С 1 января 2021 года в России вступили в силу ключевые изменения в сфере оформления трудовых отношений. Теперь при приеме на работу специалисты по кадрам должны заполнять только электронные трудовые книжки (ЭТК). Эта мера является частью масштабной цифровизации государственных услуг и призвана упростить жизнь как работникам, так и работодателям.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка, это официальный документ, который ведётся в единой государственной информационной системе (ЕГИС) «Трудовая книжка». Она содержит всю информацию о трудовой деятельности гражданина:

• Сведения о работодателях (наименование, ИНН, ОГРН).
• Даты приема и увольнения.
• Занимаемые должности, профессии.
• Основания для прекращения трудового договора.
• Сведения о награждениях и поощрениях.

Документ имеет юридическую силу, равную бумажному, и выдается в форме заверенного электронного документа с усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).

Кому обязательна электронная трудовая книжка?

С 2021 года все работники, впервые устраивающиеся на работу, получают ЭТК. Это касается:

1. Граждан РФ, ранее не имевших трудовой книжки.
2. Иностранных граждан и лиц без гражданства, впервые принимаемых на работу в РФ.
3. Предпринимателей, впервые вступающих в трудовые отношения.

Важное исключение: Граждане, уже имеющие на руках бумажную трудовую книжку (в т.ч. «заменяющий» документ), продолжают её использовать. При смене работы работодатель вносит записи в уже существующую бумажную книжку. Перевести её в электронный формат можно только по заявлению самого работника.

Как начать (оформить) электронную трудовую книжку: пошаговая инструкция

Шаг 1: Получение заявления от работника

При приеме на работу работодатель обязан разъяснить работнику его право на получение ЭТК и получить от него письменное заявление об этом. Без этого заявления работодатель не имеет права создать ЭТК.

Шаг 2: Создание записи в ЕГИС «Трудовая книжка»

Специалист отдела кадров (или уполномоченное лицо) через интернет-портал «Трудовая книжка» (trudvsem.ru) или с помощью программного обеспечения, интегрированного с системой, создает запись о приеме на работу.

• Указываются все реквизиты работодателя и данные работника (ФИО, СНИЛС, паспортные данные).
• Заполняются дата приема, наименование должности, условия труда;
• Формируется электронный документ, который подписывается УКЭП работодателя.

Шаг 3: Уведомление работника

После создания записи работник получает уведомление (например, через личный кабинет на портале Госуслуг или по email). В личном кабинете он может:

• Просмотреть свою ЭТК.
• Распечатать её (на обычном принтере, без печати).
• Получить заверенную выписку (за отдельную плату через МФЦ).

Что делать, если у вас уже есть бумажная трудовая книжка?

Если у вас на руках есть старая бумажная книжка с записями, вы можете:

1. Продолжать использовать её. Все новые записи при смене работы будут вноситься в этот же бумажный документ.
2. Оформить заявление на создание ЭТК. В этом случае информация из бумажной книжки будет перенесена в электронную систему. После этого новая бумажная книжка не выдаеться. Обратите внимание: перенос данных — это не автоматический процесс, требуется заявление и время на обработку.

Преимущества электронной трудовой книжки

• Безопасность: Невозможно утерять, подделать или испортить.
• Всегда под рукой: Доступ из любого места через интернет.
• Экономия времени: Не нужно носить с собой документ, делать нотариальные заверения копий.
• Прозрачность: Все записи видны сразу, нет «неразборчивых» штампов.
• Упрощение процедуры: При смене работы новый работодатель сразу видит историю в системе, не требуется передача книжки.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Могу ли я отказаться от электронной книжки и получить бумажную?

Нет, если вы впервые устраиваетесь на работу. С 2021 года бумажная трудовая книжка не выдается гражданам, ранее её не имевшим. Вы можете получить только электронную. Если же у вас уже есть старая бумажная книжка, вы вправе продолжить её использовать.

Что делать, если работодатель не оформил ЭТК?

Это нарушение закона. Вы можете:

1. Написать письменное заявление работодателю с требованием оформить запись.
2. Обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или Прокуратуру.
3. Подать иск в суд о восстановлении трудовых прав.

Как получить выписку из электронной трудовой книжки?

Для официальных целей (кредит, виза, пенсия) нужна заверенная выписка. Получить её можно:

• Через портал «Трудовая книжка» (оплата онлайн).
• В любом МФЦ («Мои документы») по месту жительства (оплата на месте).

Начать электронную трудовую книжку — это простой и обязательный шаг для каждого, кто впервые идет на работу в России с 2021 года. Процесс полностью легален, безопасен и удобен. Главное — помнить о своем праве и не забывать подавать заявление работодателю. Для тех, кто привык к бумажному документу, система предусмотрела возможность его дальнейшего использования, но цифровое будущее трудовых отношений уже наступило.

Статья подготовлена на основе актуального законодательства РФ. Для получения персональной консультации по вашему случаю рекомендуется обратиться к специалисту по кадрам или в Государственную инспекцию труда.