В современном мире трудовые отношения всё чаще оформляются в электронном виде. Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это официальный документ‚ который фиксирует все этапы трудовой деятельности сотрудника. Компания Билайн использует эту форму для своих сотрудников‚ а также для удалённых и дистанционных работников.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это официальный документ о трудовой деятельности работника‚ хранящийся в базе данных Социального фонда России (СФР). Она полностью заменяет бумажную форму‚ но при этом сохраняет те же сведения:
- паспортные данные;
- СНИЛС и ИНН;
- информацию об образовании (аттестат‚ диплом);
- сведения о предыдущих местах работы;
- военный билет или приписное свидетельство (для военнообязанных);
- основания увольнения и другие важные детали.
ЭТК доступна в личном кабинете сотрудника и в системе СФР‚ что упрощает проверку и передачу информации между работодателем и государственными органами.
Почему Билайн переходит на электронную форму?
Переход на электронную трудовую книжку – часть общей цифровой трансформации компании. Преимущества:
- Удобный доступ к информации в любой момент.
- Безопасность хранения данных в официальных серверах СФР.
- Сокращение бумажной волокиты и экологический эффект.
- Быстрая интеграция с другими HR‑системами компании.
Для работодателя электронная форма упрощает составление отчётов по форме СЗВ‑ТД и передачу данных в ПФР.
Как оформить ЭТК в Билайне?
Процедура оформления проста и состоит из нескольких шагов:
- Сбор необходимых данных: паспорт‚ СНИЛС‚ ИНН‚ диплом/аттестат‚ (при наличии) трудовая книжка‚ военный билет или приписное свидетельство.
- Заполнение анкеты в личном кабинете Билайн‑HR.
- Подписание трудового договора в электронном виде.
- Руководитель ставит сотрудника в график и оформляет доступы в корпоративные системы.
- ЭТК автоматически заполняется сведениями из анкеты и передаётся в СФР.
После этого сотрудник получает уведомление о том‚ что его электронная трудовая книжка готова‚ и может просматривать её в любой момент.
Как получить сведения из своей трудовой книжки?
Работнику периодически требуется выписка из ЭТК – например‚ при оформлении кредита‚ подаче в другую компанию или при подаче документов в пенсионный фонд. Получить данные можно:
- Через личный кабинет на портале СФР.
- Запросив выписку в отдел кадров Билайн.
- Отправив запрос на официальную электронную почту HR‑отдела.
Выписка выдаётся в электронном виде и может быть распечатана при необходимости.
Что происходит с бумажной книжкой?
Бумажная версия трудовой книжки считается устаревшим форматом. Она постепенно выводится из обращения‚ однако:
- Если у сотрудника уже есть бумажная книжка‚ работодатель обязан внести в неё запись о приёме.
- При переходе на новую должность или в новую организацию прежняя бумажная книжка передаётся в отдел кадров новой компании.
- При увольнении сотрудник получает свою книжку на руки.
Для дистанционных сотрудников‚ которые оформляют СНИЛС самостоятельно‚ электронная форма является единственной.
Ограничения электронной трудовой книжки
Несмотря на все плюсы‚ у ЭТК есть некоторые ограничения:
- В ней отражаются только сведения о трудовой деятельности‚ начиная с 1 января 2020 года.
- Полный исторический архив (до 2020 г.) сохраняется только в бумажной форме‚ если он был оформлен.
Поэтому при работе с сотрудниками‚ которые начали трудовую деятельность до 2020 г.‚ необходимо учитывать оба формата.
Как хранить электронную трудовую книжку?
ЭТК хранится в официальных серверах СФР‚ однако работодатель обязан обеспечить её защиту:
- Хранить данные в зашифрованных базах.
- Обеспечить доступ только уполномоченным сотрудникам HR‑отдела.
- Регулярно делать резервные копии.
Хранить ЭТК в «сейфах» в физическом смысле не требуется‚ но важно соблюдать требования к кибербезопасности.
Часто задаваемые вопросы
Вопрос: Можно ли вести одновременно бумажную и электронную трудовую книжки?
Ответ: Нет. При переходе на электронную форму прежняя бумажная книжка перестаёт вестись‚ но её данные могут быть сохранены в архиве для исторических целей.
Вопрос: Как оформить ЭТК для новых сотрудников‚ которые уже имеют опыт работы до 2020 г.?
Ответ: В анкете указываются все сведения‚ включая предыдущий опыт. Система автоматически перенесёт данные в электронный формат‚ но для периодов до 2020 г. будет доступна только бумажная запись.
Вопрос: Что делать‚ если в ЭТК отображаются ошибки?
Ответ: Ошибку можно исправить через запрос в HR‑отдел или напрямую в СФР. После подтверждения правки вносятся в систему.
Электронная трудовая книжка – современный и удобный инструмент‚ который позволяет Билайн и другим компаниям эффективно управлять персональными данными сотрудников. Переход на ЭТК упрощает процесс оформления‚ ускоряет обмен информацией и соответствует требованиям законодательства. Сотрудники‚ использующие электронную форму‚ получают быстрый доступ к своим данным‚ а работодатели – возможность легко формировать отчёты в ПФР и СФР.
Если вы только начинаете работать в Билайне‚ следуйте описанной выше процедуре оформления‚ а при возникновении вопросов всегда обращайтесь в HR‑отдел или в службу поддержки СФР.
Полезные ссылки:
- Официальный портал СФР – Электронная трудовая книжка
- Карriere и HR‑раздел Билайн
- Сайт Пенсионного фонда России