Сегодня 18:43:32 () электронная трудовая книжка (ЭТК) уже прочно вошла в практику трудовых отношений в России. Она заменяет традиционный бумажный документ, обеспечивая быстрый доступ к сведениям о трудовой деятельности и упрощая взаимодействие работника, работодателя и государственных органов.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)

Электронная трудовая книжка – это цифровой вариант традиционной трудовой книжки, хранящийся в единой государственной информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР); В ней содержатся:

• данные о работнике (ФИО, СНИЛС, дата рождения);
• сведения о месте работы, должности и трудовой функции;
• информация о приёме, переводах, увольнениях и других кадровых мероприятиях;
• периоды работы и размеры страховых взносов.

Все записи вносятся работодателем в электронном виде и сразу же становятся доступными работнику через личный кабинет на портале Госуслуг или в мобильном приложении ПФР.

Правовая база и сроки введения

1. Федеральный закон от № 197‑ФЗ «О трудовой пенсии в Российской Федерации» (с изменениями, внесёнными в 2020‑2021 гг.);
2. Приказ Минтруда России от № 332н «О внесении изменений в порядок ведения трудовых книжек»;
3. Постановление Правительства РФ от № 12 «О переходе на электронный учёт трудовой деятельности».

Согласно этим документам:

• С 10 июня 2021 г. введён обязательный электронный учёт трудовой деятельности для всех newly hired сотрудников (первая работа);
• С 1 января 2022 г. все работники, трудоустраивающиеся в первый раз, обязаны получать ЭТК;
• Работники, принятые до 2020 г., могут вести одновременно бумажную и электронную книжку, если не подадут заявление об отказе от бумажного варианта.

Как оформить ЭТК при приёме на новую работу

Процедура оформления электронной трудовой книжки при переходе на новое место работы выглядит следующим образом:

1. Получение согласия работника. При приёме на работу сотрудник подаёт заявление о желании вести трудовую книжку в электронном виде (формат заявления утверждён Приказом Минтруда № 332н). Если работник ранее уже имел ЭТК, достаточно подтвердить её наличие.
2. Передача сведений от предыдущего работодателя. Новый работодатель запрашивает выписку из ЭТК у бывшего работодателя (по последнему месту работы) либо напрямую из личного кабинета сотрудника на портале Госуслуг. Выписка содержит полную историю трудовой деятельности: места работы, должности, периоды, причины увольнения.
3. Внесение записи о приёме. После получения выписки новый работодатель вносит в ЭТК запись о приёме на работу (дата, должность, структурное подразделение, трудовая функция). Запись подписывается электронной цифровой подписью (ЭЦП) уполномоченного лица кадровой службы.
4. Уведомление работника; Сотрудник получает уведомление о внесении записи в личном кабинете Госуслуг или в приложении ПФР. Он может проверить корректность данных и, при необходимости, подать запрос на исправление.
5. Хранение и защита данных. Все сведения хранятся в защищённой базе ПФР, доступ к которым имеют только уполномоченные органы (ПФР, ФСС, налоговые органы) и сам работник.

Где можно получить выписку из ЭТК

Выписка из электронной трудовой книжки может быть получена следующими способами:

• Через личный кабинет на портале Госуслуг (раздел «Трудовая деятельность» → «Выписка из ЭТК»);
• В Многофункциональном центре (МФЦ) по заявлению работника;
• В территориальном органе Пенсионного фонда России (или Социального фонда России после 2023 г.);
• У текущего или бывшего работодателя (по последнему месту работы) – они обязаны предоставить выписку по первому требованию сотрудника;
• Через корпоративный портал работодателя, если организация использует интегрированную кадровую систему, синхронную с ПФР.

Выписка выдаётся в виде PDF‑документа с электронной подписью ПФР и имеет юридическую силу равную выписке из бумажной трудовой книжки.

Преимущества электронного формата

Переход на ЭТК даёт множество выгод как для работников, так и для работодателей:

• Надёжность. Исключается риск потери, повреждения или подделки документа;
• Доступность. Сведения доступны в любое время и из любого места с интернет‑подключением;
• Скорость оформления. Внесение записи занимает считанные минуты, а не дни, как при ручном заполнении бумажной книжки;
• Сокращение бюрократии. Не нужно хранить и перемещать физические экземпляры при смене места работы;
• Прозрачность для государства. Автоматический учёт страховых взносов и стажа упрощает расчёт пенсий и пособий;
• Экономия ресурсов. Снижение расходов на печать, хранение и архивирование бумажных документов.

Сохранение бумажной трудовой книжки

Законодательство допускает одновременное ведение бумажной и электронной трудовой книжки, если работник не подал заявление об отказе от бумажного варианта. В этом случае:

• Работодатель продолжает делать записи в бумажную книжку (по старому образцу);
• Все записи также дублируются в ЭТК;
• При увольнении работник получает оба документа – бумажную книжку и выписку из ЭТК.

Если работник решит полностью перейти на электронный формат, он подаёт заявление об отказе от бумажной книжки, после чего дальнейшее ведение ведётся исключительно в ЭТК.

Электронная трудовая книжка – это не просто цифровой аналог привычного документа, а современный инструмент, который делает трудовые отношения более прозрачными, безопасными и эффективными. При переходе на новое место работы сотрудник получает возможность быстро подтвердить свой трудовой стаж, а работодатель – оперативно оформить все необходимые кадровые записи без лишней бумажной волокиты. Учитывая текущие нормы и дату , можно утверждать, что ЭТК уже стала стандартом для большинства россиян, а её использование будет только расширяться в ближайшие годы.