С 1 января 2020 года в Российской Федерации начался поэтапный переход от традиционных бумажных трудовых книжек к их электронному аналогу. Ниже представлен подробный обзор изменений, прав и обязанностей сторон, а также практических рекомендаций для работников и работодателей.
Что изменилось с 1 января 2020 года?
- Вступил в силу Федеральный закон № 439‑ФЗ, предусматривающий возможность ведения трудовой книжки в электронном виде.
- В Трудовом кодексе РФ появилась новая статья 66.1 ТК РФ, регулирующая формирование сведений о трудовой деятельности в электронном формате.
- Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) является добровольным: работник может сохранить бумажную книжку столько, сколько это необходимо.
- Работодатели обязаны до 31 октября 2020 года уведомить сотрудников в письменной форме об изменениях законодательства и о праве выбора способа ведения трудовой книжки.
Электронная трудовая книжка: суть и особенности
Согласно информации из официальных источников, в законодательстве нет прямого понятия «электронная трудовая книжка». На практике это означает:
- При оформлении трудовой записи работодатель передаёт данные в Социальный фонд России (СФР), где формируется единая база данных о трудовой деятельности граждан.
- Электронная версия изначально фиксирует только сведения, полученные с 1 января 2020 года.
- С 2021 года работники получили возможность включать в ЭТК записи о стаже за все предыдущие периоды (не только с 2020 года).
- ЭТК является цифровым аналогом бумажной трудовой книжки и содержит ту же информацию: сведения о приёме, переводе, увольнении, наградах и т.д.
Права работников
- Выбор способа ведения трудовой книжки: бумажный, электронный или комбинированный (одновременно вести оба формата).
- Право на получение выписки из электронной трудовой книжки в любой момент через личный кабинет на портале «Госуслуги» или непосредственно в СФР.
- Возможность добавить сведения о трудовой деятельности за период до 2020 года (начиная с 2021 года).
- Защита персональных данных: информация в СФР хранится в соответствии с требованиями Федерального закона «О персональных данных».
Обязанности работодателей
- Уведомить всех сотрудников о переходе на электронный формат не позднее 31 октября 2020 года (письменно, под роспись).
- При приёме на работу, переводе или увольнении сотрудника, начиная с 1 января 2020 года, формировать трудовую запись в электронном виде и передавать её в СФР.
- Обеспечить возможность работнику получить бумажную выписку из ЭТК по его запросу (в случае, если он выбрал бумажный формат).
- Хранить подтверждения о передаче данных в СФР (например, квитанции, скриншоты личного кабинета) в течение срока, установленного нормативными актами.
Как оформить переход на электронную трудовую книжку?
- Получить уведомление от работодателя о изменениях (до 31 октября 2020 года).
- Определить предпочтительный способ ведения трудовой книжки (бумажный, электронный или оба).
- Если выбран электронный вариант:
- Убедиться, что работодатель имеет возможность передавать данные в СРФ (обычно это делается через бухгалтерскую программу 1С или аналогичные системы).
- При необходимости подать заявление о включении в ЭТК сведений о стаже за период до 2020 года (можно сделать после 2021 года).
- Получить подтверждение от СФР о принятии данных (выписка из электронной трудовой книжки).
- При необходимости сохранить бумажную трудовую книжку как резервный документ.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли сдавать бумажную трудовую книжку в архив?
Нет. При выборе электронного формата бумажная книжка остаётся у работника и может храниться у него бессрочно. Работодатель не обязан принимать её на хранение.
Что делать, если работник перешёл на новую работу после 2020 года?
Новый работодатель продолжает передавать данные в СФР. Предыдущие записи, уже находящиеся в базе, остаются доступными и могут быть использованы для подтверждения стажа.
Есть ли штрафы за непредоставление уведомления о переходе?
Да. Нарушение требований по информированию сотрудников может повлечь административную ответственность в соответствии со статьёй 5.27 КоАП РФ (штраф от 30 000 до 50 000 рублей для должностных лиц).
Можно ли одновременно вести две трудовой книжки?
Да. Закон допускает ведение как бумажной, так и электронной трудовой книжки одновременно. Это удобно, если работник хочет иметь резервную копию или планирует в будущем вернуться к бумажному формату.
Если у вас остались вопросы, рекомендуем обратиться к специалистам отдела кадров или юристу, а также воспользоваться официальными разъяснениями на сайтах Госуслуги, Министерства труда и социальной защиты РФ и Социального фонда России.