С 1 января 2020 года в Российской Федерации начал действовать новый формат учёта трудовой деятельности – электронная трудовая книжка (ЭТК). Эта статья подробно рассматривает, что такое трудовая запись в ЭТК, как она формируется, какие сведения в неё вносятся и какие последствия имеет переход на электронный документооборот для работников и работодателей.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки, хранящийся в единой информационной системе Социального фонда России (СФР). В неё вносятся все сведения о трудовой деятельности гражданина: приём на работу, переводы, увольнения, периоды нетрудоспособности, награды и другие сведения, предусмотренные законодательством.
Основные нормативные акты, регулирующие ЭТК:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) от № 197‑ФЗ (действующая редакция);
- Федеральный закон «О формировании сведений о трудовой деятельности в электронном виде» (подписан Президентом В. В. Путиным 16 декабря 2020 г.);
- Постановления Правительства РФ, уточняющие порядок подачи сведений формы ЕФС‑1.
Кто ведёт электронную трудовую книжку?
Ведение ЭТК осуществляет работодатель, который обязан ежемесячно направлять в СФР сведения о трудовой деятельности каждого работника по форме ЕФС‑1. Сведения поступают в личный кабинет гражданина на портале «Госуслуги» и в личный кабинет работодателя в системе СФР.
Для сотрудников, принятых на работу впервые в 2026 году (ранее не работавших по трудовому договору), трудовая книжка открывается автоматически в электронной форме. Первая страница (ьный лист) подписывается лицом, ответственным за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы).
Трудовая запись: что именно вносится?
Трудовая запись – это отдельный элемент ЭТК, фиксирующий конкретное событие в трудовой биографии работника. В зависимости от события запись содержит следующий набор данных:
- Дата события (приём, перевод, увольнение и т.д.).
- Наименование организации (полное и сокращённое).
- ИНН и КПП организации.
- Должность, профессия или специальность, которую занимал работник.
- Трудовой договор (номер, дата заключения).
- Условия труда (полный/неполный рабочий день, вахтовый метод и т.п.).
- Основание для внесения записи (приказ, распоряжение, соглашение и т.д.).
- Подпись ответственного лица (кадровик, руководитель) и печать организации (при наличии).
- Дата внесения записи в ЭТК (автоматически фиксируется системой СФР).
Все указанные реквизиты обязательны для заполнения в соответствии со ст. 66 ТК РФ и инструкцией по заполнению трудовой книжки.
Преимущества электронной трудовой книжки
- Надёжность хранения – риск утраты, повреждения или подделки документа сводится к минимуму.
- Доступность – работник может в любой момент получить выписку из ЭТК через личный кабинет на «Госуслугах» или в МФЦ.
- Сокращение бюрократии – отсутствие необходимости вести и хранить бумажные экземпляры, упрощается процесс трудоустройства и увольнения.
- Автоматизация отчётности – работодатели подают сведения один раз в месяц через ЕФС‑1, что уменьшает вероятность ошибок.
- Интеграция с другими государственными сервисами – данные ЭТК используются при назначении пенсии, пособий, подтверждении стажа для ипотеки и т.д.
Возможные недостатки и сложности
- Техническая зависимость – необходимость доступа к интернету и работе с информационными системами.
- Обучение кадровых служб – переход на новый формат требует обучения сотрудников и обновления внутренних регламентов.
- Защита персональных данных – повышенные требования к информационной безопасности СФР и работодателей.
- Проблемы с пожилыми работниками – некоторые граждане старшего возраста могут испытывать трудности с использованием электронных сервисов.
Как оформить трудовую запись в ЭТК?
Процедура оформления записи включает следующие шаги:
- Подготовка основания – издаётся приказ о приёме, переводе или увольнении сотрудника.
- Заполнение формы ЕФС‑1 – в электронном виде указываются все реквизиты события (см. пункт 3).
- Отправка в СФР – форма передаётся через защищённый канал связи (ЭДО, личный кабинет работодателя на портале СФР).
- Проверка и подтверждение – СФР принимает сведения, формирует запись в личном кабинете гражданина и отправляет уведомление работодателю о successful загрузке.
- Информирование работника – сотрудник получает уведомление (SMS, email или push‑уведомление) о внесении новой записи и может скачать выписку из ЭТК.
Важно: запись считается действительной только после её подтверждения в системе СФР. До этого момента работник может запросить бумажную выписку у работодателя как временный документ.
Выбор между электронной и бумажной формой
Согласно ст. 66.1 ТК РФ, работник, принятый на работу до 1 января 2020 года, имеет право продолжить вести трудовую книжку в бумажном виде или перейти на электронную форму. Для этого необходимо подать заявление работодателю, который затем осуществляет перевод сведений из бумажного варианта в ЭТК.
Для сотрудников, принятых после 1 января 2020 года, электронная форма является обязательной, однако они могут запросить бумажную выписку для личного использования.
Электронная трудовая книжка представляет собой важный шаг в модернизации системы учёта трудовой деятельности в России. Она обеспечивает надёжное хранение данных, упрощает взаимодействие между работником, работодателем и государственными органами, а также снижает административные нагрузки. Несмотря на некоторые технические и организационные сложности, преимущества ЭТК очевидны, и с каждым годом число граждан, пользующихся электронным форматом, steadily растёт.
Для успешного перехода на электронную трудовую книжку необходимо:
- Обеспечить обучение кадровых служб и работников работе с системой СФР;
- Обновить внутренние нормативные акты компании, регламентирующие ведение трудовых книжек;
- Обеспечить защиту персональных данных при передаче и хранении сведений;
- Информировать сотрудников о их правах и возможностях получения выписок из ЭТК.
Соблюдение этих условий позволит минимизировать риски и полностью воспользоваться преимуществами электронного документооборота в сфере трудовых отношений.