С 2026 года в России активно внедряется система электронных трудовых книжек (ЭТК). Переход с бумажного носителя на электронный является добровольным для работника, однако кадровые операции (прием, увольнение, перевод) работодатели обязаны дублировать в электронном виде. Это создает новые вопросы при смене работы: какие документы из своей трудовой истории нужно предоставить новому работодателю?
Ключевые принципы, которые нужно знать
- Юридическая сила. С 2026 года юридически значимыми являются только сведения, размещенные в электронной базе Социального фонда России (СФР). Бумажная трудовая книжка, если она есть, является лишь архивной копией.
- Прием электронного документа. Новый работодатель обязан принять выписку из электронной трудовой книжки (на бумаге или в электронном виде) наравне с традиционной бумажной книжкой. Это прямо предусмотрено законодательством.
- Добровольность перехода. Если работник не подавал заявление о переходе на ЭТК, работодатель продолжает вести для него бумажный учет. Но при увольнении или по требованию работника выписка из ЭТК должна быть предоставлена СФР.
Что конкретно нужно предоставить новому работодателю?
Основной документ: Выписка из электронной трудовой книжки
Это главный документ, подтверждающий вашу трудовую историю. Выписка имеет установленную форму СТД-Р и содержит все сведения о предыдущих местах работы, должностях, увольнениях, поощрениях и т.д.
Как ее получить?
- Через портал Госуслуг (самый удобный способ). Авторизация происходит через вашу учетную запись. Выписка формируется в электронном виде, ее можно распечатать.
- В отделении МФЦ. Вы можете получить бумажный экземпляр выписки. Срок оформления – до трех рабочих дней.
- Через нового работодателя. При трудоустройстве вы можете написать заявление, и кадровик нового предприятия может запросить вашу выписку из ЭТК напрямую в СФР (с вашего согласия).
Заявление о предоставлении сведений из трудовой книжки
При приеме на работу вы, как и раньше, пишете стандартное заявление по форме работодателя. В этом заявлении можно указать, что сведения о вашей трудовой деятельности содержатся в электронной форме, и вы предоставляете выписку из нее. Это уточнение поможет кадровику.
Если у вас еще есть бумажная трудовая книжка
Если вы ранее получили бумажный бланк и в него вносились записи, то при приеме на работу вы можете:
- Предоставить саму бумажную книжку для сверки. Новый работодатель должен проверить соответствие записей в ней данным из вашей выписки из ЭТК.
- Предоставить только выписку из ЭТК. Поскольку юридическую силу имеет электронная запись, этого достаточно. Бумажная книжка после перехода в ЭТК не используется для внесения новых записей.
Важно! Если вы перешли на ЭТК, все последующие записи (о приеме, увольнении, поощрениях) новый работодатель будет вносить только в электронную систему СФР. Бумажная книжка, если она у вас есть, останется без изменений с даты вашего перехода.
Алгоритм действий для работника при смене работы
- Узнайте, в какой форме ведется ваша трудовая книжка. Уточните у предыдущего работодателя или самостоятельно через Госуслуги, есть ли у вас запись в ЭТК.
- Получите актуальную выписку из ЭТК. Сделайте это заранее, чтобы быть готовым к приему. Выписка действительна в течение 30 дней с даты выдачи.
- На приеме у нового работодателя предоставьте:
- Паспорт.
- Заявление о приеме на работу.
- Выписку из электронной трудовой книжки (распечатанную или электронную).
- При наличии – бумажную трудовую книжку (для сверки).
- Уведомите нового работодателя, что вы пользуетесь ЭТК, и все дальнейшие записи должны вноситься в электронную систему.
Особые случаи и частые ошибки
- Новичок без стажа. Если вы впервые устраиваетесь на работу после 2021 года, вам не выдают бумажную трудовую книжку. Ваша трудовая деятельность сразу ведется в электронном виде. При приеме вы просто предоставляете паспорт, а запись о приеме работодатель вносит в ЭТК.
- Ошибка: работодатель требует бумажную книжку. Это неправомерно. Если у вас есть ЭТК, вы имеете право предоставить выписку из нее. Настаивайте на принятии электронного документа.
- Несоответствие данных. Если в вашей бумажной книжке и в выписке из ЭТК есть расхождения (например, из-за ошибки предыдущего работодателя), необходимо до приема на новую работу исправить запись через СФР, подав заявление о внесении корректировок.
- Забыли получить выписку. Можно попросить нового работодателя запросить сведения из ЭТК самостоятельно, но для этого потребуется ваше письменное согласие (доверенность или заявление). Лучше сделать это самостоятельно заранее.
В 2026 году при смене работы, если вы перешли на электронную трудовую книжку, вам необходимо:
- Предоставить новому работодателю выписку из ЭТК (форма СТД-Р), полученную через Госуслуги или МФЦ.
- При наличии бумажной книжки – показать ее для сверки, но не как основной документ.
- Четко дать понять кадровику, что ваши сведения ведутся в электронном виде, и все последующие записи должны вноситься в эту систему.
Это упрощает процедуру трудоустройства, избавляет от риска потери или порчи бумажного документа и обеспечивает достоверность и сохранность ваших трудовых данных на государственном уровне.
Информация в статье актуальна на дату 23 мая 2026 года и основана на действующем законодательстве РФ о трудовых книжках.