Галочка «Запись электронной трудовой книжки» – это специальный флаг в кадровой системе работодателя‚ который фиксирует факт перехода сотрудника на электронный формат трудовой книжки (ЭТК). Наличие этой отметки определяет‚ будет ли запись о трудовом стаже вноситься в электронную базу данных СФР (Система Федерального Реестра) и в бумажный журнал учёта трудовых книжек.

Законодательная база

• Федеральный закон № 439‑ФЗ от «Об изменениях в Трудовой кодекс Российской Федерации» – вводит возможность ведения трудовой книжки в электронном виде.
• Статья 66.1 Трудового кодекса РФ – определяет порядок получения сведений из электронной трудовой книжки через личный кабинет на портале Госуслуг или в системе СФР.
• Приказ Минтруда России от № 202н – регламентирует порядок перехода на электронную трудовую книжку и оформление соответствующей записи в бумажной трудовой книжке.

Кто может воспользоваться ЭТК?

Любой застрахованный гражданин России‚ имеющий подтверждённую учётную запись в ЕСИА (Единая система идентификации и аутентификации)‚ может выбрать электронный формат трудовой книжки в любой момент своей трудовой деятельности.

Преимущества электронного формата

1. Удобный доступ к сведениям о стаже 24/7 через портал Госуслуги или приложение СФР.
2. Отсутствие риска потери бумажных документов.
3. Автоматическое обновление данных при каждом изменении трудовых отношений.
4. Сокращение бумажной работы для работодателя.

Алгоритм перехода на электронную трудовую книжку

Ниже представлена пошаговая инструкция как для работника‚ так и для работодателя.

Шаг 1. Подача заявления сотрудником

• Сотрудник заполняет заявление о переходе на электронную трудовую книжку. Форму можно получить у работодателя‚ в МФЦ или скачать с сайта Госуслуг.
• Для подачи заявления в МФЦ понадобится паспорт и СНИЛС.
• Заявление подписывается сотрудником (при наличии электронной подписи – можно подписать онлайн).

Шаг 2. Обработка заявления работодателем

1. Работодатель в течение 5 рабочих дней вносит изменения в кадровую систему:
   • Устанавливает флаг «Запись электронной трудовой книжки» (галочка).
   • В журнале учёта трудовых книжек делает запись о переходе на ЭТК (пункт 3 ст. 2 закона 439‑ФЗ).
2. Система автоматически отправляет запрос в СФР о регистрации перехода.
3. Работодатель сообщает в СФР о приёме нового сотрудника и о его отказе от бумажной трудовой книжки (не позднее следующего рабочего дня).

Шаг 3. Выдача бумажной трудовой книжки

Хотя основной документ теперь электронный‚ работнику всё равно выдаётся бумажная трудовая книжка «на руки»:

• В ней делается запись о переходе на электронный формат (см; пункт 4 алгоритма).
• Работник подписывает запись и получает книжку.
• С этого момента работодатель освобождается от ответственности за хранение и ведение бумажной книжки.

Шаг 4. Доступ к сведениям в электронном виде

После завершения всех формальностей сотрудник может:

1. Войти в личный кабинет на портале Госуслуги (необходимо подтвердить личность через ЕСИА).
2. Перейти в раздел «Электронная трудовая книжка» и просмотреть все записи.
3. При необходимости распечатать выписку или отправить её по e‑mail.

Технические детали реализации флага

В большинстве современных кадровых систем (1С:Зарплата и кадры‚ SAP HR‚ Microsoft Dynamics 365) присутствует поле isElectronicRecord = true. При установке этого поля система:

• Отображает галочку «Запись электронной трудовой книжки» в карточке сотрудника.
• Автоматически формирует XML‑запрос к СФР согласно требованиям ФЗ‑439.
• Блокирует возможность внесения записей в бумажную книжку до тех пор‚ пока электронный запрос не будет подтверждён.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли одновременно вести бумажную и электронную трудовую книжку?

Да‚ если сотрудник не подал заявление о переходе на ЭТК. В этом случае обе формы ведутся параллельно‚ а флаг «Запись электронной трудовой книжки» остаётся неотмеченным.

Что делать‚ если сотрудник отказывается от ЭТК после её активации?

Сотрудник может подать новое заявление об отказе от электронного формата. Работодатель снимает галочку в системе‚ вносит запись в бумажную книжку о возврате к бумажному формату и сообщает об этом в СФР.

Как получить выписку из ЭТК в бумажном виде?

В личном кабинете на портале Госуслуг есть функция «Скачать выписку». После скачивания её можно распечатать на принтере.

Кто несёт ответственность за достоверность записей в ЭТК?

Ответственность полностью переходит к работодателю в момент подачи заявления сотрудником. После перехода на электронный формат работодатель обязан своевременно передавать все изменения в СФР.

Как проверить‚ что запись в СФР прошла успешно?

После отправки запроса система СФР возвращает статус «Принято». В личном кабинете сотрудника в разделе «История запросов» отображается дата и номер подтверждения.

Практический пример заполнения

Ниже – пример записи в бумажной трудовой книжке при переходе на электронный формат (по пункту 3 ст. 2 закона 439‑ФЗ):

Запись: «Сотрудник Иванов И.И. подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку. Работодатель
выполнил перевод‚ в СФР передана информация о приёме на работу. В бумажной трудовой книжке
сделана запись о переходе на электронный формат. Работник получил бумажную трудовую книжку

на руки». 
Подпись работника: ___________ Подпись работодателя: ___________

Галочка «Запись электронной трудовой книжки» – это простой‚ но критически важный элемент цифровой трансформации кадрового учёта в России. Правильное её использование гарантирует:

• Соответствие законодательству (ФЗ‑439‚ ТК РФ).
• Автоматическое обновление данных в СФР.
• Упрощение доступа сотрудника к своим трудовым данным.
• Снижение риска ошибок и потери бумажных документов.

Следуя описанному алгоритму и учитывая все юридические нюансы‚ работодатели и сотрудники могут без проблем перейти на современный‚ удобный и надёжный способ ведения трудовой книжки.

Статья актуальна на . Все ссылки и нормативные акты проверены на момент написания.