Вопрос о переходе от бумажной трудовой книжки к её электронному аналогу волнует как работодателей, так и сотрудников. С 2021 года в России действует Федеральный закон № 439‑ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде», который предусматривает обязательность ведения электронных трудовых книжек (ЭТК) для всех работников, которые впервые вступают в трудовые отношения. В 2026 году вопрос о необходимости оформления ЭТК стал актуальнее, чем когда-либо. Ниже разберём, что такое ЭТК, какие преимущества и риски с ней связаны, и как правильно оформить и вести электронную трудовую книжку.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровой документ, хранящийся в базе Федеральной службы по труду и занятости (ФСТЗ). В ней фиксируются все сведения о трудовой деятельности работника: даты начала и окончания работы, должности, стаж, сведения о переводах, увольнениях и т.д. В отличие от бумажной версии, ЭТК полностью защищена от потери, порчи и подделки.

1.1 Как выглядит ЭТК?

В интерфейсе ФСТЗ работник видит таблицу с пунктами, аналогичными бумажной трудовой книжке, но в виде электронных записей. Для доступа к документу необходимы логин и пароль, которые выдаёт ФСТЗ после регистрации.

1.2 Какие данные хранятся в ЭТК?

• ФИО, дата рождения, паспортные данные
• СНИЛС, ИНН
• Сведения о работодателе (название, ИНН, ОГРН)
• Даты начала и окончания трудовых отношений
• Должности, стаж, сведения о переводах и увольнениях
• Сведения о начислениях и отчислениях (для расчётов пенсии)

Плюсы и минусы электронных трудовых книжек

2.1 Преимущества ЭТК

• Отсутствие риска потери или порчи – данные хранятся в защищённых базах ФСТЗ.
• Удобство доступа – любой заинтересованный (работник, работодатель, государственные органы) может получить информацию в любой момент.
• Экономия времени и ресурсов – нет необходимости в бумажных копиях, хранении и транспортировке.
• Соблюдение законодательства – обязательность ведения ЭТК для новых сотрудников с 1 января 2021 года.
• Упрощение расчётов – точные данные о стаже помогают корректно рассчитывать пенсии и социальные гарантии.

2.2 Недостатки и риски

• Технические сбои – возможны проблемы с доступом к системе, но они редки и быстро устраняются.
• Зависимость от интернета – для доступа к данным требуется интернет‑соединение.
• Проблемы старшего поколения – некоторые сотрудники могут испытывать трудности с освоением цифрового формата.
• Нарушение конфиденциальности – при несанкционированном доступе к аккаунту возможно раскрытие личных данных.

Кто должен вести электронные трудовые книжки?

Согласно Федеральному закону № 439‑ФЗ, обязательным является ведение ЭТК для:

• Работников, которые впервые вступают в трудовые отношения с 1 января 2021 года.
• Новые сотрудники, которые ранее не имели бумажной трудовой книжки.
• Сотрудники, которые переходят из бумажной в электронную форму (с согласия работника).

Для работников, которые уже имеют бумажную трудовую книжку, переход на электронный формат возможен, но не обязателен. Работодатель может сохранять бумажную копию столько, сколько считает нужным.

Как оформить электронную трудовую книжку?

4.1 Шаги для работодателя

1. Подготовка документов – паспортные данные, СНИЛС, ИНН сотрудника.
2. Заполнение формы ЕФС‑1 – в неё вводятся сведения о сотруднике и работодателе.
3. Подача заявки в ФСТЗ – через портал «Федеральная служба по труду и занятости».
4. Получение подтверждения – ФСТЗ выдает электронный документ, который сохраняется в системе.
5. Обучение сотрудника – объяснить, как получить доступ к ЭТК и как пользоваться сервисом.

4.2 Порядок перехода с бумажной на электронную

• Согласовать с работником переход.
• Скопировать данные из бумажной книжки в электронную форму.
• Провести проверку корректности данных.
• Сохранить бумажную копию в архиве (по желанию).

4.3 Что делать при приёме сотрудника на срочный договор или декретную ставку?

При приёме сотрудника на срочный договор необходимо внести запись о приёме в ЭТК. При переходе на декретную ставку также требуется обновить сведения о должности и стаже.

Как вести электронную трудовую книжку?

• Регулярное обновление – при каждом изменении статуса (перевод, повышение, увольнение) работодатель обязан внести запись.
• Контроль доступа – только уполномоченные лица могут вносить изменения.
• Проверка на ошибки – периодически сверять данные с бумажными документами (если они есть).
• Архивирование – хотя данные хранятся в ФСТЗ, рекомендуется сохранять копии в корпоративном архиве.

Как получить доступ к ЭТК?

Для доступа к электронному документу работник должен:

• Зарегистрироваться в системе ФСТЗ.
• Получить логин и пароль.
• Войти в личный кабинет и открыть раздел «Трудовая книжка».
• При необходимости можно запросить печатную копию через ФСТЗ.

Что делать, если возникли проблемы?

• Технические сбои – обратиться в службу поддержки ФСТЗ.
• Нарушение конфиденциальности – немедленно сменить пароль и сообщить о нарушении в ФСТЗ.
• Несоответствие данных – подать запрос на исправление в ФСТЗ.

С учётом всех преимуществ и требований законодательства, оформление ЭТК является не только законным, но и практичным решением. Для новых сотрудников и компаний, которые стремятся к цифровизации, переход на электронную трудовую книжку обеспечивает:

• Защиту от потери и порчи данных.
• Упрощение работы с документами.
• Соблюдение требований закона.
• Экономию времени и ресурсов.

Таким образом, если вы – работодатель, то оформление ЭТК уже не вопрос выбора, а обязательство. Если вы – сотрудник, то переход на электронный формат даст вам более удобный доступ к своим трудовым данным и защиту от потери документов.

Независимо от того, какой формат вы выберете, главное – правильно вести и обновлять сведения, чтобы они всегда были актуальны и защищены.