Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это цифровой документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности работника, его стаже, квалификации и иных данных, предусмотренных Трудовым кодексом РФ. С 1 января 2021 года для новых работников обязательным стало ведение такой книжки исключительно в электронном виде.

Что такое электронная трудовая книжка?

• ЭТК – официально признанный документ, хранящийся в информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР).
• Содержит те же сведения, что и традиционная бумажная трудовая книжка: даты приема и увольнения, должности, основания увольнения, сведения о повышении квалификации и т.д.
• Создаётся и обновляется работодателем через специализированные сервисы (например, ПФР или интегрированные решения в кадровых системах).

Как выглядит электронная трудовая книжка?

ЭТК представлена в виде интерактивного веб‑интерфейса, доступного через личный кабинет ПФР. Работник может просмотреть свои данные, распечатать справку по форме СТД‑Р и получить выписку о стаже.

Какие данные хранятся в ЭТК?

1. ФИО, дата рождения, пол, гражданство.
2. Серия и номер паспорта (по желанию работника).
3. Дата и основание приема на работу.
4. Должность, разряд, квалификационная категория.
5. Сведения о переводах, повышениях, командировках;
6. Основания и даты увольнения.
7. Записи о прохождении аттестаций, повышении квалификации, обучении.
8. Сведения о стаже и начислениях, необходимые для расчёта пенсии.

Преимущества электронной трудовой книжки

• Удобство доступа – работник может посмотреть свои данные в любой момент через интернет.
• Снижение риска потери – документ хранится в надёжной системе ПФР, исключая возможность «потерять» книжку.
• Автоматизация – запись данных происходит автоматически из кадровой системы, уменьшая количество ошибок.
• Экономия ресурсов – нет необходимости в бумажных носителях, печати и хранении.
• Ускорение процессов – при смене работы данные передаются мгновенно, без необходимости вручную заполнять новую книжку.

Недостатки и риски

• Зависимость от технической инфраструктуры (интернет, серверы ПФР).
• Необходимость соблюдения требований к кибербезопасности и защите персональных данных.
• Потенциальные ошибки при вводе данных в кадровой системе (их исправление требует официальных процедур).
• Для некоторых работников (например, пожилых) может быть сложнее пользоваться электронными сервисами.

Кто обязан вести электронные трудовые книжки?

Согласно ч. 3 ст. 2 Федерального закона № 439‑ФЗ от  г., работодатели обязаны вести ЭТК для:

• Работников, принятых на работу с 1 января 2021 года.
• Тех, кто подал письменное заявление о переходе на электронный формат до 31 декабря 2020 года.

Если работник предпочитает сохранять бумажную ТК, работодатель обязан вести её параллельно и предоставлять копию (справку по форме СТД‑Р).

Как оформить новую ЭТК

1. Подготовка заявления – работник (или его представитель) подаёт заявление о желании вести ТК в электронном виде. Формулировка может быть простой: «Выражаю согласие на ведение трудовой книжки в электронном виде».
2. Регистрация в системе ПФР – работодатель вносит данные о сотруднике в свою кадровую программу, которая интегрируется с сервисом ПФР.
3. Передача данных – через личный кабинет работодателя отправляются сведения о приёме на работу (дата, должность, основание).
4. Подтверждение – ПФР формирует ЭТК и присваивает уникальный идентификатор. Работнику отправляется уведомление (SMS/Email) с инструкциями по доступу.
5. Выдача доступа – работник регистрируется в личном кабинете ПФР, получает логин и пароль.

Как внести сведения в существующую ЭТК

Все изменения в трудовой истории вносятся работодателем в течение трёх рабочих дней после события (перевод, повышение, увольнение и т.п.). Процедура:

1. Открыть карточку сотрудника в кадровой системе.
2. Внести актуальные данные (дата, основание, новая должность).
3. Отправить обновление в ПФР через интегрированный модуль.
4. Получить подтверждение о успешном внесении (квитанция).

Юридические аспекты и частые ошибки

• Отсутствие согласия работника – без письменного согласия нельзя переводить бумажную ТК в электронную.
• Неправильные даты – ошибки в датах приёма/увольнения могут привести к неверному расчёту пенсии.
• Не своевременное обновление – закон требует внесения изменений в течение 3 дней; просрочка может стать основанием для штрафов.
• Отсутствие резервных копий – хотя ПФР хранит данные, рекомендуется сохранять локальную копию (отчёт в PDF).

Подача отчётности работодателем

Для большинства организаций (до 10 сотрудников) допускается подача отчётности в бумажном виде, однако с 2021 года большинство работодателей используют электронный канал:

• Ежемесячный отчёт о начислениях и удержаниях (форма 2‑НДФЛ) автоматически синхронизируется с данными ЭТК.
• Годовой отчёт о стаже (форма СТ‑Д) формируется в ПФР на основе записей в ЭТК.

Как исправить ошибочные данные в ЭТК

1. Работник сообщает работодателю о неточности.
2. Работодатель готовит заявление‑корректировку с указанием правильных данных и основанием исправления.
3. Через кадровую систему отправляет запрос в ПФР.
4. ПФР проверяет документ и вносит исправления. Работнику отправляется подтверждение.

Где работнику посмотреть свою электронную трудовую книжку?

Для доступа необходимо:

• Зарегистрироваться в Личном кабинете ПФР (использовать ИНН и СНИЛС).
• Ввести полученный от работодателя код подтверждения (если требуется).
• В разделе «Трудовая книжка» доступны все записи, а также возможность распечатать справку СТД‑Р.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли одновременно вести бумажную и электронную ТК?

Да. Если работник пожелает, работодатель обязан вести обе версии и предоставлять копию бумажной ТК по запросу.

Что происходит с бумажной ТК, если работник переходит на электронную?

Бумажная ТК подлежит сдаче работодателю, после чего она уничтожается в соответствии с правилами хранения документов.

Какой срок хранения данных в ПФР?

Данные хранятся в течение всего периода трудовой деятельности работника и далее – до завершения пенсионного расчёта (обычно до 100 лет).

Можно ли изменить запись без согласия работника?

Нет. Любое изменение требует согласия работника (письменного или электронного) и официального запроса работодателя.

Что делать, если работник не получил уведомление о создании ЭТК?

Работодатель обязан повторно отправить уведомление и предоставить инструкцию по регистрации в ПФР.

Ведение трудовой книжки в электронном виде – это современный, безопасный и удобный способ фиксировать трудовую историю сотрудника. Переход на ЭТК упрощает работу HR‑отделов, снижает административные издержки и повышает прозрачность данных для работников и государственных органов. При правильном соблюдении законодательных требований и внедрении надёжных ИТ‑решений электронная трудовая книжка становится надёжным инструментом в системе трудовых отношений России.

Дата публикации:  г.