С 1 января 2020 года в России вступил в силу новый закон, позволяющий работникам выбирать форму ведения трудовой книжки — на бумажном носителе или в электронном виде. Сегодня, в 2026 году, всё больше сотрудников осознанно делают выбор в пользу электронной трудовой книжки (ЭТК). Это не просто модный тренд, а логичный шаг в эпоху цифровизации государственных услуг. В этой статье мы подробно разберём, что значит выбор электронной трудовой книжки, как это оформить, какие права и обязанности возникают у работника и работодателя, и как пользоваться ЭТК в повседневной жизни.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки. В ней хранится вся история трудовой деятельности работника: даты приёма на работу, увольнения, перевода на другую должность, награды, квалификационные категории и другие сведения, предусмотренные законом.

Все данные вносятся автоматически работодателем в единую информационную систему Пенсионного фонда России (ПФР). Эта база данных является централизованной, надёжной и доступной работнику в любое время через личный кабинет на портале Госуслуги или в личном кабинете на сайте ПФР.

Почему работник выбирает электронную трудовую книжку?

• Удобство доступа, сведения всегда под рукой, даже если бумажная книжка потеряна или повреждена.
• Безопасность — исключается риск утери, порчи, подделки или ошибок при ручном заполнении.
• Экономия времени — при трудоустройстве не нужно ждать, пока новый работодатель запросит бумажную книжку; вся информация передаётся мгновенно.
• Экологичность — снижается потребление бумаги и других ресурсов.
• Интеграция с государственными сервисами — данные ЭТК автоматически используются при оформлении пенсий, пособий, льгот и других социальных выплат.

Как оформить электронную трудовую книжку?

Процедура оформления ЭТК проста и не требует сложных действий со стороны работника. Вот пошаговая инструкция:

1. Подать заявление — работник должен написать и подать работодателю заявление о выборе электронной формы ведения трудовой книжки. Форма заявления утверждена Правительством РФ и не требует специального бланка — можно написать в свободной форме, но обязательно указать:
   • ФИО полностью
   • СНИЛС
   • Паспортные данные
   • Фразу: «Прошу вести мою трудовую книжку в электронной форме»
   • Дата и подпись
2. Работодатель передаёт данные в ПФР — в течение 1 рабочего дня после получения заявления работодатель обязан направить сведения о работнике в Пенсионный фонд через систему электронного документооборота (формат ЕФС-1).
3. ПФР создаёт ЭТК — в течение 5 рабочих дней ПФР формирует электронную трудовую книжку и привязывает её к СНИЛС работника.
4. Работник получает доступ — после создания ЭТК работник может впервые посмотреть свои данные на портале Госуслуги или в личном кабинете ПФР.

Важно!

Если работник уже имеет бумажную трудовую книжку, она не аннулируется. Она остаётся у работника как исторический документ. Все новые сведения (с момента подачи заявления) будут вноситься только в электронную форму. Бумажная книжка больше не заполняется, но сохраняется как архивный документ.

Как посмотреть электронную трудовую книжку?

Доступ к ЭТК предоставляется бесплатно и в любое время через следующие каналы:

• Портал «Госуслуги» — войдите в личный кабинет, перейдите в раздел «Пенсия, пособия и льготы» → «Электронная трудовая книжка».
• Личный кабинет на сайте ПФР, https://lk.pfrf.ru (требуется подтверждённая учётная запись на Госуслугах).
• Мобильное приложение «ПФР» — доступно для iOS и Android.
• В офисе Пенсионного фонда, по предварительной записи, с паспортом и СНИЛС.

В ЭТК отображаются следующие сведения:

• ФИО, СНИЛС, ИНН
• Наименование всех работодателей
• Даты приёма и увольнения
• Должности и профессии
• Основания для приёма и увольнения (с указанием статей ТК РФ)
• Награды, поощрения, квалификационные категории
• Сведения о переводах

Что делать работодателю, если работник выбрал ЭТК?

Работодатель обязан соблюдать чёткий алгоритм действий:

1. Принять заявление от работника о переходе на ЭТК.
2. Не вести бумажную трудовую книжку — с даты подачи заявления все новые записи в бумажную книжку запрещены.
3. Передать сведения в ПФР — в течение 1 рабочего дня после каждого события (приём, увольнение, перевод, награждение) работодатель обязан направить в ПФР сведения в формате ЕФС-1 через специализированную систему (например, через «Кадровик», «1С», или напрямую через сервис ПФР);
4. Выдать работнику выписку из ЭТК — по запросу работника работодатель обязан в течение 3 рабочих дней предоставить ему выписку из электронной трудовой книжки на бумажном носителе (с печатью и подписью) или в электронном виде с ЭЦП.

Если работник увольняется, работодатель обязан не только передать сведения в ПФР, но и выдать ему выписку из ЭТК — это обязательное требование Трудового кодекса РФ (ст. 84.1).

Можно ли вернуться к бумажной трудовой книжке?

Да, работник имеет право отменить выбор электронной формы и вернуться к бумажной трудовой книжке. Для этого нужно:

1. Написать новое заявление: «Прошу прекратить ведение моей трудовой книжки в электронной форме и оформить бумажную трудовую книжку».
2. Работодатель направляет в ПФР уведомление об отмене ЭТК.
3. ПФР приостанавливает ведение ЭТК и передаёт все сведения в бумажную форму, которую работодатель оформляет и выдаёт работнику.

Важно: после возврата к бумажной книжке все последующие записи будут вестись только в ней. Электронная версия остаётся в архиве ПФР, но больше не обновляется.

Преимущества ЭТК для работодателей

• Снижение административной нагрузки, нет необходимости хранить, учитывать и передавать бумажные книжки.
• Минимизация рисков, исключаются ошибки при заполнении, потери документов, штрафы за нарушения.
• Автоматизация процессов, интеграция с бухгалтерскими и кадровыми системами (1С, Контур, СБИС и др.) позволяет автоматически передавать данные в ПФР.
• Повышение прозрачности — все изменения фиксируются в системе, что снижает риски споров с сотрудниками.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос 1: Обязательно ли переходить на ЭТК?

Нет. Переход на электронную трудовую книжку — добровольный. Работник может выбрать любой вариант: бумажную, электронную или даже сохранить обе формы (но новые записи будут только в электронной).

Вопрос 2: Что делать, если работник устраивается впервые?

Если работник устраивается на работу впервые, работодатель обязан оформить ему электронную трудовую книжку, если он не подал заявление о желании получить бумажную. Бумажная книжка выдаётся только по письменному запросу работника.

Вопрос 3: Можно ли получить выписку из ЭТК для банка или вуза?

Да. Выписка из ЭТК, выданная работодателем или ПФР, имеет юридическую силу и может быть использована для подтверждения трудового стажа в банке, при поступлении в вуз, при оформлении визы и т.д. Выписка должна быть подписана электронной цифровой подписью (ЭЦП) или заверена печатью и подписью работодателя.

Вопрос 4: Будут ли учитываться стаж и пенсионные баллы в ЭТК?

Да. Все сведения, внесённые в ЭТК, автоматически учитываются при расчёте страхового стажа и индивидуального пенсионного коэффициента (ИПК). ПФР использует эти данные для назначения пенсий без дополнительных запросов.

Выбор в пользу электронной трудовой книжки, это не просто формальность, а осознанный шаг к более прозрачной, безопасной и удобной системе учёта трудового стажа. Для работника, это гарантия сохранности своей профессиональной истории. Для работодателя, снижение рисков и повышение эффективности кадрового учёта;

Если вы — работник, который ещё не выбрал форму ведения трудовой книжки, не откладывайте решение. Подайте заявление сегодня — и уже завтра ваши трудовые достижения будут надёжно защищены в цифровом пространстве.

Если вы — работодатель, убедитесь, что ваша кадровая служба знает все требования законодательства и использует современные системы для передачи данных в ПФР. В 2026 году цифровизация, не опция, а норма.

Помните: ваша трудовая история — ваше право. И теперь она, в ваших руках, даже если она хранится в облаке.

Для получения выписки из ЭТК или проверки своих данных: https://www.gosuslugi.ru | https://lk.pfrf.ru