С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Этот вопрос волнует как нанимателей, так и самих сотрудников. Давайте разберемся, что такое ЭТК, какие у нее есть преимущества и недостатки, и что нужно делать в оставшееся время.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка (ЭТК), это официальный цифровой аналог (замена) традиционной бумажной трудовой книжки. Все сведения о работе, стаже, увольнениях и награждениях вносятся в единую государственную информационную систему «Справочник работника» (ЕГИС «Справочник работника»).

Важно: с 2020 года все новые трудовые договоры оформляются с обязательным ведением ЭТК. С 2026 года полностью прекращается выдача бумажных трудовых книжек (за исключением отдельных случаев, которые мы рассмотрим ниже).

Ключевые даты и законодательство

• С 2020 года: ЭТК стала основным документом для вновь принимаемых на работу.
• С 1 января 2026 года: Завершается переходный период. Работодатели обязаны перевести всех остающихся сотрудников с бумажных трудовых книжек на электронный формат. После этой даты выдача новых бумажных книжек не производится.
• На 2026 год: По данным на октябрь 2023, около 24 млн работников уже переведены на ЭТК. Например, в Вологодской области все работающие граждане (более 690 тыс. человек) уже ведут электронные трудовые книжки.

Кто может и должен перейти на ЭТК?

Переход на электронный формат обязателен для:

1. Всех работников, с которыми заключен трудовой договор (включая совместителей).
2. Организаций всех форм собственности (государственных, частных, муниципальных).

Исключения (когда можно оставить/получить бумажную книжку):

• Лица, работающие по трудовому договору до 1 января 2020 года и не выразившие письменного согласия на переход на ЭТК, могут продолжать вести бумажную книжку. Но при смене работодателя или при увольнении/приеме на новую работу бумажная книжка будет передаваться в архив, а дальше ведение будет электронным.
• Лица, уволенные до 1 января 2026 года, могут получить выписку из ЭТК или продолжать пользоваться бумажной книжкой до ее окончательного заполнения.

Как происходит переход? Алгоритм для работника

Если вы работаете по трудовому договору и у вас есть бумажная трудовая книжка, ваш работодатель обязан:

1. Получить ваше письменное согласие на переход на ЭТК (обычно это заявление).
2. Внести все имеющиеся записи из вашей бумажной книжки в электронную систему.
3. Передать вашу бумажную книжку на хранение (в архив организации) после ее полного заполнения или после вашего увольнения.

Важно: Если вы не дадите согласие, работодатель все равно обязан перевести вас на ЭТК с 1 января 2026 года, но при этом он должен обеспечить вам доступ к вашей электронной книжке (например, через портал «Госуслуги» или систему работодателя) и выдать по вашему запросу заверенную выписку из нее.

Преимущества электронной трудовой книжки

• Безопасность и сохранность: Не потеряется, не сгорит, не будет испорчена.
• Удобство и доступность: Все записи в одном месте, доступ 24/7 через интернет (например, на «Госуслугах»). Не нужно носить с собой.
• Прозрачность и контроль: Легко проверить, правильно ли внесены записи. Снижаются риски подделок.
• Экология и экономия: Меньше бумаги, меньше места для хранения архивов у работодателя.
• Автоматизация: При смене работы новая организация может мгновенно получить доступ к вашей подтвержденной истории трудоустройства (с вашего согласия).

Недостатки и риски электронной трудовой книжки

• Зависимость от технологий: Требуется стабильный интернет и цифровая грамотность.
• Возможные технические сбои: В системе «Справочник работника» могут возникать временные неполадки.
• Вопросы конфиденциальности: Данные хранятся в государственной системе. Хотя защита предусмотрена, для некоторых это может быть поводом для беспокойства.
• Необходимость следить за записями: Работник должен сам периодически проверять, правильно ли работодатель внес сведения (период работы, должность, основание увольнения).

Что нужно делать работнику сейчас?

1. Уточнить у работодателя (в отделе кадров или бухгалтерии), ведется ли у вас ЭТК и переведены ли все записи из бумажной книжки.
2. Дать письменное согласие на переход, если его еще нет.
3. Проверить актуальность записей в своей электронной книжке. Сделать это можно:
   • Через личный кабинет на портале «Госуслуги» (требуется подтвержденная учетная запись).
   • Через систему вашего работодателя, если он предоставляет такой доступ.
4. При увольнении или смене работы получить заверенную выписку из ЭТК (если вы хотите иметь бумажный документ) или просто сообщить новому работодателю свой СНИЛС для автоматического получения данных.

Что нужно делать работодателю?

• Обеспечить 100% переход сотрудников на ЭТК до 31 декабря 2025 года.
• Получить письменные согласия от всех сотрудников.
• Внести все исторические данные из бумажных книжек в ЕГИС «Справочник работника».
• Информировать персонал о порядке доступа к их ЭТК и о праве на получение выписки.
• После прекратить выдачу и ведение бумажных трудовых книжек.

Да, переходить обязательно. С 1 января 2026 года бумажная трудовая книжка как основной документ прекратит свое существование. Электронный формат — это будущее, которое уже наступило.

Для большинства работников переход — это удобный и безопасный шаг. Главное — проявить активность: убедиться, что все ваши записи внесены правильно, и знать, как получить к ним доступ. Если у вас остались опасения, проконсультируйтесь с отделом кадров или юристом, но отказываться от перехода в долгосрочной перспективе бессмысленно.

Примечание: Статья подготовлена на основе актуальной на 2023-2024 гг. законодательной базы (Федеральный закон № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» и связанные с ним изменения). Всегда уточняйте последние поправки на официальных ресурсах.