Важно! С 1 января 2021 года для новых сотрудников (не имевших трудового стажа до этой даты) ведение сведений о трудовой деятельности обязательно осуществляется в электронном виде. Для всех остальных работников переход на ЭТК происходит на добровольной основе по их заявлению.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка — это не отдельный документ, а защищенный раздел в единой базе данных Социального фонда России (СФР). В него работодатель вносит те же сведения, что и в бумажную книжку: приём на работу, переводы, увольнение, должности, награждения и т.д.

Документ имеет полную юридическую силу, заверен электронной подписью СФР и может быть использован везде, где требуется подтверждение трудового стажа.

Ключевые преимущества ЭТК:

• Невозможность утери или порчи.
• Автоматический расчет пенсионных коэффициентов.
• Удобный доступ через Госуслуги или сайт СФР.
• Быстрое получение выписки (за несколько минут онлайн).

Правовая основа: ТК РФ и Федеральный закон

Основным нормативным актом является статья 66.1 Трудового кодекса РФ, введенная Федеральным законом от № 439-ФЗ. Именно она устанавливает:

1. Возможность ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
2. Право работника на выбор: бумажная или электронная трудовая книжка.
3. Обязанность работодателя по запросу работника внести сведения в ЭТК и предоставить ему выписку.

Обязанности работодателя при работе с ЭТК

Работодатель (или организация, обслуживающая его по договору) обязан:

• Принять заявление от работника о предоставлении сведений в электронном виде (форма утверждена).
• Внести все сведения о трудовой деятельности (приём, увольнение и т.д.) в электронный раздел работника в СФР в течение 3 рабочих дней с даты события.
• Передать информацию в СФР в установленном формате (через сервисы СФР или через интернет-сервисы бухгалтерских программ).
• При наличии заявления работника выдать ему на руки бумажную трудовую книжку с внесенной в нее записью о том, что сведения о его трудовой деятельности хранятся в СФР (на основании ст. 66.1 ТК РФ).

Как проверить, что у кандидата электронная трудовая книжка?

При приеме на работу сотрудника, выбравшего ЭТК, работодатель должен:

1. Получить от кандидата заявление о предоставлении сведений в электронном виде.
2. Запросить выписку из ЭТК (она может быть предоставлена самим кандидатом через Госуслуги или МФЦ, либо работодатель может запросить ее сам, имея согласие работника).
3. Проверить в выписке данные о предыдущих местах работы и стаже.
4. В случае, если у кандидата ранее была бумажная книжка, он должен сдать ее работодателю для передачи сведений в СФР.

Как работник может получить свою ЭТК?

Работник имеет право получить выписку из своей электронной трудовой книжки тремя способами:

• Через портал Госуслуг (самый быстрый способ, документ заверен ЭП СФР).
• Через МФЦ («Мои документы») — выдают бумажную выписку в течение 3 рабочих дней.
• Обратившись к своему работодателю, он обязан предоставить выписку по первому требованию.

Пошаговая инструкция для организации по переходу на ЭТК

Если организация решает перевести всех сотрудников на электронный учет:

1. Информирование. Разъяснить работникам их право на выбор (ст. 66.1 ТК РФ).
2. Сбор заявлений. От каждого сотрудника, согласившегося на ЭТК, получить письменное заявление по установленной форме.
3. Подготовка данных. Для сотрудников, уже имеющих бумажную книжку, необходимо свести воедино все сведения о их трудовой деятельности (из старых книжек, приказов, личных дел).
4. Внесение в СФР. Передать всю историю трудовой деятельности по каждому сотруднику в СФР через электронные сервисы. Это можно сделать самостоятельно или с помощью бухгалтерской программы (например, 1С, Контур.Экстерн).
5. Выдача документов. Работникам, подавшим заявление, выдать бумажную трудовую книжку с соответствующей записью.
6. Дальнейшее ведение. Все новые кадровые события (прием, перевод, увольнение) вносить в ЭТК в течение 3 рабочих дней.

Частые ошибки работодателей

На практике встречаются следующие нарушения:

• Непринятие заявления. Отказ принять заявление работника о переходе на ЭТК — прямое нарушение ТК РФ.
• Невыдача бумажной книжки. После подачи заявления на ЭТК работодатель обязан выдать бумажный документ с отметкой о хранении сведений в СФР. Невыдача — нарушение.
• Срыв сроков передачи данных. Сведения о приеме/увольнении должны быть в СФР в течение 3 рабочих дней. Задержки ведут к ошибкам в расчете пенсии.
• Неполная передача истории. При переходе существующих сотрудников необходимо передать в СФР всю предшествующую трудовую историю, а не только данные с 2021 года.
• Путаница с новыми сотрудниками. С сведения о трудовой деятельности всех впервые принятых на работу (без стажа до 2021 года) должны вестись только в электронном виде. Бумажная книжка им не выдается.

Где посмотреть свою электронную трудовую книжку в 2026 году?

В 2026 году доступ к ЭТК осуществляется через:

• Личный кабинет на портале Госуслуг (раздел «Налоги и финансы» или «Труд и занятость»).
• Личный кабинет на официальном сайте Социального фонда России (СФР).
• МФЦ (для получения бумажной выписки).

Электронная трудовая книжка — это современный, безопасный и удобный инструмент учета трудового стажа. Ключевое правило для работодателя: при поступлении заявления от работника — без промедления внести сведения в СФР и выдать бумажный документ с соответствующей записью. Для новых сотрудников (без стажа до 2021 года) ЭТК, единственная форма ведения учета. Соблюдение этих простых правил избавит организацию от штрафов и претензий со стороны контролирующих органов и самих работников.