С развитием цифровых технологий государственные сервисы становятся всё более доступными и оперативными․ Одним из ключевых изменений в сфере кадрового учета стал переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)․ Если раньше бумажный документ был единственным подтверждением стажа, то сегодня цифровой формат становится стандартом․
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?
Электронная трудовая книжка, это цифровой документ, в котором хранится вся информация о трудовой деятельности работника․ В отличие от бумажного варианта, ЭТК не хранится в сейфе работодателя, а находится в информационной базе Социального фонда России (СФР)․
В ЭТК фиксируются следующие данные:
- Личные данные сотрудника;
- Наименование организаций, в которых работал специалист;
- Даты приема на работу и увольнения;
- Занимаемые должности и специальности;
- Сведения о переводах на другие должности и повышениях;
- Причины увольнения․
Кому нужна электронная трудовая книжка?
На сегодняшний день вопрос «кому она нужна» фактически заменен на «кто обязан её иметь», так как система цифровизации охватила почти всех участников рынка труда․
Для работников
ЭТК необходима практически каждому трудоустроенному гражданину по следующим причинам:
- Подтверждение стажа: Это основной документ для расчета трудового стажа, который в дальнейшем используется при назначении пенсии․
- Поиск новой работы: ЭТК позволяет быстро подтвердить свой профессиональный опыт перед новым работодателем․
- Удобство доступа: Работник может в любой момент получить выписку о своей трудовой деятельности через портал Госуслуг или в отделении СФР, не дожидаясь запроса от работодателя․
- Безопасность: Цифровой документ невозможно потерять, испортить или украсть, в отличие от бумажной книжки․
Для тех, кто устраивается на работу впервые
Для граждан, которые впервые выходят на рынок труда, оформление ЭТК является обязательным․ В этом случае бумажная книжка просто не заводится․
Для работодателей и кадровиков
Для компаний переход на ЭТК — это не просто требование закона, но и инструмент оптимизации:
- Снижение ошибок: Автоматизация учета уменьшает количество технических ошибок при заполнении документов․
- Дистанционный учет: Возможность работать с кадровыми данными в электронном виде существенно упрощает документооборот, особенно при удаленном формате работы․
- Отчетность: Работодатели передают сведения в СФР через форму ЕФС-1, что систематизирует процесс подачи данных․
Как работает переход на ЭТК?
Переход с бумажного носителя на электронный носит добровольный характер для тех, у кого уже была заведена бумажная книжка․ Однако стоит помнить о важных нюансах:
- Заявление: Если работник хочет перейти на ЭТК, он должен подать письменное заявление работодателю․
- Сохранение бумажной книжки: При переходе на электронный формат бумажная трудовая книжка остается у работника на руках, но новые записи в неё больше не вносятся․
- Сроки подачи данных: Работодатель обязан вносить сведения о приеме и увольнении на следующий день после выхода приказа, а об изменениях в должности — до 15-го числа следующего месяца․
Как получить сведения из ЭТК?
Поскольку физически «книжки» как предмета нет, работник может получить информацию о своем стаже в виде выписки:
- Форма СТД-Р: Выдается работодателем по запросу сотрудника․
- Форма СТД-СФР: Получается самостоятельно через личный кабинет на Госуслугах или непосредственно в Социальном фонде России․
Электронная трудовая книжка — это современный инструмент, который делает процесс подтверждения стажа прозрачным и быстрым․ Она нужна каждому работающему гражданину для обеспечения своих пенсионных прав и упрощения смены места работы, а также каждому работодателю для соблюдения законодательства и эффективного кадрового учета․