В современном мире цифровизация затрагивает все сферы жизни, и трудовые отношения не стали исключением. Электронная трудовая книжка (ЭТК) прочно вошла в реалии российского рынка труда. В этой статье мы подробно разберем, что же такое ЭТК, как она работает, в чем ее преимущества и как с ней взаимодействовать работнику и работодателю.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка (ЭТК), это цифровой аналог привычного всем бумажного документа, в котором указаны все данные о трудовой деятельности человека. Проще говоря, это официальный документ о профессиональном стаже работника, который хранится в электронной базе Социального фонда России (СФР).
Фактически, ЭТК представляет собой единую базу данных, где хранится история карьерного пути человека: где, когда и кем он работал. С года сведения о трудовой деятельности работников хранятся в цифровой форме на информационных ресурсах Социального фонда. В электронной книжке содержится основная информация о трудовой деятельности и трудовом стаже, которая дублирует основные сведения, имеющиеся в обычной бумажной трудовой.
Как устроена ЭТК и как она ведется?
Одно из главных заблуждений работников и начинающих работодателей — это представление о том, что ЭТК нужно где-то «завести», «заказать» или получить в виде какого-то отдельного файла. Самостоятельно завести или заказать электронную трудовую книжку нельзя;
Для работодателя также не стоит вопрос о том, как именно ведутся ЭТК — этот процесс жестко регламентирован. Вся суть ведения электронной трудовой сводится к своевременной передаче данных в СФР:
- Прием на работу, повышение по службе, перевод в другое подразделение, увольнение — все эти события заносятся в так называемый отчет по форме СЗВ-ТД.
- Этот отчет передается работодателем в Социальный фонд России.
- СФР обрабатывает сведения и пополняет цифровую базу данных работника.
Таким образом, ведение ЭТК призвано упростить и максимально автоматизировать процесс передачи и обработки сведений. Это значительно снижает вероятность ошибок, которые в последующем могут негативно повлиять на расчет и назначение пенсии или иных социальных выплат.
Что если работник остался с бумажной трудовой?
Переход на электронный формат был добровольным. Если работник решил сохранить бумажную трудовую книжку, за ним остается это право. Однако это не освобождает работодателя от цифровой отчетности:
- Работодатель продолжает вести бумажную книжку по правилам, установленным приказом Минтруда № 320н.
- Бумажный бланк по-прежнему учитывается как бланк строгой отчетности и должен надежно храниться;
- Параллельно с этим работодатель обязан сдавать в СФР все те же сведения по форме СЗВ-ТД, что и по сотрудникам, полностью перешедшим на ЭТК.
Для тех, кто официально трудоустраивается впервые (после введения ЭТК), все сведения об их карьере изначально будут вестись только в электронном виде. Бумажная книжка им уже не выдается.
Преимущества электронной трудовой книжки
Изначально ЭТК задумывалась как способ упростить работу Пенсионного фонда (теперь СФР), но в итоге она сформировала удобную систему как для работников, так и для работодателей. Ключевые плюсы:
Для работника:
- Постоянный и удобный доступ. Работник в любой момент может посмотреть информацию о своей трудовой деятельности через интернет.
- Безопасность. Цифровую книжку невозможно потерять, испортить или залить кофе. Она не может быть утрачена работодателем при переезде или пожаре.
- Снижение риска ошибок. Автоматизация процесса минимизирует человеческий фактор при внесении данных.
- Удобство при трудоустройстве. Нет необходимости носить с собой оригинал документа для подтверждения стажа.
Для работодателя:
- Новые возможности кадрового учета. Упрощается взаимодействие с государственными органами.
- Снижение бумажного документооборота. (Особенно для тех сотрудников, кто перешел полностью на ЭТК — не нужно вести и хранить бумажный бланк).
- Исключение проблем с учетом бланков строгой отчетности (для сотрудников на ЭТК).
Где посмотреть свою ЭТК?
Поскольку электронная трудовая книжка хранится в базе Социального фонда России, получить выписку из нее или посмотреть свои данные можно несколькими способами:
- Через портал «Госуслуги». Это самый популярный и простой способ. В соответствующем разделе можно сформировать выписку о трудовой деятельности.
- В личном кабинете на сайте СФР. Зайдя в кабинет застрахованного лица, можно увидеть актуальные сведения о своем стаже.
- Через работодателя. По заявлению работника, работодатель обязан предоставить выписку из ЭТК в бумажном или электронном виде.
- В МФЦ или отделениях СФР. Традиционный способ для тех, кому нужен официальный бумажный документ с печатью.
Электронная трудовая книжка — это не просто дань моде, а важный шаг к прозрачности, надежности и удобству кадрового учета. Она защищает стаж работника от случайных или намеренных утрат и ошибок, а работодателю позволяет быстрее и точнее сдавать отчетность. Независимо от того, выбрали вы бумажный формат или полностью перешли на «цифру», ваши данные уже хранятся в безопасной базе Социального фонда России, обеспечивая вашу уверенность в завтрашнем дне.