В условиях повсеместной цифровизации трудовых отношений бумажные трудовые книжки уходят в прошлое, уступая место электронным форматам. Однако потребность в подтверждении стажа и места работы никуда не исчезла: документы требуются банками для кредитов, визовыми центрами, новыми работодателями и государственными органами. В этой статье мы подробно разберем, что представляет собой электронная трудовая книжка, как выглядит ее копия и как правильно ее заверить работодателю в 2026 году.

Что такое электронная трудовая книжка и ее копия

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это совокупность сведений о трудовой деятельности работника, хранящихся в информационной системе Пенсионного фонда России (СФР). Сам по себе «оригинал» ЭТК существует только в цифровом виде в базе данных.
Когда сотруднику требуется подтверждение стажа, работодатель формирует выписку из этой базы. Основным документом, подтверждающим трудовую деятельность, является форма СТД-Р (Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работодателем). Именно этот документ, распечатанный на бумаге, и считается копией (выпиской) электронной трудовой книжки.

> Важно: С 2026 года для работников, полностью перешедших на электронный формат, форма СТД-Р является единственным valid документом, выдаваемым работодателем по запросу.

Нужно ли заверять копию электронной трудовой книжки?

Это один из самых частых вопросов. Ответ зависит от того, куда подается документ:

Для государственных органов и большинства организаций: С 2020–2021 годов действует правило, согласно которому организации и госорганы не вправе требовать заверения копии формы СТД-Р работодателем, если работник может подтвердить свою личность. Достаточно простой распечатки, сформированной работодателем или полученной через портал Госуслуг. Электронная подпись и защита файла обеспечивают его достоверность.
Когда заверение необходимо: Заверение копии работодателем требуется в случаях, когда принимающая сторона (например, некоторые банки при ипотеке, консульства отдельных стран или архивы) прямо указывает в своих внутренних регламентах необходимость наличия штампа «Копия верна» и живой подписи руководителя или кадровика. Также заверение нужно, если копия передается в другую организацию без возможности онлайн-проверки.

Порядок действий: как заверить копию формы СТД-Р

Если ситуация требует предоставления именно заверенной копии, работодатель должен действовать согласно актуальным правилам делопроизводства и требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016 (с учетом обновлений 2026 года).

Шаг 1. Получение заявления от сотрудника

Без письменного запроса работника выдавать заверенную копию работодатель не обязан. Сотрудник должен написать заявление в свободной форме или по образцу организации с просьбой выдать заверенную копию сведений о трудовой деятельности (формы СТД-Р).

• Срок выдачи: Согласно ст. 62 ТК РФ, работодатель обязан выдать заверенную копию в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления.

Шаг 2. Формирование документа

Кадровая служба формирует выписку по форме СТД-Р из базы СФР. Документ должен быть актуальным на дату выдачи. Распечатать его можно на обычном листе формата А4.

Шаг 3. Нанесение заверительной надписи

Заверение производится на каждом листе копии или на оборотной стороне последнего листа (если листов несколько и они не прошиты). В 2026 году допускается использование как ручного заполнения, так и специального штампа.

Заверительная надпись должна содержать следующие элементы:
Слово «Верно» (или «Копия верна»).
Должность лица, заверяющего копию (например, Менеджер по кадровому делопроизводству или Генеральный директор).
Личную подпись заверителя.
Расшифровку подписи (фамилия и инициалы в скобках или полностью).
Дату заверения.
Информацию о месте хранения оригинала (электронного файла/базы данных).
#### Образец заверительной надписи:

> Верно
>
> Подлинник документа (электронная база данных СФР, форма СТД-Р) находиться в ООО «Перспектива» в электронном архиве за 2026 год.
>
> Менеджер по кадровому делопроизводству _______________ /Иванова А.С./
>
>
> (Место для печати организации, если она используется)

Важные нюансы оформления:

• Если копия состоит из нескольких листов, их можно прошить, пронумеровать и скрепить печатью так, чтобы часть оттиска заходила на пломбу (нитку). В этом случае на прошивке делается запись: «Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью __ листов».
• Печать организации ставится так, чтобы она захватывала часть текста надписи «Верно» или дату, но не перекрывала разборчивость подписи и фамилии.
• Допускается использование готового штампа с текстом заверения, куда вписываются только дата и подпись.

Отличия заверения бумажной и электронной трудовой

Хотя принципы схожи, есть ключевое различие в формулировке о месте хранения оригинала:

• Для бумажной трудовой книжки указывается: «Подлинник трудовой книжки находится в ООО «Название» в деле №__ за ____ год».
• Для электронной (формы СТД-Р) указывается: «Подлинник (электронный файл/сведения в ИС СФР) находится в ООО «Название» в электронном архиве/базе данных за ____ год».

Это критически важно, так как физического бланка у сотрудника с 2026 года может просто не быть (если он не сохранил бумажную версию до перехода на ЭТК).

Частые ошибки при заверении

Чтобы документ не был признан недействительным, избегайте следующих ошибок:

Отсутствие даты: Без даты заверения копия считается недействительной, так как непонятно, актуальны ли сведения на момент подачи;
Неполная расшифровка подписи: Если подпись неочевидна, отсутствие фамилии и инициалов делает невозможной идентификацию заверителя.
Заверение «на глаз»: Нельзя заверять копию, если оригинал (выписка из системы) не сформирован или не проверен.
Использование факсимиле: Личная подпись ответственного лица должна быть «живой» (выполненной чернилами). Использование факсимиле (штамп-подпись) при заверении копий документов, связанных с трудовой деятельностью, как правило, не допускается, если иное не установлено внутренними регламентами принимающей стороны, но safest вариант — живая подпись.
Заверение без заявления: Выдача заверенной копии без письменного запроса сотрудника нарушает процедуру документооборота.

Где еще можно получить копию ЭТК?

Если работодатель недоступен (ликвидирован, реорганизован) или сотруднику нужна копия срочно, он может получить форму СТД-Р самостоятельно:

• Через портал Госуслуги (в виде электронного документа с усиленной квалифицированной электронной подписью, который равен бумажному с печатью).
• В клиентской службе Социального фонда России (СФР).
• В МФЦ.

Документ, полученный через Госуслуги и подписанный электронной подписью государства, не требует дополнительного заверения работодателем.

Правильное заверение копии электронной трудовой книжки (формы СТД-Р) в 2026 году — это стандартная процедура, требующая внимательности к деталям. Главное помнить:

• Основанием служит заявление работника.
• Срок выдачи — 3 рабочих дня.
• Надпись «Верно» должна содержать должность, подпись, дату и ссылку на место хранения оригинала.
• Для многих целей достаточно незаверенной распечатки или электронного файла с Госуслуг.

Соблюдение этих правил гарантирует, что ваш документ будет принят в банке, визовом центре или новой компании без лишних вопросов и задержек.