Краткий ответ: Да․ Электронная трудовая книжка (ЭТК) обязана заполняться работодателем в том же объёме, что и бумажный документ․ Разница лишь в форме: сведения передаются в цифровом виде в информационную систему Фонда пенсионного и социального страхования РФ (СФР) через отчёт ЕФС‑1․

Содержание

1. Законодательная база
2. Что такое электронная трудовая книжка
3. Кто обязан заполнять ЭТК
4. Когда и какие сведения вносятся
5. Как заполнять ЭТК: пошаговая инструкция
6. Отличия от бумажной трудовой книжки
7. Последствия незаполнения или ошибок
8. Часто задаваемые вопросы

Законодательная база

С 1 января 2020 года в действие вступил Федеральный закон № 122‑ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации», который ввёл электронные трудовые книжки․ Основные положения:

• ЭТК хранится в зашифрованном виде в системе СФР (СФР — Фонд пенсионного и социального страхования РФ)․
• Все сведения о трудовой деятельности работника формируются работодателем в электронном виде и передаются в СФР через отчёт ЕФС‑1․
• Для работников, у которых нет стажа до 1 января 2021 года, обязательна только электронная форма․

Эти нормы закреплены в Трудовом кодексе (статьи 66‑68) и в Приказе Минтруда РФ от 30 декабря 2025 г․ «Об утверждении формы СТД‑СФР (ЭТК) и порядка её заполнения»․

Что такое электронная трудовая книжка

ЭТК — это цифровой документ, содержащий зашифрованные сведения о:

• Персональных данных работника (ФИО, дата рождения, СНИЛС и т․д․);
• Трудовых договорах, приказах о приёме, переводе, увольнении;
• Стажах, периодах отпуска, командировок, обучения;
• Сведения о начислениях, которые влияют на пенсионные права․

Документ доступен в личном кабинете ПФР, через портал Госуслуги или в системе «Кадры» у работодателя․ При необходимости можно сформировать выписку в PDF с электронной печатью․

Кто обязан заполнять ЭТК

Обязанность возлагается на работодателя (юридическое лицо, индивидуальный предприниматель, государственное учреждение)․ Конкретно:

• При приёме нового сотрудника – в течение 3 рабочих дней после оформления трудового договора․
• При изменении условий труда (перевод, изменение должности, изменение графика) – в течение 3 дней с даты приказа․
• При увольнении – в течение 3 дней после подписания приказа об увольнении․

Сотрудники не заполняют ЭТК самостоятельно, однако могут просматривать свои сведения и запрашивать выписку․

Когда и какие сведения вносятся

В ЭТК фиксируются те же данные, что и в бумажной трудовой книжке, но в более структурированном виде:

1. Дата и номер трудового договора (или приказа о приёме)․
2. Наименование организации‑работодателя, её ИНН, ОКПО․
3. Должность, разряд, тарифная ставка․
4. Сроки работы (дата начала и окончания)․
5. Основания для прекращения трудовых отношений (увольнение, перевод, сокращение и т․д․)․
6. Сведения о отпусках, командировках, обучении, переучёте․
7. Накопительный стаж, учитываемый при расчёте пенсии․

Как заполнять ЭТК: пошаговая инструкция

Ниже представлена типичная последовательность действий для работодателя․

Шаг 1․ Подготовка данных

• Соберите личные данные работника (ФИО, дата рождения, СНИЛС, ИНН)․
• Подготовьте документы: трудовой договор, приказ о приёме, справку о воинском учёте (если требуется)․

Шаг 2․ Формирование отчёта ЕФС‑1

1. Откройте программу «Кадры», «Контур․Экстерн» или любой иной сервис, поддерживающий формирование ЕФС‑1․
2. Выберите шаблон СТД‑СФР (ЭТК) – актуальный с 30 декабря 2025 г․
3. Заполните поля согласно справочнику (см․ пункт 4)․
4. Проверьте корректность дат и кодов ОКТМО, ОКПО․

Шаг 3․ Передача данных в СФР

• Отправьте сформированный отчёт через защищённый канал (ЭЦП, СЭД)․
• Система СФР автоматически присвоит запись в ЭТК и пришлёт подтверждение (Квитанцию)․

Шаг 4․ Формирование выписки (по запросу сотрудника)

1. Войдите в личный кабинет работодателя в системе «Кадры»․
2. Выберите раздел «Справки / Выписки», укажите сотрудника и период․
3. Сгенерируйте PDF‑выписку с электронной печатью и отправьте её работнику (по e‑mail или через портал Госуслуги)․

Шаг 5․ Хранение подтверждающих документов

Все оригиналы (договор, приказы) должны храниться в архиве организации в течение минимум 5 лет, как и в случае с бумажной трудовой книжкой․

Отличия от бумажной трудовой книжки

Последствия незаполнения или ошибок

• Для работодателя: штраф от 5 000 до 30 000 рублей за нарушение требований к ведению трудовых книжек (ст․ 5․27 КоАП РФ)․
• Возможные трудовые споры: работник может потребовать компенсацию за недостающие периоды стажа․
• Проблемы с начислением пенсионных прав: недостающие записи могут привести к уменьшению будущей пенсии․
• Отказ в выдаче справки о трудовой деятельности в ПФР, что осложнит получение социальных льгот․

Часто задаваемые вопросы

Вопрос: Нужно ли заполнять ЭТК, если у меня уже есть бумажная трудовая книжка?

Да․ С 2020 года закон требует, чтобы сведения о трудовой деятельности новых сотрудников фиксировались в электронном виде․ При этом старые записи в бумажной книжке сохраняются, но в дальнейшем они дублируются в системе СФР․

Вопрос: Как проверить, что мои данные внесены в ЭТК?

Войдите в личный кабинет на портале ПФР или через Госуслуги․ В разделе «Сведения о трудовой деятельности» будет отображён список всех записей․

Вопрос: Можно ли самостоятельно добавить запись в ЭТК?

Нет․ Добавление и изменение сведений производится только работодателем через отчёт ЕФС‑1․ Работник может лишь запросить исправление, если обнаружит ошибку․

Вопрос: Что делать, если работодатель не передал данные в СФР?

Сначала обратитесь к работодателю с письменным запросом․ При отсутствии реакции можно подать жалобу в инспекцию по труду или в суд․

Вопрос: Как получить выписку из ЭТК для нового работодателя?

Попросите текущего работодателя сформировать выписку в PDF‑формате через систему «Кадры» и отправить её вам․ Также вы можете самостоятельно запросить выписку в ПФР через личный кабинет (обычно в течение 1‑2 дней)․

Электронная трудовая книжка – полноценный юридический документ, который обязательно заполняется работодателем․ Процесс полностью автоматизирован: работодатель формирует отчёт ЕФС‑1, передаёт его в СФР, а работник получает доступ к своим данным онлайн․ Невыполнение этой обязанности влечёт штрафы, трудовые споры и может негативно отразиться на пенсионных правах․

Если вы работодатель – убедитесь, что ваша кадровая система поддерживает формирование ЕФС‑1 и имеет действующую электронную подпись․ Если вы работник – регулярно проверяйте свои сведения в личном кабинете ПФР и при обнаружении неточностей требуйте их исправления․

Помните: правильное и своевременное заполнение ЭТК защищает интересы обеих сторон и упрощает взаимодействие с государственными органами․