С развитием цифровых технологий и стремлением государства к цифровизации административных процессов в России был введён новый формат документа, подтверждающего трудовой стаж гражданина, электронная трудовая книжка (ЭТК)․ Этот шаг стал важной вехой в реформировании кадрового учёта и обеспечении прозрачности и доступности информации о трудовой деятельности граждан․
С какого числа введена электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка официально введена с 1 января 2020 года․
Это было закреплено Федеральным законом № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 года «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с введением электронной трудовой книжки»․ С этой даты:
- работодатели получили право и обязанность вести учёт трудовой деятельности новых сотрудников в электронном виде;
- работники получили возможность выбрать формат ведения трудовой книжки, бумажный или электронный;
- началось формирование базы данных о трудовом стаже граждан в информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР)․
Таким образом, с 1 января 2020 года в России начался постепенный переход от бумажных трудовых книжек к электронным․ Важно понимать: это не полная отмена бумажных книжек, а создание альтернативного, более современного и безопасного формата․
Что изменилось с 1 января 2021 года?
Хотя электронные трудовые книжки начали вводиться с 2020 года, ключевое изменение произошло с 1 января 2021 года:
- Для новых сотрудников, впервые устраивающихся на работу после 1 января 2021 года, бумажная трудовая книжка не заводится․ Работодатель обязан сразу оформить для них электронную трудовую книжку․
- Это означает, что все граждане, начавшие официальную трудовую деятельность с 2021 года, имеют исключительно электронный формат учёта трудового стажа․
Таким образом, с 2021 года электронная трудовая книжка стала стандартом для новых работников, а бумажная книжка, исключением для тех, кто уже имел её до этой даты․
Как работает система электронной трудовой книжки?
Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажного документа, в котором хранятся сведения о:
- местах работы;
- должностях;
- переводах;
- увольнениях;
- наградах и поощрениях (по желанию работодателя)․
Все данные вносятся работодателем в информационную систему ПФР через специализированные программы (например, СБИС, Контур․Экстерн, 1С и др․)․ Эти сведения автоматически передаются в Единую информационную систему ПФР, где хранятся в защищённом виде․
Где можно посмотреть свою электронную трудовую книжку?
Доступ к ЭТК имеют все граждане России․ Просмотреть свою трудовую историю можно через:
- Личный кабинет на портале Госуслуги — через раздел «Трудовая деятельность»;
- Личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России (pfrf․ru) — в разделе «Электронная трудовая книжка»;
- Приложении «Мои документы» в мобильном приложении ПФР;
- В офисе ПФР — по письменному заявлению или при личном обращении с паспортом․
Для доступа к информации требуется подтверждённая учётная запись на портале Госуслуги․
Что делать, если у вас уже есть бумажная трудовая книжка?
Если вы работали до 1 января 2020 года и имеете бумажную трудовую книжку, вы можете:
- оставить её в бумажном виде — работодатель продолжит вносить в неё записи до вашего увольнения;
- перейти на электронный формат — подать заявление работодателю (в произвольной форме или по утверждённому образцу), после чего работодатель передаст все ваши данные в ПФР, и бумажная книжка станет архивной․
Важно: переход на ЭТК — это право, а не обязанность работника․ Никто не может заставить вас отказаться от бумажной книжки, если вы этого не хотите․
Электронная трудовая книжка в 2025–2026 годах: актуальные изменения
На 2025–2026 годы ситуация остаётся стабильной:
- Все новые сотрудники, устраивающиеся на работу после 1 января 2021 года, получают только электронную трудовую книжку․
- С 2026 года и далее бумажные трудовые книжки не оформляются вовсе для новых работников — это уже не исключение, а правило․
- Работодатели обязаны вести учёт в электронном виде, а бумажные книжки остаются только у тех, кто их получил до 2021 года и не подал заявление на переход․
Таким образом, к 2026 году электронная трудовая книжка стала основным и единственным форматом для всех вновь принимаемых на работу граждан․
Преимущества электронной трудовой книжки
- Надёжность, данные не потеряются, не испортятся, не будут подделаны;
- Доступность, можно посмотреть в любое время через интернет;
- Удобство при смене работы — не нужно носить с собой физический документ;
- Автоматизация — работодатель не тратит время на заполнение и хранение бумажных бланков;
- Безопасность — данные защищены законом и доступны только владельцу и уполномоченным органам․
Электронная трудовая книжка введена с 1 января 2020 года — с этой даты работодатели получили право и обязанность вести учёт трудовой деятельности в электронном виде․ С 1 января 2021 года для всех новых сотрудников бумажная трудовая книжка больше не оформляется — только электронная․ К 2026 году этот формат стал стандартом для всех вновь устраивающихся на работу граждан․
Если вы ещё не перешли на ЭТК, но хотите это сделать — подайте заявление своему работодателю․ Если вы работаете с 2021 года, у вас уже есть электронная трудовая книжка, и вы можете проверить её данные через Госуслуги или сайт ПФР․
Помните: ваш трудовой стаж — это ваша история․ Электронная трудовая книжка помогает сохранить её точно, надёжно и доступно для вас и будущих работодателей․