Обновлено: 23 мая 2026 года
подтверждающий трудовой стаж работника․ С 2020 года в России внедрена электронная трудовая книжка (ЭТК)‚
но бумажные версии продолжают действовать параллельно․ Особое внимание следует уделять правильному
оформлению при приеме в структурные подразделения организации․
Электронная трудовая книжка (ЭТК) была введена в России в 2020 году и с тех пор претерпела
значительные изменения․ По состоянию на 2026 год:
- Охват: ЭТК оформляется всем новым сотрудникам‚ заключившим трудовой договор после 1 января 2020 года
- Функционал: Работодатели могут вносить записи в ЭТК через портал trudvsem․ru или через
специализированные программы учета - Доступ: Сотрудник может получить выписку из ЭТК через личный кабинет на портале Госуслуг или на сайте ПФР
- Синхронизация: Данные из ЭТК автоматически передаются в Пенсионный фонд России
если он не подал заявление о переходе на электронный формат․
Алгоритм приема на работу в 2026 году: пошаговая инструкция
Основные этапы оформления
- Предоставление документов:
- Паспорт или иной документ‚ удостоверяющий личность
- Трудовая книжка (если есть)
- Страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (СНИЛС)
- Документы воинского учета (для военнообязанных)
- Документ об образовании и (или) о квалификации
- Справка о наличии (отсутствии) судимости (при необходимости)
- Ознакомление с локальными нормативными актами:
- Правила внутреннего трудового распорядка
- Должностная инструкция
- Положение о структурном подразделении (если прием происходит в конкретное подразделение)
- Договор составляется в двух экземплярах
- Обязательно указание структурного подразделения‚ если оно предусмотрено
- Подписывается обеими сторонами
- Оформление трудовой книжки:
- Внесение записи о приеме на работу в трудовую книжку (если она бумажная)
- Внесение записи в ЭТК (если сотрудник принят после 2020 года)
- Подписание записи руководителем или уполномоченным лицом
- Издание приказа о приеме на работу:
- Приказ издается на основании заключенного трудового договора
- В приказе обязательно указывается структурное подразделение
- С приказом сотрудник должен быть ознакомлен под роспись
- Назначение наставника (при необходимости)
- Проведение вводного инструктажа по охране труда
- Ознакомление с рабочим местом и оборудованием
Особенности приема в структурные подразделения
При приеме на работу в конкретное структурное подразделение необходимо учитывать:
- Локальные нормативные акты: Положение о структурном подразделении может содержать
дополнительные требования к кандидатам - Корпоративные стандарты: В некоторых компаниях существуют внутренние регламенты
для определенных подразделений (например‚ IT-отдел‚ бухгалтерия) - Кадровый учет: В структурном подразделении может быть свой порядок ведения кадровой документации
- Коммуникация: Необходимо согласовать прием с руководителем структурного подразделения
структурное подразделение‚ в которое принимается сотрудник․ Это влияет на:
- Порядок подчинения
- Особенности трудовой деятельности
- Корпоративную культуру подразделения
- Возможности карьерного роста
Обязательные требования к трудовой книжке при приеме на работу
Правила заполнения бумажной трудовой книжки
При внесении записи о приеме на работу в бумажную трудовую книжку необходимо:
- Использовать чернила черного‚ синего или фиолетового цвета
- Запись должна быть внесена без помарок и подчисток
- Все записи заверяются подписью ответственного лица и печатью организации (если она есть)
- В записи указываются:
- Дата приема на работу
- Наименование структурного подразделения
- Должность (профессия)‚ специальность
- Условия труда (если есть особенности)
Пример записи:
Принят на работу в структурное подразделение «Отдел продаж» на должность «Менеджер по продажам»
Приказ от № 45/к
Подпись ответственного лица ________________
Особенности электронной трудовой книжки
При оформлении ЭТК:
- Запись формируется в электронном виде через специализированную программу
- Обязательно указание структурного подразделения
- Сотрудник получает уведомление о внесенной записи
- Запись заверяется электронной подписью ответственного лица
Перечень документов и отчеты при приеме на работу в 2026 году
Обязательные документы от работника
- Паспорт гражданина Российской Федерации или иной документ‚ удостоверяющий личность
- Трудовая книжка (если есть)
- Страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (СНИЛС)
- Документы воинского учета (для военнообязанных мужчин в возрасте от 18 до 65 лет)
- Документ об образовании и (или) о квалификации
- Справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования
либо о прекращении уголовного преследования (если должность связана с работой с детьми) - Справка о состоянии здоровья (для отдельных категорий работников)
Документы‚ которые оформляет работодатель
- Трудовой договор (2 экземпляра)
- Приказ о приеме на работу
- Личная карточка работника (форма Т-2)
- Трудовая книжка (если бумажная)
- Запись в ЭТК (если электронная)
- Дополнительные соглашения к трудовому договору (при необходимости)
Отчеты‚ которые необходимо сдать
- В Пенсионный фонд России:
- Сведения о застрахованном лице (форма СЗВ-ТД) — в течение 3 дней после приема
- Сведения о трудовой деятельности (если ЭТК)
- В налоговую инспекцию:
- Сведения о доходах физических лиц (форма 2-НДФЛ) — до 1 марта следующего года
- В органы статистики: Формы персонифицированного учета (при необходимости)
Основные ограничения при приеме на работу в 2026 году
При оформлении на работу необходимо учитывать следующие ограничения:
Ограничения по возрасту
- Общий возрастной ценз — 16 лет
- Для отдельных видов работ (например‚ работа с вредными условиями труда) — 18 лет
- Для работы в ночное время‚ сверхурочно‚ в выходные и праздничные дни, 18 лет
Ограничения по состоянию здоровья
- Запрещается принимать на работу лиц‚ имеющих медицинские противопоказания
- Необходимо предъявление медицинской справки для отдельных профессий
- Для работы с пищевыми продуктами — обязательный медицинский осмотр
Ограничения по судимости
- Запрещается принимать на работу лиц‚ имеющих судимость за определенные виды преступлений
- Для работы с детьми‚ в образовательных учреждениях‚ в медицинских организациях —
обязательна справка о наличии (отсутствии) судимости
Ограничения по структурным подразделениям
- Некоторые структурные подразделения могут иметь дополнительные требования к кандидатам
- Например‚ для работы в финансовом отделе может требоваться отсутствие судимости по экономическим преступлениям
- Для работы в IT-отделе — подтверждение квалификации
Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки?
Сотрудник может подтвердить наличие ЭТК следующими способами:
- Через личный кабинет на портале Госуслуги
- Через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России
- Через портал Работа в России
- Получив выписку из ЭТК в бумажном виде в территориальном органе ПФР
Работодатель может подтвердить наличие ЭТК через:
- Специализированные программы учета трудовой деятельности
- Портал trudvsem․ru
- Запрос в Пенсионный фонд России
Ответственность за нарушения при оформлении трудовой книжки
За нарушения при оформлении трудовой книжки или при приеме на работу предусмотрена ответственность:
Для работодателя
- Административная ответственность: Штрафы от 30 000 до 50 000 рублей (ст․ 5․27 КоАП РФ)
- Ответственность за нарушение трудового законодательства: Штрафы до 200 000 рублей
- Уголовная ответственность: В случае грубых нарушений (например‚ прием на работу без трудового договора)
Для должностных лиц
- Штрафы от 1 000 до 5 000 рублей
- Дисквалификация на срок до 3 лет
Практические рекомендации для кадровых служб
Чек-лист для приема на работу
- Проверка всех предоставленных документов
- Ознакомление с локальными нормативными актами
- Оформление приказа о приеме на работу
- Внесение записи в трудовую книжку или ЭТК
- Ознакомление сотрудника с приказом и локальными актами
- Организация рабочего места
- Проведение вводного инструктажа
- Сдача отчетности в контролирующие органы
Советы по работе со структурными подразделениями
- Согласование: Обязательно согласовывайте прием с руководителем структурного подразделения
- Документация: Убедитесь‚ что все локальные акты подразделения актуальны
- Коммуникация: Организуйте эффективное взаимодействие между подразделениями
- Контроль: Регулярно проверяйте правильность ведения кадровой документации в подразделениях
- Указать подразделение в трудовом договоре и приказе
- Ознакомить сотрудника с положением о структурном подразделении
- Обеспечить доступ к локальным нормативным актам подразделения
- Организовать взаимодействие с руководителем подразделения
Часто задаваемые вопросы
Вопрос 1: Можно ли принять сотрудника без трудовой книжки?
Ответ: Да‚ если сотрудник впервые устраивается на работу и у него нет трудовой книжки․
В этом случае работодатель оформляет трудовую книжку самостоятельно․ Если у сотрудника уже есть трудовая книжка‚
она должна быть предъявлена при приеме на работу․
Вопрос 2: Нужно ли указывать структурное подразделение в трудовом договоре?
Ответ: Да‚ если работа предполагает наличие структурного подразделения․ Это важно для правильного
определения места работы‚ подчинения и особенностей трудовой деятельности․
Вопрос 3: Как перейти с бумажной трудовой книжки на электронную?
Ответ: Сотрудник должен подать письменное заявление работодателю․ Работодатель в течение 15 дней
вносит сведения в ЭТК․ После этого бумажная трудовая книжка хранится у работодателя‚ а все новые записи
вносятся только в ЭТК․
Вопрос 4: Что делать‚ если сотрудник отказывается переходить на электронную трудовую книжку?
Ответ: Работодатель не может принуждать сотрудника к переходу на ЭТК․ Если сотрудник был принят
до 2020 года‚ его трудовая книжка остается в бумажном формате по его желанию․
Вопрос 5: Какие штрафы грозят за неправильное оформление трудовой книжки?
Ответ: За нарушения при оформлении трудовой книжки предусмотрены штрафы от 30 000 до 50 000 рублей
для юридических лиц и от 1 000 до 5 000 рублей для должностных лиц․ В случае грубых нарушений возможно
привлечение к уголовной ответственности․
Прием на работу — это сложный процесс‚ требующий внимания к множеству деталей‚ особенно когда речь идет
о структурных подразделениях․ Правильное оформление трудовой книжки (как бумажной‚ так и электронной)‚
трудового законодательства — залог успешного трудоустройства и отсутствия проблем с контролирующими органами․
С 2020 года в России действует электронная трудовая книжка‚ но бумажные версии продолжают использоваться
параллельно․ Важно помнить‚ что при приеме на работу в структурное подразделение необходимо четко
указывать это подразделение во всех документах‚ чтобы избежать недоразумений и спорных ситуаций в будущем․
Следуя приведенным рекомендациям и чек-листам‚ вы сможете правильно оформить прием на работу‚
соблюсти все требования законодательства и обеспечить комфортные условия для нового сотрудника․
трудовой стаж работника․ От правильности ее оформления зависит не только соблюдение закона‚ но и
возможность сотрудника в будущем получить пенсию и другие социальные гарантии․