Вопрос о переходе на электронные трудовые книжки (ЭТК) — один из самых обсуждаемых в кадровой сфере последних лет. С 1 января 2021 года начался обязательный переход, а с 2024 года для большинства работодателей ведение ЭТК стало обязательным. В этой статье разберем, что такое электронная трудовая книжка, кому она нужна, как ее получить и главное — нужно ли ее «делать» в 2026 году.

Краткая история и правовая база

Ключевым документом стал Федеральный закон от № 439-ФЗ, который внес изменения в Трудовой кодекс РФ (статья 66.1). Он установил возможность ведения информации о трудовой деятельности в электронном виде;

• С 1 января 2021 года — начался переходный период, работодатели могли вести ЭТК наряду с бумажной.
• С 1 января 2024 года — для всех работодателей (кроме отдельных случаев) ведение ЭТК стало обязательным. Все новые сведения о трудовой деятельности должны вноситься только в электронный формат.
• С 1 января 2026 года — полностью отменен выпуск новых бумажных трудовых книжек. Однако уже выданные бумажные книжки остаются у граждан и продолжают действовать.

Кому и когда выдается электронная трудовая книжка?

ЭТК формируется автоматически. Вот основные правила:

1. Для впервые устраивающихся на работу с 1 января 2021 года — им выдается только электронная трудовая книжка. Бумажный вариант не оформляется.
2. Для работников, уже имеющих бумажную книжку на 31 декабря 2020 года:
   • Они могут продолжать пользоваться бумажной книжкой.
   • Одновременно для них обязательно создается электронная версия, куда работодатель вносит все новые записи (прием, увольнение, переводы и т.д.).
   • При увольнении работник может получить выписку из ЭТК или продолжать вести бумажную.
3. Для работников, принятых до 2021 года, но не имевших бумажную книжку — им также формируется ЭТК.

Что хранится в электронной трудовой книжке?

Согласно статье 66.1 ТК РФ, в ЭТК вносятся обязательные сведения:

• ФИО, дата и место рождения работника.
• Сведения о работодателе (наименование, ИНН, ОГРН).
• Дата и основание заключения трудового договора.
• Дата и основание прекращения трудового договора.
• Сведения о переводах, временном переводе, изменении трудовой функции.
• Сведения об обучении и повышении квалификации, если оно было связано с работой.
• Сведения о награждениях, поощрениях (но здесь есть нюанс, см. ниже).
• Сведения о справках о заработной плате (форма СЗВ-ТД), которые работодатель обязан ежемесячно передавать в Социальный фонд России (СФР).

Где и как посмотреть свою электронную трудовую книжку?

Доступ к ЭТК у гражданина есть через официальные порталы:

1. Личный кабинет на портале Госуслуг (требуется подтвержденная учетная запись). В разделе «Трудовая деятельность» можно просмотреть все записи и получить официальную выписку.
2. Личный кабинет на сайте Социального фонда России (СФР) (ранее ПФР). Это основной хранитель данных. Доступ также через Госуслуги или с помощью ЭЦП.
3. Через работодателя. Работодатель обязан по письменному заявлению работника выдать ему распечатку (выписку) из ЭТК на бумажном носителе с подписью и печатью. Эта выписка имеет ту же юридическую силу, что и запись в бумажной книжке.

Практические шаги для работника в 2026 году

Если вы устраиваетесь на работу в 2026 году:

• Если вы впервые устраиваетесь — вам не нужно ничего «делать» или «оформлять». Работодатель сам создаст вам ЭТК в СФР. Ваша задача — периодически проверять ее актуальность через Госуслуги.
• Если у вас есть старая бумажная книжка:
  1. Вы можете продолжать ею пользоваться, сдавая ее при увольнении.
  2. Но вы вправе потребовать от работодателя переноса всех записей из бумажной книги в электронную (это делается по заявлению).
  3. При увольнении вы можете выбрать: получить трудовую в бумажном виде (с выпиской из ЭТК) или только выписку из ЭТК.
• Обязательно проверяйте записи! При приеме на работу, переводе и особенно при увольнении запрашивайте у кадровика выписку из ЭТК и внимательно сверяйте даты, формулировки и реквизиты. Ошибки нужно исправлять немедленно.

Что должен делать работодатель?

Для организаций с 2024 года:

• Вести обязательный кадровый электронный документооборот (КЭДО), включая формирование ЭТК.
• Ежемесячно передавать в СФР сведения о трудовой деятельности и заработке по форме СЗВ-ТД (срок — не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным).
• При приеме на работу уточнять у сотрудника, есть ли у него бумажная трудовая книжка. Если есть, сделать в ней последнюю запись о приеме на текущее место работы (до 2024 года это было обязательно, сейчас — по желанию работника).
• По заявлению работника выдавать ему выписку из ЭТК на бумаге.

Частые вопросы и мифы

Миф 1: «Электронная книжка — это ненужная бюрократия, ее можно игнорировать»

Нет. Для работодателя ведение ЭТК — прямое требование закона. Несоблюдение влечет административную ответственность (штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ). Для работника отсутствие записи в ЭТК может привести к проблемам с подтверждением стажа и трудового договора.

Миф 2: «Бумажную книжку полностью отменили, ее нужно сдать»

Нет. Бумажные книжки, выданные до 2021 года, остаются у граждан. Их можно продолжать вести и сдавать при увольнении. С 2026 года новые бумажные книжки не выдаются, но старые не аннулируются.

Миф 3: «В электронной книжке есть вся информация, включая все награды и особенности работы»

Частично да. Как указано выше, некоторые детали могут не отражаться. Для подтверждения особых условий труда или поощрений могут потребоваться дополнительные документы (приказы, локальные нормативные акты).

Миф 4: «Если я не работаю, у меня нет ЭТК»

Нет. ЭТК создается в момент первого трудоустройства и хранится в СФР навсегда. Даже если вы долго не работали, ваша ЭТК будет активирована снова при устройстве на новую работу.

К 2026 году система электронных трудовых книжек полностью устоялась. Вот ключевые выводы:

1. Делать ли ЭТК? Для работодателя — обязательно. Для работника, она создается автоматически при первом трудоустройстве с 2021 года. Действия от вас не требуются, кроме контроля.
2. Нужна ли бумажная книжка? Если у вас уже есть — можете пользоваться ею параллельно. Если нет (вы впервые устраиваетесь) — бумажный вариант не получите.
3. Главное правило: Контролируйте свою ЭТК! Регулярно проверяйте записи через Госуслуги или сайт СФР. При обнаружении ошибок немедленно обращайтесь к работодателю для исправления.
4. Безопасность: ЭТК защищена от подделки, хранится в государственной системе и не может быть утеряна, в отличие от бумажного варианта.

Статья подготовлена на основе анализа законодательства и практики применения электронных трудовых книжек по состоянию на май 2026 года. Для получения самой актуальной информации обращайтесь к официальным источникам: сайт Социального фонда России (sfr.gov.ru) и портал Госуслуг (gosuslugi.ru).