Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это официальный цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки, который ведётся в единой государственной информационной системе. Она имеет такую же юридическую силу, как и бумажный вариант, и является основным документом для учёта трудового стажа с 2026 года в Украине и, вероятно, в ближайшем будущем в России.

Что входит в электронную трудовую книжку? Основные разделы и сведения

Электронная трудовая книжка является полным цифровым эквивалентом бумажной. В её структуру и содержание входят все обязательные данные, которые ранее вносились в физическую книжку.

ьные и идентификационные данные

• ФИО работника (полностью, как в паспорте).
• Дата и место рождения.
• Пол.
• Серия и номер паспорта (или иного документа, удостоверяющего личность).
• ИНН (идентификационный номер налогоплательщика).
• Уникальный идентификационный номер в системе (присваивается автоматически).
• Дата выдачи ЭТК.

Основное содержание — записи о работе (трудовой стаж)

Это ключевая часть, которая полностью дублирует записи в бумажной книжке. Каждая запись содержит:

• Наименование организации-работодателя (с указанием ОГРН/ЕГРПОУ).
• Дата начала и дата окончания трудовых отношений.
• Должность (специальность, профессия) в соответствии со штатным расписанием.
• Основание для приема на работу (приказ, договор и его номер, дата).
• Подпись ответственного лица (руководителя или уполномоченного лица) и печать организации (в электронном виде, как электронная подпись).
• Причина увольнения (с указанием соответствующей статьи Трудового кодекса или иного нормативного акта).

Сводные данные и иные сведения

• Общий трудовой стаж (нарабатывается автоматически на основе всех записей).
• Непрерывный трудовой стаж (если ведётся учёт по старой системе).
• Сведения о страховом стаже для Пенсионного фонда (формируются на основе данных о выплатах).
• Записи об обучении (если оно было связано с работой и включалось в стаж).
• Сведения о награждениях (почетные грамоты, благодарности и т.д.).
• Иные сведения, которые ранее могли вноситься по инициативе работника или работодателя (например, данные о водительском стаже, если он учитывался).

Как происходит переход на электронную трудовую книжку? Ключевые этапы

Процесс перехода регламентирован законодательством и состоит из нескольких шагов для обеих сторон.

Для работника:

1. Получение ЭТК; С 10 июня 2026 года в Украине все новые трудовые книжки будут оформляться только в электронном виде. Для этого работник должен:
   • Обратиться в уполномоченный государственный орган (например, через портал Дія или центр предоставления административных услуг).
   • Предоставить необходимые документы: паспорт, идентификационный код (ИНН), возможно, заявление.
2. Уведомление работодателя. При трудоустройстве работник обязан сообщить работодателю о наличии у него ЭТК и предоставить её реквизиты (уникальный номер) для внесения записей.
3. Контроль за записями. Работник имеет право в любой момент проверить актуальность и полноту записей в своей ЭТК через личный кабинет на государственном портале.

Для работодателя:

1. Регистрация в системе. Организация должна быть подключена к единой системе учёта трудовых книжек (в Украине, через портал Дія.Бізнес или аналогичные сервисы).
2. Внесение записей. При приёме на работу, переводе или увольнении работодатель обязан в течение установленного законом срока (обычно 5 рабочих дней) внести соответствующую запись в ЭТК работника. Для этого используется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) руководителя или уполномоченного лица.
3. Хранение данных. Работодатель не хранит физическую книжку, но обязан вести внутренний учёт (например, в книге регистрации электронных трудовых книжек) с указанием реквизитов ЭТК каждого сотрудника.

Можно ли отказаться от электронной трудовой книжки?

В Украине с 10 июня 2026 года — НЕТ. С этой даты учёт трудового стажа будет осуществляться исключительно в электронном виде. Однако для граждан, которые уже имеют бумажную трудовую книжку на руках, предусмотрен переходный период. Они могут продолжать её использовать до полного перехода, но новые записи будут вноситься только в ЭТК. В будущем бумажная книжка будет заменена на электронную путём переноса данных.

В России на момент 2026 года законопроект о полном переходе находится в разработке. Пока действует принцип добровольности: работник может выбрать, вести ли ему бумажную или электронную книжку. Но если работник подаёт заявление на ведение ЭТК, работодатель не вправе отказать.

Что нужно предъявить при приёме на работу?

Если у кандидата уже есть ЭТК, он должен предоставить работодателю:

• Уникальный номер своей электронной трудовой книжки (или иные реквизиты для идентификации в системе).
• Паспорт для сверки ФИО и других данных.

Работодатель, получив эти данные, проверяет актуальность записей в системе и вносит новую запись о приёме на работу. Саму «книжку» в виде файла или распечатки предъявлять не требуется, так как она является государственной информационной системой.

Преимущества электронной трудовой книжки

• Невозможность утери или порчи. Данные хранятся в защищённом государственном облаке.
• Защита от подделок. Все записи имеют электронную подпись и юридически значимы.
• Удобство и скорость. Все записи вносятся удалённо, не требуется личная встреча для подписи. Стаж считается автоматически.
• Прозрачность. Работник в любой момент может увидеть все свои записи через интернет.
• Экологичность. Отсутствие бумажных носителей.

Электронная трудовая книжка, это современный, безопасный и удобный инструмент учёта трудового стажа. Её содержание полностью соответствует бумажному аналогу, но реализовано в цифровом формате. С 2026 года в Украине это будет единственный легитимный способ ведения учёта. Гражданам необходимо заранее получить свою ЭТК, а работодателям — подготовить инфраструктуру (УКЭП, доступ к системе) для оперативного внесения записей. В России процесс идёт по пути постепенного внедрения с сохранением выбора для работника на текущий момент.

Важно: для получения самой точной и актуальной информации по вашему региону (Украина/Россия) всегда обращайтесь к официальным источникам: порталу Дія (Украина) или сайту Пенсионного фонда РФ и Минтруда России.