С 1 января 2020 года в России начался постепенный переход от бумажных трудовых книжек к электронным трудовым книжкам (ЭТК). Этот процесс, регулируемый Федеральным законом № 436-ФЗ от , изменил порядок ведения кадрового учета и обязал работодателей ежедневно взаимодействовать с Пенсионным фондом Российской Федерации (ПФР) через систему электронной отчетности. К 2026 году переход на ЭТК завершается, и все работодатели обязаны строго соблюдать требования по подаче отчетов в ПФР. В этой статье — подробное руководство по отчетности, срокам, формам и практическим рекомендациям.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, в котором хранятся сведения о трудовой деятельности работника: прием на работу, увольнение, переводы, изменения должности и другие события. Все данные формируются и хранятся в информационной системе ПФР и доступны работнику через его личный кабинет на портале Госуслуги.

В ЭТК автоматически вносятся:

• сведения о трудовой деятельности с 1 января 2020 года (на основании отчетов работодателя);
• сведения о трудовой деятельности до 2020 года — если они были переданы работодателем в ПФР в рамках оцифровки бумажных книжек;
• все последующие изменения, фиксируемые в момент их возникновения.

Важно: работник имеет право выбрать формат учета, бумажную или электронную трудовую книжку. Однако с 2026 года все новые трудовые отношения оформляются исключительно в электронном виде, если работник не подал заявление о сохранении бумажной книжки.

Обязательные отчеты в ПФР: формы СЗВ-ТД и СТД-Р

Работодатели обязаны подавать в ПФР два вида отчетов, связанных с ЭТК:

СЗВ-ТД — сведения о трудовой деятельности

Форма СЗВ-ТД — это основной отчет, который работодатель обязан направлять в ПФР при каждом изменении трудовых отношений с работником. Отчет подается в электронной форме через оператора электронного документооборота (ОЭД) или через личный кабинет работодателя на сайте ПФР.

Когда подавать СЗВ-ТД?

1. При приеме на работу — не позднее рабочего дня, следующего за днем приема;
2. При увольнении — не позднее рабочего дня, следующего за днем увольнения;
3. При переводе на другую работу (должность, структурное подразделение) — в течение одного рабочего дня;
4. При переходе работника на электронную трудовую книжку — в течение одного рабочего дня после получения заявления от работника;
5. При изменении наименования организации или реквизитов, в течение одного рабочего дня.

Важно! Если в течение календарного года ни один отчет СЗВ-ТД по работнику не подавался, работодатель обязан подать единовременную информацию о его должности на 1 января 2020 года — до 15 февраля 2026 года. Это касается всех сотрудников, которые работали на и не имели ранее переданных сведений в ПФР.

СТД-Р — выписка из электронной трудовой книжки

Форма СТД-Р — это выписка, которую работодатель обязан предоставить сотруднику на бумажном носителе или в электронном виде (по его запросу) при:

• увольнении;
• запросе сотрудника на получение сведений о трудовой деятельности;
• переходе на электронную трудовую книжку (если работник ранее имел бумажную);

СТД-Р содержит:

• сведения о трудовой деятельности в текущей организации;
• даты приема, увольнения, перевода;
• наименование должности и структурного подразделения.

Форма СТД-Р не передается в ПФР — она выдается работнику напрямую. Однако работодатель обязан хранить копии выданных СТД-Р в течение 5 лет.

Как подавать отчеты в ПФР? Технические требования

Отчеты СЗВ-ТД подаются в электронном виде через:

• Специализированные программы (1С:Зарплата и управление персоналом, Контур.Экстерн, БУХ.1С и др.);
• Личный кабинет работодателя на сайте ПФР (cabinets.pfrf.ru);
• Операторов электронного документооборота (ОЭД), аккредитованных ПФР (например, Такском, СБИС, Диадок и др.).

Требования к передаче данных:

• Формат файла — XML по утвержденной схеме ПФР;
• Подпись — квалифицированная электронная подпись (КЭП) руководителя или уполномоченного лица;
• Срок подачи — строго в установленные даты (см. выше).

Если вы используете бухгалтерскую программу (например, 1С), убедитесь, что она обновлена до версии, поддерживающей формат СЗВ-ТД 2026 года. В противном случае отчет не будет принят ПФР.

Как работнику получить доступ к ЭТК?

Работник может просмотреть свою электронную трудовую книжку через:

• Личный кабинет на портале Госуслуг — при наличии подтвержденной учетной записи в ЕСИА;
• МФЦ — по паспорту и СНИЛС;
• Пенсионный фонд — при личном обращении;
• Сайт ПФР — через сервис «Электронная трудовая книжка».

В личном кабинете на Госуслугах работник видит:

• все события трудовой деятельности с 2020 года;
• сведения о трудовой деятельности до 2020 года, переданные работодателем;
• статус трудовой книжки (бумажная/электронная);
• возможность запросить выписку в формате СТД-ПФР (для всех работодателей).

Что будет, если не подавать отчеты вовремя?

Нарушение сроков подачи отчетов СЗВ-ТД влечет за собой административную ответственность:

• Штраф для организации — от 30 000 до 50 000 рублей за каждое нарушение (ст. 19.7 КоАП РФ);
• Штраф для руководителя, от 300 до 500 рублей за каждое нарушение;
• Повторное нарушение — штраф до 70 000 рублей для организации и до 5 000 рублей для должностного лица;
• Риск признания недействительными сведений о стаже работника, что может повлиять на размер будущей пенсии.

Кроме того, ПФР может отказать в приеме отчетов, если они поданы с ошибками (например, неверный СНИЛС, отсутствие подписи, неправильный формат). В этом случае работодателю дается 5 рабочих дней на исправление.

Оцифровка бумажных трудовых книжек: сроки и обязательства

С 1 января 2020 года работодатели получили право (а с 2023 года — обязанность) оцифровать бумажные трудовые книжки своих сотрудников. Для этого необходимо:

1. Получить от работника заявление на оцифровку;
2. Сканировать все страницы трудовой книжки (включая ьный лист, записи о приеме, увольнении, переводе);
3. Загрузить сканы в личный кабинет ПФР через специальный сервис «Оцифровка трудовых книжек»;
4. Подать отчет СЗВ-ТД с указанием сведений, полученных из бумажной книжки.

Сроки оцифровки: до 31 декабря 2025 года — все работодатели обязаны завершить оцифровку трудовых книжек всех сотрудников, которые работали до 2020 года и не подавали заявление о переходе на ЭТК.

После 2026 года оцифровка бумажных книжек не обязательна — если работник не подал заявление, его трудовая книжка остается в бумажном виде, а ПФР не будет вести о нем сведения.

Практические рекомендации для работодателей (2026 год)

1. Проверьте статус всех сотрудников: кто выбрал ЭТК, кто сохранил бумажную книжку, кто еще не подал заявление.
2. Обновите кадровое ПО: убедитесь, что ваша бухгалтерская система (1С, Контур, Диадок и др.) поддерживает актуальные форматы СЗВ-ТД.
3. Настройте автоматическую отправку: включите в программе автоматическую генерацию и отправку СЗВ-ТД при приеме/увольнении.
4. Обучите кадровиков: они должны знать, как оформлять заявления, выдавать СТД-Р, работать с электронными документами.
5. Проведите аудит: проверьте, все ли сведения о трудовой деятельности до 2020 года переданы в ПФР. Если нет, срочно заполните и отправьте СЗВ-ТД с данными от .
6. Сохраняйте все документы: заявления работников, копии СТД-Р, подтверждения отправки отчетов — храните не менее 5 лет.

Переход на электронные трудовые книжки, это не просто новая отчетность, а фундаментальное изменение системы учета трудовой деятельности в России. К 2026 году все работодатели обязаны полностью перейти на цифровой формат взаимодействия с ПФР. Невыполнение требований влечет штрафы, риски для пенсионных прав сотрудников и репутационные потери.

Главное правило: не ждите последнего дня. Подавайте СЗВ-ТД вовремя, оцифруйте книжки до конца 2025 года, обучите персонал и обеспечьте доступ работников к их ЭТК через Госуслуги. Только так вы защитите себя и своих сотрудников от ошибок и штрафов.

Для получения актуальных форм и инструкций посетите официальный сайт Пенсионного фонда РФ: https://www.pfrf.ru — раздел «Электронная трудовая книжка».

Информация актуальна на 22 мая 2026 года. Рекомендуется регулярно проверять обновления на сайте ПФР и в законодательных базах (КонсультантПлюс, Гарант).