С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что все работники, впервые устраивающиеся на работу, будут оформляться исключительно в электронном формате. Если раньше бумажные трудовые книжки сохранялись по желанию сотрудника, то теперь система меняется кардинально. Рассмотрим, как происходит прием на работу впервые с учетом электронной трудовой книжки, что нужно знать работнику и работодателю, и какие преимущества дает новый формат.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровая версия традиционной бумажной трудовой книжки. Она хранится в информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР) и содержит все записи о трудовой деятельности гражданина: прием на работу, переводы, увольнения, награды и другие важные сведения.

С 2020 года работающие граждане получили возможность перейти на электронный формат. По данным на 2026 год, более 530 тысяч электронных трудовых книжек ведет ОСФР по Вологодской области, а в Самарской области ЭТК выбрали более 40,7 тысячи жителей. Документ обеспечивает безопасное хранение данных и доступ к ним в любое время через личный кабинет на портале госуслуг или сайте ПФР.

Прием на работу впервые: как оформляется ЭТК?

Шаг 1. Ознакомление с выбором формата трудовой книжки

При трудоустройстве впервые работодатель обязан предложить сотруднику выбрать формат трудовой книжки:

• Электронная трудовая книжка (по умолчанию с 2026 года);
• Бумажная трудовая книжка (только если ранее она уже была оформлена).

Если у работника ранее не было бумажной трудовой книжки, то оформляется только электронная версия.

При приеме на работу впервые работодатель заключает с сотрудником трудовой договор. В этом документе обязательно указывается:

• Сведения о работнике (ФИО, паспортные данные);
• Должность и структурное подразделение;
• Условия труда;
• Режим работы;
• Размер заработной платы;
• Срок действия договора (если временный);
• Информация о ведении электронной трудовой книжки.

В трудовом договоре может быть прописано, что сведения о трудовой деятельности будут храниться в электронном виде в системе ПФР.

Шаг 3. Внесение записи в ЭТК

После подписания трудового договора работодатель в течение 3 рабочих дней обязан внести сведения о приеме на работу в электронную трудовую книжку. Это делается через специальный сервис ПФР или через программное обеспечение, используемое работодателем для кадрового учета.

Запись содержит:

• Дата приема на работу;
• Должность;
• Наименование организации;
• Основание (трудовой договор);
• Подпись ответственного лица.

Шаг 4. Уведомление работника

Работодатель обязан уведомить сотрудника о внесении записи в электронную трудовую книжку. Это можно сделать:

• Через личный кабинет на портале госуслуг;
• По электронной почте;
• Через корпоративные каналы связи;
• В бумажном виде (по желанию).

Работник может самостоятельно проверить внесенные данные в своем личном кабинете на сайте Госуслуг или на сайте ПФР.

Преимущества электронной трудовой книжки

Среди основных преимуществ ЭТК:

• Безопасность: данные хранятся в защищенной системе ПФР и не могут быть утеряны или повреждены;
• Доступность: доступ к записям можно получить в любое время через интернет;
• Удобство: не нужно носить с собой бумажную книжку, все данные всегда под рукой;
• Автоматизация: обновление записей происходит автоматически, без необходимости физического внесения;
• Экономия времени: при смене работы не нужно передавать бумажную книжку новому работодателю;
• Контроль: работник может самостоятельно отслеживать свою трудовую историю и проверять корректность внесенных данных.

Что делать, если данные в ЭТК неверные?

Если вы обнаружили ошибку в своей электронной трудовой книжке, вы можете обратиться к работодателю с требованием исправить данные. Если работодатель не реагирует, вы можете:

1. Обратиться в службу поддержки ПФР через личный кабинет на сайте ПФР;
2. Написать обращение через портал госуслуг;
3. Обратиться в территориальный орган МВД России для подачи заявления;
4. Подать иск в суд, если нарушены ваши права.

Важно: все обращения должны быть задокументированы, чтобы можно было отследить процесс исправления.

Как проверить свою электронную трудовую книжку?

Проверить данные в ЭТК можно следующим образом:

1. Через портал госуслуг:
   • Авторизуйтесь на сайте Госуслуг;
   • Перейдите в раздел «Электронная трудовая книжка»;
   • Проверьте внесенные записи.
2. Через сайт ПФР:
   • Зарегистрируйтесь на сайте ПФР;
   • Войдите в личный кабинет;
   • Выберите раздел «Электронная трудовая книжка».
3. Через мобильное приложение: скачайте приложение «Госуслуги» или «ПФР» на смартфон и проверьте данные.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос 1. Могу ли я отказаться от электронной трудовой книжки при первом трудоустройстве?

Нет. С 2026 года при первом трудоустройстве оформляется только электронная трудовая книжка. Если у вас ранее была бумажная трудовая книжка, вы можете сохранить ее, но новые записи будут вноситься в электронный формат.

Вопрос 2. Что делать, если я потерял доступ к личному кабинету на госуслугах?

Восстановите доступ через портал госуслуг. Для этого вам потребуется подтвердить свою личность через банк, МФЦ или другие доступные способы.

Вопрос 3. Могут ли работодатели не вносить записи в ЭТК?

Нет. Работодатели обязаны вносить записи в электронную трудовую книжку в течение 3 рабочих дней после подписания трудового договора. За нарушение предусмотрены штрафы.

Вопрос 4. Как получить бумажную копию электронной трудовой книжки?

Вы можете распечатать данные из личного кабинета на госуслугах или сайте ПФР. Однако бумажная копия не имеет юридической силы, так как оригинал хранится в электронном виде.

Переход на электронные трудовые книжки — это важный шаг в цифровизации трудовых отношений. Для работников это означает удобство, безопасность и доступность данных, а для работодателей — автоматизацию и снижение рисков потери документов.

Если вы впервые устраиваетесь на работу, помните:

Электронная трудовая книжка — это не просто замена бумажного варианта, а современная система, которая делает трудовые отношения прозрачными и удобными для всех участников процесса.