Обновлено: 22 мая 2026 года

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки. Она содержит полную информацию о трудовой
деятельности гражданина, включая:

• Сведения о приеме на работу
• Переводы на другую должность
• Увольнения
• Повышения квалификации
• Награды и поощрения
• Иные сведения, предусмотренные законодательством

Как работодателю получить доступ к электронной трудовой книжке?

Через личный кабинет на портале Госуслуг

Работодатели могут получить доступ к ЭТК своих сотрудников через:

1. Личный кабинет работодателя на портале Госуслуг:
   • Для доступа необходимо иметь подтвержденную учетную запись на Госуслугах
   • В разделе «Электронные трудовые книжки» можно просматривать и обновлять сведения о сотрудниках
   • Требуется электронная подпись (ЭЦП) для подтверждения действий
2. Специализированные программы для кадрового учета, интегрированные с системой Пенсионного фонда России (ПФР):
   • Большинство современных программ (1С, «Зарплата и кадры», «Бухгалтерия» и др.) поддерживают работу с ЭТК
   • Информация автоматически передается в ПФР через соответствующие каналы
3. Через региональные информационные системы (для некоторых субъектов РФ):
   • В некоторых регионах действуют собственные системы ведения ЭТК
   • Информацию можно получить через местные порталы или региональные сервисы

Через систему Социального фонда России (СФР)

С 2026 года все сведения об ЭТК хранятся в системе Социального фонда России. Работодатели могут:

• Получать выписки о трудовой деятельности сотрудников
• Вносить изменения и дополнения
• Получать уведомления о необходимости обновления данных

Как проверить, передает ли работодатель сведения в ЭТК?

Работодатель обязан вносить сведения в ЭТК не позднее 7 дней после издания соответствующего приказа (о приеме, переводе, увольнении и т.д.).

Проверить актуальность данных можно:

• Через личный кабинет на Госуслугах (раздел «Электронные трудовые книжки»)
• Через личный кабинет на сайте ПФР
• Через мобильное приложение «Госуслуги» или «ПФР»
• Обратившись лично в территориальное отделение ПФР

Что делать, если работодатель не передает сведения в ЭТК?

Если работодатель не выполняет свои обязанности по ведению ЭТК, работник может:

1. Написать заявление работодателю с требованием внести сведения
2. Обратиться в трудовую инспекцию с жалобой
3. Подать иск в суд о возмещении ущерба (если не предоставление сведений привело к ущемлению прав)
4. Обратится в прокуратуру

Можно ли совмещать бумажную и электронную трудовую книжку?

Да, это возможно, но только в одном случае:

• Если работник подал письменное заявление о сохранении бумажной трудовой книжки

В этом случае:

• Работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку
• Одновременно ведется электронная трудовая книжка
• При увольнении работник получает бумажную трудовую книжку с последними записями

Какие преимущества дает электронная трудовая книжка?

ЭТК предоставляет ряд преимуществ как для работников, так и для работодателей:

• Для работников:
  • Удобный доступ к информации в любое время
  • Возможность оперативно получать выписки
  • Защита от потери или повреждения документа
  • Автоматическое обновление данных при смене работы
• Для работодателей:
  • Сокращение бумажного документооборота
  • Автоматизация процесса ведения трудовых книжек
  • Снижение риска ошибок при заполнении
  • Упрощение процедуры передачи данных в государственные органы

Как настроить заполнение электронной трудовой книжки в программе?

Для корректного ведения ЭТК в специализированных программах (например, 1С, «Зарплата и кадры») необходимо:

1. Убедиться, что программа поддерживает работу с ЭТК
2. Настроить интеграцию с системой ПФР/СФР
3. Установить соответствующие обновления и сертификаты
4. Назначить ответственных сотрудников, имеющих доступ к ЭТК
5. Провести обучение персонала работе с новой системой

Часто задаваемые вопросы

Вопрос 1: Можно ли получить бумажную копию электронной трудовой книжки?

Да, работник может запросить бумажную копию ЭТК в любое время через личный кабинет на Госуслугах или обратившись в территориальное отделение ПФР.

Вопрос 2: Что делать, если в ЭТК ошибка?

Если вы обнаружили ошибку в своей электронной трудовой книжке, необходимо:

1. Обратиться к работодателю с требованием исправить ошибку
2. Если работодатель не реагирует — обратиться в трудовую инспекцию
3. Подать заявление в суд, если ошибка привела к негативным последствиям

Вопрос 3: Можно ли оформить ЭТК при первом трудоустройстве?

Да, с 2020 года при первом трудоустройстве гражданам оформляется электронная трудовая книжка. Работодатель обязан внести сведения в ЭТК.

Вопрос 4: Как получить доступ к ЭТК, если я самозанятый?

Самозанятые граждане не имеют электронных трудовых книжек, так как ЭТК ведется только для наемных работников. Для самозанятых действует иной порядок учета трудовой деятельности.

Переход на электронные трудовые книжки — это важный шаг на пути цифровизации трудовых отношений в России. Для работодателей
это означает необходимость освоения новых инструментов и соблюдения установленных сроков передачи данных.

Главное помнить:

• Работодатель обязан вносить сведения в ЭТК не позднее 7 дней после издания приказа
• Доступ к ЭТК осуществляется через Госуслуги, специализированные программы или региональные системы
• Работник может в любой момент проверить актуальность своих данных
• При обнаружении ошибок необходимо оперативно обращаться к работодателю

С 1 января 2026 года бумажные трудовые книжки сохраняются только по заявлению работника, поэтому работодателям важно
своевременно перейти на электронный формат ведения трудовых книжек.