С 1 января 2022 года в России начался поэтапный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК); Этот шаг направлен на цифровизацию кадрового учета и упрощение жизни как работников, так и работодателей. В этой статье мы подробно разберем, что такое электронная трудовая книжка, как её получить через портал Госуслуги, где можно посмотреть свои данные и какие у этого формата есть особенности.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка — это официальный документ, содержащий сведения о трудовой деятельности гражданина, который ведется в электронном виде в Сведении о трудовой деятельности (СТД). Она полностью заменяет традиционную бумажную книжку, если работник не выразил письменное согласие на её ведение.

Все записи о приеме на работу, увольнении, награждениях и других кадровых событиях вносятся работодателем в единую государственную систему — Федеральную государственную информационную систему «Труд» (ФГИС «Труд»). Доступ к своим данным гражданин получает через личный кабинет на портале Госуслуг.

Кому и когда создается ЭТК?

Электронная трудовая книжка создается автоматически в следующих случаях:

• Для впервые устраивающихся на работу (у которых ранее не было трудовой книжки).
• При утере или порче бумажного документа — по заявлению гражданина выдается дубликат в электронном виде.
• При согласии работника — если у гражданина уже есть бумажная трудовая книжка, он может подать заявление работодателю о переходе на электронный формат. После этого все новые записи будут вноситься только в ЭТК.

Важно! Самостоятельно «создать» ЭТК на Госуслугах, если у вас никогда не было работы, нельзя. Этот процесс инициируется первым работодателем при оформлении вами трудового договора. Однако вы можете получить и посмотреть выписку из уже существующей ЭТК через портал.

Как получить выписку из электронной трудовой книжки через Госуслуги: пошаговая инструкция

Чтобы получить актуальную выписку со всеми записями о вашей трудовой деятельности, следуйте этим шагам:

Шаг 1: Авторизация на портале

Войдите в личный кабинет на портале Госуслуги с помощью учетной записи (пароль, СМС, подтвержденная учетная запись).

Шаг 2: Поиск услуги

В строке поиска на главной странице введите запрос «Электронная трудовая книжка» или найдите раздел в категории «Труд и занятость».

Шаг 3: Выбор услуги

В результатах выберите услугу, которая обычно называется «Получение выписки из сведений о трудовой деятельности» или «Электронная трудовая книжка».

Шаг 4: Формирование выписки

На странице услуги система автоматически определит, есть ли у вас заведенная ЭТК. Нажмите кнопку «Получить выписку» или «Сформировать».

Шаг 5: Выбор формата и скачивание

Выписка формируется в двух основных форматах:

• PDF — удобный для печати и чтения, визуально похож на бумажную книжку.
• XML — структурированный машинно-читаемый формат, который может потребоваться для автоматической обработки данных другими системами.

Выберите нужный формат и нажмите «Скачать». Файл сохранится на вашем устройстве. Вы также можете отправить выписку на свою электронную почту.

Где еще можно посмотреть данные своей ЭТК?

Помимо Госуслуг, информацию о трудовой деятельности можно получить:

1. Через сайт Пенсионного фонда России (ПФР) — в личном кабинете на портал ПФР в разделе «Сведения о трудовой деятельности».
2. В МФЦ («Мои документы») — с помощью специалиста центра можно получить официальную бумажную выписку, заверенную ПФР.
3. У работодателя — по запросу вы можете получить выписку из вашей ЭТК, которую ведет компания.

Плюсы и минусы электронной трудовой книжки

Преимущества:

• Безопасность — данные не потеряются, не сгореют и не будут украдены.
• Удобство и доступность — посмотреть можно в любой момент с любого устройства.
• Экономия времени — не нужно ждать в очередях в ПФР или МФЦ для получения выписки.
• Прозрачность — все записи вносятся в единую систему, исключены подделки.
• Экология — сокращение использования бумаги.

Недостатки и сложности:

• Цифровой разрыв — пожилым людям или тем, кто не пользуется интернетом, сложнее работать с электронным документом.
• Зависимость от доступа, нужен стабильный интернет и учетная запись на Госуслугах.
• Возможные технические сбои — как и в любой IT-системе.
• Необходимость согласия — для перевода уже имеющейся бумажной книжки требуется письменное заявление работника.

Что важно помнить работодателям?

Для компаний переход на ЭТК означает:

• Ведение кадрового учета в ФГИС «Труд» через сервисы СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ЕФС-1.
• Оформление приема и увольнения в электронном виде.
• Обязательное информирование работников о ведении их ЭТК.
• Хранение только электронных копий документов (приказы, договоры).

Электронная трудовая книжка, это современный и удобный инструмент, который постепенно становится стандартом. Для гражданина ключевой момент — это не «создание» документа с нуля (это делает работодатель), а получение доступа к выписке через Госуслуги. Следите за состоянием своей ЭТК, регулярно скачивайте выписки и убедитесь, что все записи вносятся корректно. В случае ошибок обращайтесь к работодателю или в Пенсионный фонд для их исправления.

Дата актуальности информации: май 2026 года. Перед применением рекомендуется уточнять детали на официальных порталах Госуслуг и ПФР, так как процедуры могут корректироваться.