Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни, и трудовые отношения не стали исключением. Электронная трудовая книжка (ЭТК) появилась в России несколько лет назад и сразу привлекла внимание как крупных работодателей, так и обычных граждан. С 1 января 2026 года в нашей стране завершается переходный период по внедрению ЭТК. Это означает, что трудовой стаж теперь в обязательном порядке формируется в цифровом формате, а традиционные бумажные трудовые книжки постепенно уходят в прошлое. В этой статье мы подробно разберем, какая именно информация хранится в электронной трудовой книжке и как это работает.
Главная информация в ЭТК
Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Электронный вариант полностью дублирует все те данные, которые ранее фиксировались на бумаге. В электронной трудовой книжке содержится следующая основная информация:
- Сведения о работнике: ФИО, дата рождения и номер СНИЛС (именно по СНИЛС происходит идентификация работника в системе).
- Сведения о трудовой деятельности: прием на работу, перевод на другую должность, увольнение.
- Информация о работодателе: полное наименование организации, регистрационный номер в ПФР (СЗВ-ТД), ИНН и КПП.
- Основания для кадровых решений: реквизиты приказов, распоряжений или иных документов, на основании которых вносилась запись (дата, номер, статья Трудового кодекса РФ при увольнении).
Как формируются данные?
Важно понимать, что электронная трудовая книжка — это не файл на вашем компьютере или смартфоне, а запись в федеральной государственной информационной системе. Работодатель ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным, направляет в Социальный фонд России (СФР) отчет по форме ЕФС-1. Именно на основе этих отчетов и пополняется ваша ЭТК.
Что еще важно знать о содержимом ЭТК?
Многие работники переживают, что в цифровом формате сохранится не вся информация. Однако это не так. В базе данных отражаются:
- Место работы: структурное подразделение (цех, отдел, филиал), если оно указано в трудовом договоре.
- Трудовая функция: должность, профессия, специальность, квалификация и разряд.
- Вид выполняемой работы: основное место работы или совместительство.
- Вид кадрового мероприятия: прием, перевод, переименование работодателя, установление (присвоение) квалификации, увольнение и т.д.
Бумажная и электронная книжка: как они сосуществуют?
Одним из самых частых вопросов остается взаимодействие старого и нового форматов. Одновременное применение электронного и бумажного вариантов предусмотрено, если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки.
Если вы сохранили бумажный вариант, работодатель обязан вести оба формата параллельно: вносить записи и в классический бланк, и отправлять сведения в СФР. Если же вы подали заявление о переходе исключительно на ЭТК, бумажная трудовая выдается вам на руки. С этого момента работодатель прекращает ее ведение, и она становится лишь архивным документом, подтверждающим ваш стаж до момента перехода.
Что будет с историей до введения ЭТК?
Вся информация о вашем стаже и местах работы, которая была внесена в бумажную трудовую книжку до начала цифровизации, не пропадет. Она сохраняется в бумажном документе на руках у работника. При необходимости эти данные можно перенести в выписку из ЭТК, но автоматически в электронной базе они не появляются — туда попадают только те события, которые произошли после начала ведения ЭТК.
Как посмотреть свою электронную трудовую книжку?
Поскольку ЭТК хранится на серверах государства, доступ к ней можно получить в любое удобное время. Для этого не нужно идти к работодателю или в фонд. Вы можете ознакомиться со своими данными через:
- Госуслуги: в разделе «Работа и занятость» или «Пенсия, пособия и льготы».
- Личный кабинет на сайте СФР: авторизация также происходит через Госуслуги.
- Приложения банков: многие крупные банки предоставляют выписку из ЭТК в своих мобильных приложениях.
Там вы сможете заказать подробную выписку или краткую справку о трудовой деятельности, которые имеют юридическую силу.
Завершение переходного периода в 2026 году делает электронную трудовую книжку неотъемлемой частью трудовых отношений в России. ЭТК содержит все те же ключевые сведения, что и бумажная: от данных о приеме и увольнении до реквизитов приказов. Цифровой формат защищает информацию от потери и повреждения, а также значительно упрощает доступ к собственным данным для каждого работника.