Электронная трудовая книжка (ЭТК) – современный цифровой документ, который заменил традиционную бумажную трудовую книжку. С 2021 года кадровые специалисты обязаны вести ЭТК, а к 1 января 2026 года завершился переходный период, после которого все работодатели обязаны использовать только электронный формат.

Что такое электронная трудовая книжка?

ЭТК – это персональная электронная запись о трудовой деятельности гражданина, хранящаяся в информационной системе Фонда социального страхования (ФСС). Она содержит:

• данные о работодателях, где работник был трудоустроен;
• даты начала и окончания трудовых отношений;
• виды работ и должности;
• информацию о стаже, отпусках, командировках и пр.

ЭТК доступна работнику в любое время через портал Госуслуги или в личном кабинете ФСС.

Нормативно‑правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие ЭТК:

1. Федеральный закон от № 447‑ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» (вводит обязательность ЭТК).
2. Приказ Минтруда России от №  П‑6н «Об утверждении Положения о порядке ведения и использования электронной трудовой книжки».
3. Приказ ФСС от №  И‑5н «Об организации электронного обмена данными о трудовой деятельности».
4. Постановление Правительства РФ от №  1505 «О завершении переходного периода по внедрению ЭТК».

Переходный период и текущий статус (2026 год)

С 1 января 2021 года начался переходный период, в течение которого работодатели могли вести как бумажные, так и электронные трудовые книжки. По окончании 2025 года (1 января 2026 года) переходный период завершён, и:

• все организации, за исключением отдельных категорий (например, индивидуальные предприниматели‑самозанятые), обязаны вести только ЭТК;
• бумажные трудовые книжки могут использоваться лишь в случае невозможности оформить ЭТК (технические сбои, отсутствие доступа к интернету и т.п.), но только временно;
• данные о стаже, полученные в бумажных книжках, автоматически импортируются в электронный реестр при первой возможности.

Кто обязан вести электронную трудовую книжку?

Обязанность вести ЭТК возложена на:

• юридических лиц (компании, организации, учреждения);
• индивидуальных предпринимателей, зарегистрированных в качестве работодателей;
• государственные органы и органы местного самоуправления;
• неправительственные организации, получающие финансирование из бюджета.

Работники‑самозанятые и лица, работающие по гражданско‑правовым договорам, ЭТК не ведут.

Как проверить наличие ЭТК у соискателя?

Перед заключением трудового договора работодатель может убедиться в наличии ЭТК у соискателя следующими способами:

1. Попросить работника показать запись в личном кабинете Госуслуг (скриншот или QR‑код).
2. Запросить подтверждение через сервис «Электронный запрос в ФСС» (интеграция через API или через единый портал ФСС).
3. Проверить наличие согласия на обработку персональных данных и передачу сведений в ФСС, которое обычно оформляется в виде отдельного согласия в электронном виде.

Порядок приёма работника с ЭТК

Ниже приведён пошаговый алгоритм, который должен выполнить кадровый специалист при приёме нового сотрудника, у которого уже есть электронная трудовая книжка.

Подготовительный этап

• Убедиться, что у организации есть лицензия на ведение ЭТК (получена в ФСС).
• Настроить интеграцию с порталом ФСС (API, электронный документооборот).
• Подготовить шаблон трудового договора, включающий пункт о передаче данных в ЭТК.

Оформление согласия работника

1. Работник заполняет Электронную форму согласия на обработку персональных данных и передачу сведений в ФСС.
2. Согласие подписывается электронной подписью (КЭП) или через сервис Госуслуги (смс‑код).
3. Копия согласия сохраняется в личном деле сотрудника (ЭДО).

Заполнение данных в ЭТК

1. Через личный кабинет работодателя в системе ФСС вводятся следующие сведения:
   • ФИО, ИНН, СНИЛС;
   • дата рождения;
   • дата начала трудовых отношений (дата подписания договора);
   • должность, вид деятельности, код ОКВЭД;
   • условия труда (полный/неполный рабочий день, график, ставка).
2. Система автоматически формирует запись о приёме и отправляет её в реестр ЭТК.
3. Работнику на электронную почту (или в личный кабинет Госуслуг) приходит уведомление о том, что запись внесена.

Подтверждение работодателем

После внесения записи в ЭТК работодатель получает квитанцию об успешном формировании записи. Квитанцию необходимо:

• распечатать и приложить к трудовому договору (по желанию);
• сохранить в электронном виде в системе документооборота.

Окончание оформления

После подписания трудового договора и подтверждения записи в ЭТК работник считается официально принятым на работу. В дальнейшем любые изменения (перевод, повышение, увольнение) также фиксируются в системе.

Особенности увольнения и закрытия записи в ЭТК

При увольнении работника необходимо:

1. Подготовить приказ об увольнении (в электронном виде).
2. Внести в ЭТК дату окончания трудовых отношений и причину увольнения.
3. Получить от ФСС подтверждение закрытия записи (квитанция).
4. Сформировать и передать работнику справку о трудовой деятельности (Электронный документ).

Важно: запись в ЭТК закрывается только после окончательного расчёта с работником (выплата всех выплат, выдача справок).

Права и обязанности работодателя

• Обязанность вести ЭТК в соответствии с законодательством.
• Обеспечить доступность системы для работников (информировать о наличии личного кабинета).
• Своевременно вносить все изменения в трудовые отношения.
• Сохранять конфиденциальность персональных данных.
• Предоставлять работнику справки и выписки из ЭТК по его запросу.

Права работника

• Получать полную и достоверную информацию о своей трудовой истории в любой момент.
• Контролировать правильность внесённых данных и требовать их исправления.
• Иметь доступ к ЭТК через портал Госуслуг без посредников.
• Получать справки о стаже, отпуске, командировках в электронном виде.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Что делать, если у соискателя нет ЭТК?

Если у соискателя нет ЭТК, ему необходимо оформить её в электронном виде. Процедура:

1. Работник регистрируется в системе ФСС (через портал Госуслуг).
2. Заполняет заявление о создании ЭТК.
3. После подтверждения данных в системе появляется первая запись – «Создана электронная трудовая книжка».

Можно ли вести одновременно бумажную и электронную трудовую книжку?

С 1 января 2026 года одновременное ведение обеих форм запрещено, за исключением редких технических ситуаций, которые должны быть документально оформлены и решены в течение 30 дней.

Как исправить ошибку в записи ЭТК?

Работодатель вносит корректировку через личный кабинет ФСС, указывая причину исправления и предоставляя подтверждающие документы (приказ, справку). После проверки ФСС запись обновляеться, а работнику отправляется уведомление.

Какие штрафы предусмотрены за нарушение порядка ведения ЭТК?

Согласно статье 5.27 КоАП РФ, за отсутствие или неправильное ведение ЭТК предусмотрены штрафы:

• для юридических лиц – от 30 000 до 50 000 рублей;
• для должностных лиц – от 5 000 до 10 000 рублей.

Как проверить, что работодатель действительно передал сведения в ФСС?

Работник может зайти в личный кабинет Госуслуг и просмотреть историю записей. Если запись о приёме отсутствует, работник имеет право потребовать от работодателя подтверждение передачи данных.

Переход к электронной трудовой книжке полностью изменил процесс приёма и увольнения сотрудников. Теперь все операции происходят в цифровом пространстве, что повышает прозрачность, ускоряет обмен информацией и снижает риск потери данных. Для успешного внедрения необходимо:

• обеспечить техническую готовность (интеграция с ФСС, электронные подписи);
• обучить кадровый персонал правилам работы с ЭТК;
• информировать работников о их правах и порядке доступа к электронному документу;
• внедрить внутренние процедуры контроля качества вводимых данных.

Соблюдая указанные правила, работодатели смогут безошибочно вести трудовые книжки в электронном виде, а сотрудники получат удобный и надёжный инструмент для контроля своей трудовой истории.

Дата актуализации статьи: 23 мая 2026 г.