С 1 января 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Если у вас уже есть электронная трудовая книжка, процесс смены работы становится проще и быстрее. Однако важно понимать, какой именно документ и в каком виде нужно предоставлять новому работодателю.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка — это официальный документ, содержащий сведения о вашей трудовой деятельности, который ведётся и хранится в информационной системе Социального фонда России (СФР). Форма документа называется СТД-СФР (Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсов Фонда пенсионного и социального страхования РФ).
В неё автоматически заносятся все данные о ваших трудоустройствах, увольнениях, награждениях и иных кадровых событиях, которые работодатель обязан передавать в СФР в электронном виде по форме ЕФС-1.
Что именно нужно предоставить работодателю?
Если у вас уже есть электронная трудовая книжка, вы не передаёте сам «файл» или «доступ к личному кабинету». Вместо этого вы предоставляете новому работодателю официальную выписку из неё.
Эта выписка имеет юридическую силу, равную бумажному трудовому документу. Вот как это работает:
Получение выписки (СТД-СФР)
Вы можете получить актуальную выписку из своей электронной трудовой книжки несколькими способами:
- Через портал «Госуслуги» (самый удобный способ). Выписка формируется в личном кабинете в разделе, связанном с пенсионными накоплениями или сведениями о трудовой деятельности.
- Через официальный сайт или личный кабинет Социального фонда России (СФР).
- Через вашего предыдущего работодателя (по письменному заявлению).
Форма выписки
Выписка оформляется в установленной законом форме СТД-СФР. Она содержит:
- Ваши персональные данные (ФИО, СНИЛС, дата рождения).
- Полный перечень всех периодов работы (трудовых стажей) с указанием работодателей, должностей, дат приёма и увольнения.
- Сведения об иных кадровых событиях (например, о переводах, отпусках, награждениях).
Как передать выписку работодателю?
Вы можете передать документ новому работодателю в любом удобном для вас и для него виде:
- Распечатанный на бумаге (с отметкой «Сведения предоставлены из информационных ресурсов СФР»).
- В электронном виде (в виде PDF-файла) по электронной почте или через корпоративную систему.
Важно: Работодатель не вправе требовать от вас предоставления доступа к вашему личному кабинету на «Госуслугах» или в СФР. Достаточно официальной выписки.
Ключевые моменты и нюансы
Обязанность работодателя запросить информацию
По закону, новый работодатель обязан запросить сведения о вашей трудовой деятельности в СФР. Он делает это в течение трёх рабочих дней с даты вашего приёма на работу, используя ваши персональные данные (в первую очередь СНИЛС). Однако на практике для ускорения оформления и избежания задержек вы можете предоставить выписку самостоятельно.
Если у вас «смешанный» стаж (бумажная и электронная книжки)
Если вы работали до 2020 года и у вас есть бумажная трудовая книжка, а после перешли на электронную, то в выписке СТД-СФР будут отражены все периоды работы, начиная с 1 января 2020 года. Данные о работе до этой даты в электронную книжку не переносятся автоматически.
В этом случае для подтверждения общего трудового стажа (особенно для пенсии) вы должны будете предоставить работодателю обе выписки:
- Выписку СТД-СФР (за периоды с ).
- Выписку из бумажной трудовой книжки (за периоды до ).
Или, если вы ранее подали заявление о внесении данных из бумажной книжки в электронную, вся информация может быть в одной выписке.
Право на бумажную книжку
Если вы не подавали работодателю письменное заявление о желании вести электронную трудовую книжку, у вас сохраняется право на получение бумажной трудовой книжки. В этом случае вы предоставляете новому работодателю именно её. Но с 1 января 2020 года все новые работники получают ЭТК по умолчанию, если не заявят об обратном.
Пошаговая инструкция для работника
- Уточните, какая у вас книжка. Проверьте, подавали ли вы заявление о переходе на ЭТК. Если нет — у вас, скорее всего, бумажная.
- Получите выписку. Если у вас ЭТК, войдите на «Госуслуги» или в личный кабинет СФР и сформируйте выписку СТД-СФР за весь период работы.
- Проверьте выписку. Убедитесь, что в ней отражены все ваши периоды работы, особенно последние.
- Предоставьте выписку новому работодателю в отдел кадров (HR) в момент приёма на работу или в течение первых дней. Можно сделать это лично, отправить по email или через систему документооборота компании.
- Сохраните копию для себя. Обязательно сохраните файл выписки у себя на компьютере и в облаке.
Что говорит закон?
Основные нормативные акты:
- Трудовой кодекс РФ (статья 66.1) — регулирует порядок ведения и предоставления сведений о трудовой деятельности.
- Федеральный закон от № 439-ФЗ — ввёл электронные трудовые книжки.
- Постановление Правительства РФ — утверждает формы документов (включая СТД-СФР).
Если у вас электронная трудовая книжка, для нового работодателя вы предоставляете официальную выписку из неё (форма СТД-СФР). Это можно сделать заранее, чтобы ускорить оформление. Выписка должна быть актуальной и содержать все периоды вашей трудовой деятельности. В случае наличия «древней» бумажной книжки за периоды до 2020 года, её данные также нужно будет представить отдельно.
Важно: Данные в электронной книжке формируются на основе информации от работодателей. Если вы обнаружили ошибку в выписке, необходимо обратиться к последнему работодателю, который вносил сведения, для её исправления.