С 1 января 2026 года в России завершён переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Теперь каждый новый сотрудник обязан иметь цифровой документ, а работодатели обязаны вести его в электронном виде. В этой статье мы разберём, что такое ЭТК, какие преимущества и риски с ней связаны, а также пошагово покажем, как правильно оформить ЭТК новому сотруднику.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, доступный через Единый портал госуслуг и Портал Фонда социального страхования (ПФР). В ней хранятся все сведения о трудовой деятельности работника: дата приёма, должность, стаж, увольнение, переводы и т.д.
- Ведётся в электронном виде работодателем.
- Работник может просматривать данные в любое время.
- Сведения автоматически передаются в ПФР для расчёта стажа и начисления пенсии.
Преимущества и недостатки ЭТК
Преимущества
- Постоянный доступ к данным.
- Устранение бумажных ошибок и потери документов.
- Экономия времени и ресурсов на печать.
- Сокращение бумажного оборота и поддержка экологических инициатив.
Недостатки и риски
- Требуется согласие работника на ведение ЭТК.
- Потенциальные технические сбои и проблемы с доступом.
- Неправильное заполнение может привести к ошибкам в расчётах стажа.
- Нужно соблюдать требования безопасности данных.
Пошаговый процесс оформления ЭТК новому сотруднику
- Проверка заявления об отказе от бумажной книжки
При приёме нового сотрудника выясните, подавал ли он заявление об отказе от бумажной трудовой книжки в предыдущем месте работы. Если да, то в бумажной книжке будет закрывающая запись о переходе на ЭТК.
- Сбор необходимых документов
Соберите:
- паспорт (копия)
- свидетельство о рождении (если требуется)
- договор о приёме на работу
- заявление сотрудника об отказе от бумажной книжки (если применимо)
- Форма СЗВ‑ТД (Сведения о трудовой деятельности)
Отдел кадров заполняет форму СЗВ‑ТД, в которой указываются:
- ФИО, дата рождения, место жительства
- Дата приёма, должность, место работы
- Сведения о стаже, переводах, увольнениях
- Согласие работника на ведение ЭТК (письменное заявление)
- Подача в ПФР через портал госуслуг
Используйте раздел «СФР» на портале госуслуг, выберите «Создать отчет» → «ЕФС‑1» (форма СЗВ‑ТД). Заполните форму и отправьте в ПФР.
- Получение электронного справки
После обработки ПФР вы получите электронную справку о трудовой деятельности. Работник может открыть её в личном кабинете госуслуг.
- Передача сотруднику
Сотруднику необходимо предоставить копию заявления об отказе от бумажной книжки (если он её отказал) и подтверждение о регистрации в ЭТК. В бумажной трудовой книжке можно оставить запись о приёме и переходе на ЭТК.
- Проверка и подтверждение
Сотрудник проверяет, что его данные корректно отражены в ЭТК, и сохраняет подтверждение в личном кабинете.
Ключевые документы и формы
- Форма СЗВ‑ТД (ЕФС‑1) – обязательная для всех новых сотрудников.
- Заявление об отказе от бумажной трудовой книжки – если работник согласен перейти на ЭТК.
- Согласие работника на ведение ЭТК – письменное подтверждение.
- Внутренний приказ/политика компании – регламентирует порядок ведения ЭТК.
Как проверить наличие у сотрудника ЭТК
Сотрудник может открыть портал госуслуг, перейти в раздел «Трудовая книжка» и увидеть статус: «Электронная трудовая книжка активна» или «Переход на ЭТК в процессе».
Как получить выписку из ЭТК
- Войдите в личный кабинет госуслуг.
- Выберите «Трудовая книжка» → «Получить выписку».
- Выберите нужный период и отправьте запрос.
- Выписка будет доступна в формате PDF в течение 5–7 рабочих дней.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли получить ЭТК, если у меня ещё нет работы?
Да, при первом приёме на работу вы можете оформить ЭТК. Если у вас нет прежнего места работы, просто заполните форму СЗВ‑ТД с пустыми полями о предыдущих трудовых отношениях. - Что делать, если в ЭТК внесены ошибки?
Подайте запрос в ПФР через портал госуслуг с указанием ошибки и приложением доказательств (договор, справка). - Можно ли одновременно вести бумажную и электронную книжку?
Да, если работник не отказался от бумажной. Однако с 1 января 2026 года переходный период завершён, и новые сотрудники обязаны иметь только ЭТК. - Какой срок хранения данных в ЭТК?
Данные сохраняются в течение всего срока трудовых отношений и 10 лет после увольнения.
Оформление электронной трудовой книжки новому сотруднику — это не только юридическое требование, но и шаг к цифровизации кадрового учёта. Следуя указанным шагам, вы гарантируете корректность данных, соблюдение законодательства и удобство для всех сторон. Не забывайте регулярно проверять статус ЭТК и обновлять сведения при изменениях в трудовых отношениях.
Удачной работы с электронными трудовыми книжками!