Обновлено: 22 мая 2026 года

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это не отдельный файл или документ, а совокупность сведений о трудовой
деятельности работника, которые хранятся в базе данных Пенсионного фонда Российской Федерации.

Основные характеристики ЭТК:

• Цифровой формат: вся информация хранится в электронной базе данных, а не на бумажном носителе
• Государственное хранение: данные находятся под защитой государства в системе ПФР
• Доступность: сведения можно получить через портал Госуслуги или личный кабинет на сайте СФР
• Защита от потерь: электронный формат исключает риск утери или порчи бумажной книжки

Нормативная база и сроки перехода

Переход на электронные трудовые книжки регулируется следующими нормативными актами:

1. Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ — внес изменения в Трудовой кодекс РФ,
   установив возможность ведения трудовых книжек в электронном виде
2. Постановление Правительства РФ от 18 апреля 2020 г. № 549 — утвердило порядок представления
   сведений о трудовой деятельности
3. Приказ Минтруда России от 10 декабря 2020 г. № 776н — определил правила ведения и хранения
   электронных трудовых книжек

Важно знать! Переход на ЭТК осуществляется в два этапа:

• С 1 января 2020 года: началось формирование электронных трудовых книжек для новых работников
• С 1 января 2021 года: начался переход на ЭТК для уже работающих граждан

Согласно закону, у работников есть право выбора:

• Оставить бумажную трудовую книжку
• Перейти полностью на электронный формат
• Использовать оба формата одновременно

Кто должен перевести трудовую книжку в электронный формат?

Переход на ЭТК касается:

1. Новых работников: с 2020 года все новые записи о трудовой деятельности вносятся только в электронную
   трудовую книжку
2. Действующих работников: до 30 июня 2020 года работодатели должны были уведомить сотрудников о возможности
   выбора формата трудовой книжки
3. Работодателей: компании обязаны предоставлять сведения о трудовой деятельности в ПФР

Как перевести трудовую книжку в электронный формат: пошаговая инструкция

Что делать, если работник не подал заявление?

Если работник не подал заявление о выборе формата, работодатель:

• Продолжает вести бумажную трудовую книжку
• Дублирует записи в электронную трудовую книжку
• Несет ответственность за ведение обоих форматов

Однако, с 1 января 2021 года, если работник не заявил о своем выборе, работодатель обязан:

• Предоставлять сведения о трудовой деятельности в электронном виде
• Вносить соответствующую запись в бумажную трудовую книжку

Ответственность работодателя за переход на ЭТК

Работодатели несут ответственность за:

• Своевременное уведомление работников о возможности выбора формата
• Правильное ведение электронных трудовых книжек и передачу сведений в ПФР
• Соблюдение сроков предоставления информации

За нарушение требований законодательства предусмотрены штрафы:

• Для должностных лиц: от 1 000 до 5 000 рублей
• Для юридических лиц: от 30 000 до 50 000 рублей

Преимущества электронных трудовых книжек

Переход на электронный формат предоставляет множество преимуществ:

1. Для работников:
   • Защита от потери или порчи бумажной книжки
   • Возможность быстрого доступа к сведениям через интернет
   • Автоматическое накопление данных о трудовом стаже
   • Упрощение процедуры оформления пенсии
2. Для работодателей:
   • Сокращение расходов на ведение и хранение бумажных документов
   • Упрощение процедуры кадрового учета
   • Снижение риска ошибок при ведении документации
   • Автоматизация процесса передачи сведений в государственные органы
3. Для государства:
   • Сокращение бюрократических процедур
   • Повышение прозрачности трудовой деятельности
   • Снижение коррупционных рисков

Возможные проблемы и их решения

Проблема 1: Работник не знает, как получить доступ к своей электронной трудовой книжке

Решение: Обратитесь в отделение Пенсионного фонда по месту жительства или воспользуйтесь порталом Госуслуги

Проблема 2: В электронной трудовой книжке отсутствуют некоторые записи

Решение: Обратитесь к работодателю с просьбой внести недостающие сведения и передать их в ПФР

Проблема 3: Работодатель не выполняет свои обязанности по ведению ЭТК

Решение: Напишите жалобу в Государственную инспекцию труда или в прокуратуру

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли отдавать бумажную трудовую книжку работодателю при переходе на ЭТК?

Нет, бумажная трудовая книжка остается у работника. Работодатель только вносит в нее соответствующую запись
о предоставлении сведений в электронном виде.

Можно ли вернуться к бумажной трудовой книжке после перехода на ЭТК?

Да, работник может в любой момент принять решение о возврате к бумажной трудовой книжке, подав соответствующее
заявление работодателю.

Как подтвердить трудовой стаж при отсутствии бумажной трудовой книжки?

Трудовой стаж подтверждается сведениями из электронной трудовой книжки, которые можно получить через портал
Госуслуги или личный кабинет на сайте СФР.

Можно ли оформить пенсию по электронной трудовой книжке?

Да, сведения из электронной трудовой книжки используются при оформлении пенсии наравне с бумажной.

Переход на электронные трудовые книжки, это важный шаг на пути к цифровизации трудовых отношений в России.
Электронный формат предоставляет множество преимуществ как для работников, так и для работодателей, а также
способствует повышению прозрачности и эффективности трудового учета.

Следуйте нашим рекомендациям, чтобы успешно перевести свою трудовую книжку в электронный формат и
воспользоваться всеми преимуществами современных технологий!