зарегистрировать и настроить кабинет страхователя в ПФР.
• Обеспечить полную и точную передачу данных через отчёт СЗВ‑ТД.
• Подготовить и отправить письменные уведомления работникам до установленного срока.
• Регулярно проверять статус отправленных отчётов и реагировать на запросы ПФР.

Для работников главное – знать, где и как получить доступ к своей электронной трудовой книжке, проверять корректность сведений и при необходимости своевременно обращаться к работодателю.

Переход на электронный формат – это шаг к более прозрачной и эффективной системе трудовых отношений в России.

Дата публикации:  г. 17:57:17 (по серверному времени); Информация актуальна на 2026 год, основана на официальных источниках ПФР, КонсультантПлюс и публикациях ведущих юридических компаний;