С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это исторический момент для рынка труда: бумажный документ окончательно уступает место цифровому формату. Для миллионов работников актуальным остается вопрос: как теперь выглядит запись о приеме на работу, увольнении или переводе, и что делать с бумажной трудовой книжкой?
Текущая ситуация: 2026 год
На текущий момент (май 2026 года) механизм работы с электронными трудовыми книжками отлажен. С 1 января 2020 года работодатели обязаны были отчитываться в Социальный фонд России (бывший ПФР) обо всех кадровых изменениях по форме СЗВ-ТД. С 2026 года эти данные формируют основной цифровой профиль трудового стажа гражданина;
Важно понимать: электронная трудовая книжка — это не физический документ на руках, а запись в единой информационной базе данных. Именно эти данные учитываются при назначении пенсии.
Какая теперь делается запись?
Главное изменение коснулось формата фиксации данных. Запись в электронной трудовой книжке формируется автоматически на основе отчетов, которые подает работодатель.
- Кто вносит запись: Работодатель (кадровая служба или бухгалтерия).
- Куда вносится: Данные отправляются в Социальный фонд России (СФР) в электронном виде.
- Что содержит запись: Дату события, вид мероприятия (прием, перевод, увольнение), наименование должности, структурного подразделения, а также основание (приказ).
- Подпись и печать: В электронном формате физическая печать организации и собственноручная подпись кадровика в вашей личной книжке больше не требуются для легитимности стажа. Юридическую силу записи придает усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) работодателя, которой он подписывает отчетность.
Если вы выбрали электронную трудовую, то в бумажном документе (если он у вас на руках) новые записи не делаются. Бумажная книжка хранится у вас как архивный документ, подтверждающий стаж до 2020 года.
Что делать с бумажной трудовой книжкой?
Согласно законодательству, бумажные трудовые книжки, выданные до 2020 года, сохраняются. Они не изымаются и не уничтожаются.
- Если вы выбрали ЭТК: Работодатель вносит запись о вашем выборе в бумажную книжку (раздел «Сведения о работе»), после чего новые записи в нее не вносятся. Книжка остается у вас на руках.
- Если вы не подавали заявления: Для работников, которые не писали заявление о переходе на ЭТК до конца 2020 года, работодатели продолжали вести бумажные книжки параллельно с электронным учетом до завершения переходного периода. Однако с 2026 года приоритет полностью отдан цифровому профилю.
Почему важна точность записей?
Ошибки в трудовых книжках могут привести к серьезным последствиям, включая снижение размера будущей пенсии. Как отмечают эксперты, неточности часто становятся причиной того, что отдельные периоды работы не засчитываються в стаж.
Наиболее распространенные ошибки:
- Неточности в наименовании организации (например, пропущено слово «ООО» или ошибка в одной букве).
- Отсутствие записи о переименовании работодателя.
- Неправильные даты приема или увольнения.
- Отсутствие ссылки на номер и дату приказа-основания.
В электронном формате риск человеческой ошибки при заполнении бланка снижен, так как данные проходят автоматическую проверку формата, но ответственность за корректность введенных сведений по-прежнему лежит на работодателе.
Как проверить свою электронную трудовую?
Каждый работник имеет право в любой момент получить выписку из своей электронной трудовой книжки. Это можно сделать несколькими способами:
- Через портал Госуслуги (заказывая выписку из СФР).
- В клиентской службе Социального фонда России.
- Через МФЦ.
- У работодателя (при увольнении или по письменному заявлению).
Рекомендуется периодически проверять свой цифровой профиль, особенно перед планированием выхода на пенсию, чтобы своевременно выявить и исправить возможные discrepancies (расхождения);
Переход на электронные трудовые книжки завершен. Теперь «запись в трудовой», это цифровой след в государственной базе данных, сформированный на основе отчетов работодателя. Бумажный документ сохраняет свою силу как исторический архив за прошлые периоды, но весь актуальный стаж с 2020 года и далее фиксируется исключительно в электронном виде. Внимательное отношение к проверке этих данных — залог правильного расчета вашей будущей пенсии.