Цифровизация коснулась многих сфер, и трудовые отношения не стали исключением. Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это современный, безопасный и удобный аналог традиционной бумажной книжки, который постепенно становится основным документом, подтверждающим трудовой стаж и историю занятости гражданина РФ.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка — это официальный документ в виде электронной записи, содержащая сведения о трудовой деятельности физического лица. Эти данные формируются и хранятся в Единой государственной информационной системе социального обеспечения (ЕГИСС), которая ведётся Пенсионным фондом России (ПФР).

Основой для внесения сведений служат отчётные документы, которые работодатель обязан представлять в ПФР:

• СЗВ-ТД — Сведения о трудовой деятельности (основной отчёт, заменяющий старую форму СЗВ-4).
• СЗВ-СТАЖ, Сведения для страхового стажа (применяется в отдельных случаях).

Ключевые даты и переходный период

Законодательство в этой области постоянно развивается. Вот основные вехи:

1. С 1 января 2021 года — для всех вновь принимаемых на работу граждан (кроме отдельных категорий) работодатели обязаны открывать и вести только электронную трудовую книжку. Бумажная выдаётся только по письменному заявлению работника.
2. До 2021 года — у граждан, уже имевших бумажную трудовую книжку, могла быть и та, и другая (бумажная и электронная) одновременно.
3. С 1 января 2024 года — вступил в силу ряд поправок, уточняющих порядок ведения ЭТК и права граждан на получение выписки.

Важно: Если у вас уже есть бумажная трудовая книжка, вы можете подать заявление о её переводе в электронную форму. При этом бумажный документ не изымается, а остаётся у вас как архивная копия. Все новые записи после перехода будут вноситься только в ЭТК.

Как и когда заполняется электронная трудовая книжка?

При приёме на работу (оформление приказа)

Работодатель (отдел кадров или бухгалтерия) обязан в течение одного рабочего дня со дня издания приказа о приёме на работу:

• Сформировать и направить в ПФР отчёт СЗВ-ТД с данными о приёме.
• В этом отчёте указываются: ФИО, СНИЛС, данные паспорта, дата приёма, подразделение, должность, условия труда и т.д.

На основании этого отчёта ПФР автоматически создаёт или дополняет вашу электронную трудовую книжку. Вам не нужно ничего подписывать или подавать дополнительно.

В период работы (изменения)

Любые изменения в трудовых отношениях (перевод, изменение условий договора, отпуск, увольнение) также отражаются через отчёт СЗВ-ТД. Работодатель обязан направить его в ПФР в сроки, установленные законодательством (обычно в день издания соответствующего приказа).

При увольнении (самый важный этап)

В день увольнения (издания приказа об увольнении) работодатель обязан:

1. Сформировать и направить в ПФР отчёт СЗВ-ТД с записью об увольнении (указать дату и основание увольнения по ТК РФ).
2. Выдать работнику трудовую книжку (если она бумажная) с внесённой записью об увольнении.
3. Для электронной книжки: Если у работника ведётся только ЭТК, то не требуется физической выдачи документа. Достаточно факта отправки отчёта СЗВ-ТД в ПФР. Однако по письменному заявлению работника работодатель обязан выдать ему выписку из электронной трудовой книжки (на бумаге) с отметкой об увольнении. Эта выписка имеет ту же юридическую силу, что и запись в бумажной книжке.

Как подтвердить наличие у работника электронной трудовой книжки?

Работодатель может проверить, ведётся ли у конкретного гражданина ЭТК, через личный кабинет на сайте ПФР (для этого нужен доступ по квалифицированной электронной подписи) или запросив информацию у самого работника.

Самый простой способ для работника: Заказать выписку из электронной трудовой книжки через Госуслуги или на сайте ПФР. Эта выписка является официальным документом и подтверждает наличие и содержание ЭТК.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

С какого года при приеме на работу впервые гражданам оформляется только ЭТК?

С 1 января 2021 года. Для всех вновь принимаемых на работу, за исключением отдельных категорий (например, работники, у которых уже есть бумажная книжка и они не подали заявление на переход).

Что делать, если работодатель не отправляет СЗВ-ТД?

Это прямое нарушение Трудового кодекса РФ (ст. 91, 91.1). Работник имеет право:

• Подать жалобу в Государственную инспекцию труда (ГИТ).
• Обратиться в Пенсионный фонд с заявлением о восстановлении или внесении сведений.
• В случае судебного спора о стаже — требовать признания трудового стажа на основании иных доказательств (приказы, табели, зарплатные ведомости), так как отсутствие записи в ПФР не аннулирует сам факт работы.

Могу ли я отказаться от ЭТК и требовать бумажную?

Нет. С 2021 года для вновь принимаемых на работу ведение бумажной трудовой книжки возможно только по письменному заявлению работника. Если заявление не подано — работодатель обязан оформить ЭТК. Отказ от ЭТК в пользу бумажной не является правом работника, а лишь возможностью, которую он должен заявить заранее.

Как выглядит электронная трудовая книжка?

У неё нет физического носителя. Это электронная запись в базе ПФР; Её «визуализацией» является выписка из ЭТК — документ на бумаге или в электронном виде (с ЭЦП), который можно получить:

• Через Госуслуги (бесплатно).
• В отделении ПФР (бесплатно).
• Через МФЦ (платно, по тарифам).

Электронная трудовая книжка — это шаг в сторону цифровизации и защиты трудовых прав. Она исключает потерю, подделку или неправильное ведение бумажного документа. Основная ответственность за своевременное и корректное отражение сведений лежит на работодателе через подачу отчётов СЗВ-ТД. Как работник, вам необходимо:

1. Знать свои права и обязанности.
2. Регулярно (раз в 1-2 года) проверять выписку из ЭТК через Госуслуги.
3. При увольнении убедиться, что работодатель отправил отчёт, и при необходимости получить бумажную выписку.

При наличии спорных ситуаций — обращаться в ПФР, ГИТ или суд, имея на руках все возможные доказательства трудовых отношений.

Информация в статье актуальна на май 2026 года. Для получения самой точной и персональной информации обращайтесь в отделение ПФР или на официальный сайт Пенсионного фонда России.